Ответы поразили Уиттакера и Хиршберг. «Мы полагали, что попытки “скоросшивателей” оценить и разбить по категориям входящие документы создадут меньшие архивы, к которым люди будут часто обращаться», — писали они. Но в результате обнаружилось другое. «Скоросшиватели» не полагались на архивы: их просторные кабинеты были забиты аккуратно заполненными документами, которые они никогда не использовали, поскольку всегда подшивали бумаги преждевременно. Пытаясь сохранить столы чистыми, они быстро пристраивали документы в папки, при этом последние, как выяснялось, не имели долгосрочной ценности. В их раздутых архивах, несмотря на логичную организацию, было сложно найти что-то полезное, так как хорошие вещи находились вперемешку с аккуратно заполненным хламом. Проблема Борхеса усложнила вещи. Так, один человек сообщил Уиттакер и Хиршберг: «Я подшивал так много бумаг. Я не знал, где все находилось, и обнаруживал, что создал вторую подшивку в том месте, которое казалось логичным, но не единственным… В некоторых случаях документы с полным основанием могли быть подшиты в разделах, связанных с бизнес-подразделением и технологиями. И это могло закончиться тем, что одна и та же бумага хранится у меня в двух местах и даже в пяти, как например документы по теме «бизнес-подразделение».
Так как «скоросшиватели» тратили много сил на системы хранения, они становились чрезмерно привязанными к своим архивам и им было сложно отказаться от них. «Стопкоукладчики», напротив, какое-то время хранили документы на своих столах, рано или поздно стопка бумаг доставала их, и, понимая, что это хлам, они избавлялись от них. Все архивы были небольшими, практичными и часто используемыми. Когда пришло время переезда, у «стопкоукладчиков» не возникло проблем — они просто брали верхнюю половину каждой стопки и выбрасывали редко используемые документы (вновь неформальная система Ногучи). Самый большой недостаток, от которого страдали «стопкоукладчики», заключался в том, что из-за их настолько беспорядочных офисов каждый мог пробраться и навести там порядок — совершить губительный акт вандализма[305].
Основная головная боль хранения документов в современном мире связана не с бумажными документами, а с электронной почтой. Как ее лучше организовать? Борхес вновь дает о себе знать. В какую категорию отнести электронное письмо от босса с упоминанием аттестации персонала, офисной вечеринки и аккаунта в Acme? Работа > Сотрудники? Или Работа > Босс? Или Персонал > Ежедневник? Или Работа > Аккаунты > Acme? Или, возможно, стоит следовать традиции и хранить копии в трех экземплярах в каждой папке? С этим легко справиться, поставив теги на файл, ведь тройные копии электронных писем не занимают физического пространства. Тем не менее трехкратное хранение — проблема: каждая дополнительная копия занимает место на экране, когда вы сканируете папки, пытаясь найти то, что вам действительно нужно. Это, скорее, похоже на поиск иголки в стоге сена.
Сами по себе папки быстро размножаются. Согласно одному исследованию, люди создают новую папку в электронной почте каждые пять дней[306]. Для тех, кто пользуется электронкой с конца XX века, — это более тысячи папок. Тысячей папок можно управлять, если они организованы. Однако три глубокие структуры (папки папок папок) могут создавать проблемы. Сохранение электронных писем занимает время[307]. Около 10% времени, потраченного на пользование электронной почтой, согласно данным исследователей из Xerox PARC, требуется на сортировку писем.
Однако это дело по-прежнему стоит усилий, да? Нет. Стив Уиттакер (вновь) и исследователи из IBM Research в отличной опытной работе под названием «Трачу ли я время на организацию электронных писем?» пришли к следующим обобщенным выводам: в общем-то да, тратите[308]. Уиттакер и его коллеги получили разрешение на установку записывающего программного обеспечения на компьютеры нескольких сотен офисных сотрудников и отследили 85,000 попыток найти электронное письмо кликами по папкам или с помощью метода «наугад» — пролистывания входящей почты, кликов по заглавию, чтобы отсортировать письма, скажем по получателю, или использования функции поиска. Уиттакер обнаружил, что клики по структуре папок занимали практически минуту, в то время как для простого поиска требовалось лишь 17 секунд. Людям, которые полагались на папки, нужно было больше времени, чтобы найти то, что им нужно, но их охота на необходимое письмо не была более или менее успешной. Другими словами, если вы прыгаете по электронным письмам в папке «Архив», вы найдете письма гораздо быстрее, чем если спрячете их в аккуратную структуру папок
.
Если тщательно подшитые бумажные документы снижают производительность и скрупулезно организованные электронные письма являются тратой времени, какой вывод следует сделать по поводу ведения планировщика? Существует два широких подхода к календарному планированию: календарь нужно использовать только для обозначений фиксированных событий: приема врача, авиаперелета, бизнес-встречи. Большая часть планировщика должна быть оставлена незаполненной, чтобы мы могли делать то, что кажется подходящим в данный момент. Альтернативное видение в том, что планировщик нужно использовать для тщательного планирования, что блокирует время на работу над различными задачами.
К счастью, не нужно гадать, какой подход работает лучше. Три психолога — Дэниел Киршенбаум, Лаура Хамфри и Шелдон Малетт — уже провели эксперимент, пригласив группу студентов для участия в кратком курсе, направленном на улучшение учебных результатов. Студенты поделились в случайном порядке на три группы: контрольную, которой давали простые советы по тайм-менеджменту (например, «Устраивайте перерывы по 5-10 минут после учебного процесса длиной от половины до полутора часов), и две группы, которым рекомендовали тайм-менеджмент и инструкции по планированию времени на месяц и на день. Группа «ежемесячного плана» получила инструкции по планированию целей и учебной деятельности, охватывающей месяц или около того. Группу «ежедневного плана» попросили организовывать деятельность и ставить цели ежедневно. Исследователи предполагали, что планирующие студенты будут успешнее контрольной группы и что ежедневные цели (короткие, поддающиеся количественной оценке) будут работать лучше, чем аморфные ежемесячные планы[309].
Результаты поразили. Ежедневные планы обернулись катастрофой. Студенты, использующие их, вначале работали по 20 часов в неделю, но к окончанию курса количество часов снизилось до 8. Отсутствие плана было ничем не лучше, хотя это, возможно, стимулировало на более стабильный рабочий процесс: студенты вначале работали по 15 часов в неделю, а спустя семь дней после окончания курса — по 10 часов. Но ежемесячные планы имели огромный успех по мотивации к учебе: студенты тратили 25 часов в неделю и к окончанию десятинедельного курса учились даже немного усерднее, чем в начале. Это огромное воздействие. Месячный план мотивировал на работу примерно в двойном объеме по сравнению с ежедневным. Когда спустя год исследователи вновь проверили студентов, данный тренд по-прежнему имел место и отразился на оценках: студенты с ежемесячными планами занимались лучше, чем когда-либо, студенты без планов учились как всегда, а успеваемость студентов с ежедневными планами снизилась еще больше.
В чем причина этого? Были выдвинуты две теории. Во-первых, составление ежедневных планов отнимало слишком много времени и сил (многие студенты вскоре бросили это занятие, хотя, возможно, недостаточно скоро). Во-вторых, ежедневные планы подрывали мотивацию, как только студенты понимали, что у них не получается выполнять свои задумки. Обе теории кажутся правдоподобными, но они ведут к вопросу, почему молодежь не могла следовать своим ежедневным планам.
