Точка зрения Манна заключается не только в том, что мы зачастую слишком заняты, чтобы все организовывать, но и в том, что если мы концентрируемся на практическом действии, нам не нужно никакой организации. Конечно, некоторые ситуации требуют сложной справочной системы (например, библиотеки), некоторые — тщательно разработанных чек-листов (строительная площадка, операционная). Но большинство не работает в библиотеке или операционной, и наша вера в организацию зачастую неоправданна. Многие разделяют трогательную убежденность Франклина в том, что если бы только они могли организовать себя с помощью рациональной системы, их жизнь стала бы лучше, продуктивнее и удивительнее. Но правда такова, что Франклин был слишком занят изобретением бифокальных очков, громоотводов, публикацией газет и подписыванием Декларации независимости США, чтобы найти время на уборку. Если бы он работал в закусочной, готов поспорить, Бенджамин бы не организовывал процесс, а просто готовил сэндвичи.
Организация вещей в категории не так проста, как может показаться на первый взгляд. Неудержимый в философии писатель Хорхе Луис Борхес однажды упомянул «Небесную империю благодетельных знаний», выдуманную китайскую энциклопедию. Этот восточный том, согласно Борхесу, делил животных на категории: «а) принадлежащих Императору, б) набальзамированных, в) прирученных, г) молочных поросят, д) сирен, е) сказочных, ж) бродячих собак, з) включенных в эту классификацию, и) бегающих как сумасшедшие, к) бесчисленных, л) нарисованных тончайшей кистью из верблюжьей шерсти, м) прочих, н) разбивших цветочную вазу, о) похожих издали на мух.
Это похоже на шутку, но, как и другие выдумки Борхеса, она несет серьезный смысл. Многие из перечисленных и, несомненно, абсурдных категорий имеют практические достоинства. Иногда нам нужно классифицировать вещи согласно тому, кому они принадлежат. В других случаях мы должны описать их физические свойства, и различные физические свойства будут иметь смысл в разных контекстах. Порой требуется чудовищная конкретика. В частности, кошка не будет хорошей заменой молочному поросенку, если мы готовим праздничный обед. Если мы собираемся наказать за противоправные поступки (будь то разбитая ваза или вооруженное ограбление), обязательно должны идентифицировать нарушителя, и никого больше.
В то время как каждая категория полезна, все вместе они бессвязны, и энциклопедия кажется совершенно не нужной. Борхес демонстрирует, почему попытки разбить мир на категории не настолько просты, как нам хочется. Наши категории могут быть связаны с практическими делами либо они могут быть правильными и логичными, но в редких случаях и теми, и другими.
Широко используемая система классификации сократила 14 категорий Борхеса до трех. Подшивание документов в трех экземплярах стало олицетворением организованной бюрократии. Составление трех копий корреспонденции и заполнение в одной даты, в другой — темы, в третьей — адресата — логичное решение. Ведь в этом мире мы не можем предсказать, понадобится ли нам взглянуть на письма, отправленные и полученные в октябре 2015 года, или все письма о неисправных грохочущих втулках, или все письма от миссис Треллис. Система для своего поддержания по-прежнему требует трехкратного пространства, затраченного времени и энергии. Но куда мы подошьем письмо с требованием о выкупе? Как насчет письма с тремя темами вместо одной? Или письма с восхищенным одобрением, подходящим для использования в рекламных кампаниях? Борхес о чем-то догадывался, создав категорию «и так далее»
.
В некоторых организациях избежать процесса подшивания документов в трех экземплярах не получится. Однако для многих подобная система — колоссальная трата времени, места и энергии. Если вам нужно подшить документы, как насчет прекрасной альтернативы, придуманной японским экономистом Юкио Ногучи? Забудьте о категориях. Вместо них складывайте каждый входящий документ в большую папку. Подпишите папки с торца и разместите их на книжной полке, чтобы о содержимом можно было быстро прочесть, словно на корешках книг. А теперь гениальный момент: каждый раз, когда вы используете папку, ставьте ее в левую часть полки. Спустя время недавно использованные документы сместятся влево, а никогда не используемые будут собраны в правой части. Архивирование происходит легко: время от времени выбрасывайте документы, расположенные справа. Чтобы найти нужную бумагу, просто спросите себя, как давно вы ее видели. Эта файловая система завоевала многих приверженцев. Ее минус в том, что она не организует сама себя.
Подождите… Разве в этой систематизации нет ничего странным образом знакомого? Эрик Абрахамсон и Дэвид Фридман, авторы прекрасной книги «Эффективный беспорядок», предлагают следующее: «Поверните ряд папок так, чтобы они стояли вертикально, а не горизонтально, положите стопку на ваш рабочий стол и избавьтесь от скоросшивателей»[302].
Если следовать этим инструкциям, что вы получите? Старую стопку документов на захламленном столе. Вытаскивая документ, вы будете возвращать его наверх стопки. Неиспользованные бумаги постепенно окажутся внизу. Конечно, в таком процессе систематизации нет точного маркирования системы Ногучи, но она предлагает интуитивные подсказки вроде толщины документа, оттенка бумаги, наличия загнутых краев или стикеров. Эти сигналы не исключают ошибки, но все равно могут быть мощными.
Это не означает, что большая стопка документов — оптимальная система хранения. Несмотря на внешний вид, она вовсе не является случайным набором. Беспорядочный стол не так хаотичен, как кажется на первый взгляд. В отношении прагматичной системы организации существует естественная тенденция, основанная на факте, что полезные вещи продолжают вынимать и оставляют в верхней части стопки.
В этом и заключается особенность беспорядочного стола или офиса: он полон подсказок о структуре недавней деятельности, и эти подсказки могут помочь в эффективной работе. Дэвид Кирш, когнитивист из Калифорнийского университета в Сан-Диего, изучает рабочие стили «чистюль» и «грязнуль». Как люди ориентируются после прибытия в офис или окончания телефонного разговора? Кирш считает, что «чистюлям» помогают списки дел и календарей, в то время как «грязнулям» достаточно физических подсказок: отчета, над которым они работали, письма, требующего ответа, чеков, которые нужно представить для возмещения расходов. Беспорядочный стол полон подобных подсказок
, [303]. Чистый стол не дает информации вообще, и он должен быть подкреплен подсказкой списка to-do. Обе системы могут работать, поэтому перед тем, как осуждать других людей из-за их беспорядочных столов, следует подумать[304].
Конечно, невыносимо работать среди чужого беспорядка. Это вызвано тем, что скрытые подсказки никак не связаны с вами. Они — дорожные указатели в путешествии другого человека.
Действительно ли наш личный хаос, наполненный подсказками о том, что делать дальше, не так эффективен, как четкая организация и порядок? Все зависит от обстоятельств. Как учил Борхес, разбить вещи по категориям не так просто, как может показаться на первый взгляд. В то время как категории будут помогать в некоторых случаях, стоит задуматься, будет ли система хранения документов потреблять больше времени, чем экономить.
Ученые, которые изучают рабочее поведение, иногда проводят различие между «скоросшивателями» и «стопкоукладчиками» — людьми, которые устанавливают формальную организационную структуру для своих документов, и людьми, которые накапливают стопки бумажной работы на и под столами. Несколько лет назад два исследователя из AT&T Labs (Стив Уиттакер и Джулия Хиршберг) изучили то, как группа офисных сотрудников справляется с бумажной работой. Кто накапливал больше всего документов? Кто использовал свои архивы более эффективно? Когда смена офиса заставила всех снизить размер своих архивов, кто справился с этим заданием лучше?
