Очевидно, на пути к главной цели придется преодолеть немало барьеров, т. е. достичь многих промежуточных целей. Полезно почетче сформулировать стратегическую и промежуточные цели, а также записать их, с тем чтобы регулярно сверять свои текущие планы и действия с этой записью. Четко сформулированные цели будут направлять вашу деятельность, и осознанную, и на уровне подсознания.
Важнейший рычаг управления временем — планирование. Есть немало людей, которые спешат приступить к делу: они не желают тратить время на то, чтобы подумать, каким образом и в каком порядке лучше всего делать работу. Уверен — это неправильная позиция. В книге Гарри Алдера читаем: «Затраты времени и усилий на планирование окупаются многократно».
Планирование больших дел начинают с определения этапов и подэтапов работы. Когда трудную задачу удалось разделить на более мелкие и легкие, не так страшно приступать к делу.
Для планирования времени можно использовать различные инструменты — лист бумаги, блокнот, перекидной календарь, блокнот-дневник (органайзер), ежедневники и еженедельники, электронный органайзер, компьютер. Можно пользоваться и несколькими инструментами.
Я предпочитаю стандартный годовой еженедельник (планнинг): это удобно и доступно. Каждый разворот еженедельника соответствует одной неделе. Разворот делится на семь колонок, в верхней части которых обозначен день недели, число и месяц. В колонке записывают предстоящие дела с указанием, когда их надо выполнять.
Еженедельник позволяет планировать любой отрезок времени в течение года: когда появляются новые дела, можно сразу отвести для них время и зафиксировать это в еженедельнике. Здесь же удобно разместить информацию, связанную с конкретными делами, как-то: номера телефонов, адреса, имена, фамилии. При необходимости в распорядок дел можно вносить изменения. Открыв еженедельник, вы сразу видите, какие дела намечены на сегодня, завтра, текущую и следующие недели. Таким образом, еженедельник напоминает нам о предстоящих делах.
Записи дел, которые уже сделаны или стали ненужными, я с большим удовольствием вычеркиваю цветным карандашом. Делаю это так, чтобы записи можно было разобрать, вдруг какая-то информация еще понадобится.
Что надо учитывать при планировании времени?
Первое, оно же главное, — важность и срочность дел. Важными следует признать дела, которые служат достижению ваших главных целей. Далее, это может быть работа, приносящая или сулящая вам большую пользу. Кроме того, к важным относятся действия, позволяющие избежать серьезной опасности, например болезни, разрыва отношений с дорогими людьми, существенных материальных потерь.
Отбор важных дел должен быть строгим. Подумайте еще раз — действительно ли эта работа является важной. Если вы считаете, что «данную работу неплохо было бы сделать», можете смело исключить ее из разряда важных дел.
Чтобы оценить срочность конкретного дела, полезно задать себе такие вопросы: «Что произойдет, если отложить это дело на день, два, неделю?», «Какое отношение имеет эта работа к моим важным делам?».
Обязательно следует различать — сами вы решили, что дело важное или срочное, а может быть, такую оценку вам кто-то подсказал или даже навязал. В последнем случае стоит подумать, насколько эта оценка объективна.
Конечно, верно оценить значимость и неотложность дела не всегда бывает просто. Здесь требуется и здравое рассуждение, и интуиция, а также опыт и навыки. Однако все это — дело наживное.
Сочетание критериев важности и срочности приводит к следующей классификации дел.
Группа А: дела важные и срочные. Они являются приоритетными, откладывать такие дела не следует.
Группа Б: дела важные, но не срочные. Хвататься немедленно за такие дела не обязательно. Однако для них надо выделить время и непременно зафиксировать это в вашем инструменте планирования.
Группа В: дела срочные, но не важные. Выделение таких дел в отдельную группу следует из принципа — не все срочное является важным. Не надо поддаваться гипнозу срочности, к тому же она может оказаться мнимой.
Как правило, работу с делами этой группы можно поставить во вторую очередь.
Группа Г: дела не важные и не срочные. Их спокойно можно отложить на потом. Чаще всего оказывается, что вы немного потеряли, оставив такие дела вообще без внимания.
Второе — одно и то же дело можно выполнить различным образом, потратив соответственно разное время. Поэтому, планируя мало-мальски сложное дело, не пожалейте времени на поиск рационального порядка действий.
Простой пример. Вам необходимо побывать сегодня в нескольких местах большого города. Выбор оптимального маршрута сэкономит немало времени. Для этого понадобится карта города, схема транспорта, информация об интервалах его движения, о вероятности пробок в различное время дня и т. п. Разнообразную оперативную справочную информацию можно получить с помощью Интернета.
Третье — сколько времени понадобится для той или иной работы. Ответ на этот вопрос ищите прежде всего в своем личном опыте. Чтобы таковой накопить, следует замечать, сколько времени вы тратите на различные дела. Полезно хотя бы иногда проводить полный учет расхода времени за определенный период. Такой хронометраж часто открывает человеку глаза — на что же уходит его время.
Жизнь показывает: на работу, как правило, уходит больше времени, чем предполагалось. Этот огорчительный разрыв можно сократить, если предусмотреть, какие помехи возможны в работе и как с ними бороться.
Четвертое — выбор разумной последовательности дел может сберечь немало времени. Начинать надо с легкого и приятного дела, с которым удастся быстро справиться. На таком деле человек «разогревается», втягивается в работу. Кроме того, успешное завершение дела повышает настроение, прибавляет уверенности в себе. Есть еще один довод в пользу приоритета несложного дела — его легче начать без промедления.
Ваш труд будет эффективнее, если разумно чередовать работы. Так, не стоит напрягать сверх меры уставшую голову, лучше перейти к работе, которую можно делать механически. Долгое сидение за столом стоит сменить на работу, требующую физической нагрузки.
Почти у каждого из нас есть время суток, когда работается особенно хорошо. На эти часы и планируйте наиболее сложную работу.
Пятое — лучше и быстрее выполняется работа, которую в данный момент хочется делать. Поэтому, при прочих равных, такой работой и следует заняться.
Может быть, эта программа планирования времени покажется вам слишком сложной и трудновыполнимой. Не бойтесь: по мере накопления опыта вы приобретете навыки планирования времени. Часть операций перейдет на уровень подсознания, и вы все быстрее станете справляться с этим делом.
7.2. Где еще искать резервы времени
Если внимательно проанализировать, на что мы расходуем время, можно отыскать немало минут и даже часов, которые тратятся не лучшим образом. Как обратить это гиблое время себе на пользу? Ответ в следующих рекомендациях.
