Так что не стоит унывать из-за того, что наша память начинает иногда запаздывать по мере того, как мы становимся старше: длина такой задержки отчасти служит мерой вашего опыта и знаний. Попытка вспомнить – это доказательство того, как много вы знаете. А если такие запаздывания происходят редко, это свидетельствует о том, что вы преуспели в организации информации и держите все необходимое максимально близко.
5. Планирование
Первое в первую очередь
Как мы проводим каждый день, так мы проводим свою жизнь.
Энни Диллард
«Почему бы нам не написать книгу о теории планирования? – спросил я. – Это же не должно занять много времени!» Написание книги, как ведение войны, зачастую влечет за собой грубые просчеты во времени. Пятнадцать лет спустя книга о планировании все еще не закончена.
Юджин Лоулер
Сейчас утро понедельника, и ваш график до сих пор не сформирован, зато у вас есть огромный список задач. К каким-то задачам вы можете приступить только после выполнения других (вы не можете загрузить грязную посуду в посудомоечную машину, не достав из нее чистую), а некоторые вы можете сделать только спустя определенное время (соседи будут возмущены, если вы вынесете мусорный мешок и оставите его на обочине до вечера вторника, когда его заберет мусоровоз). У некоторых задач есть четкие сроки исполнения, другие могут быть решены в любое время, а срочность большинства задач представляет собой нечто среднее. Некоторые имеют высокую срочность, но при этом не важны. Другие крайне важны, но могут подождать. Как говорил Аристотель, «мы есть то, что мы делаем изо дня в день», будь то мытье пола, совместный досуг с семьей, вовремя уплаченные налоги или изучение французского языка.
Так что же делать, и когда, и в каком порядке? Ваша жизнь ждет действий.
И хотя нам всегда удается придумать какой-то порядок для наших действий, как правило, нам кажется, что мы не слишком в этом преуспели, поэтому книги по тайм-менеджменту неизменно становятся бестселлерами. К сожалению, советы из этих книг зачастую противоречивы. Книга «Как привести дела в порядок»
[13] рекомендует немедленно выполнять любую задачу (на которую вам должно потребоваться не более двух минут), как только мысль о ней приходит вам в голову. Конкурирующий бестселлер «Выйди из зоны комфорта»
[14] советует начинать с самой сложной задачи и постепенно переходить к более простым. В книге «Легкий способ перестать откладывать дела на потом»
[15] нам предлагают прежде всего распланировать социальные аспекты жизни и досуг и затем заполнить оставшееся время решением рабочих вопросов – а не наоборот, как мы обычно поступаем. Уильям Джеймс, «отец американской психологии», утверждает, что «нет ничего более мучительного, чем постоянное присутствие нерешенной задачи в жизни человека», но Фрэнк Партной в книге «Подожди!»
[16] выступает за то, чтобы сознательно не начинать делать дела сию минуту.
У каждого гуру есть своя система, и сложно определиться, кого слушать.
Наука о времяпрепровождении
Хотя проблема тайм-менеджмента и стара, как само время, наука о планировании родилась в механических цехах индустриальной революции. В 1874 году Фредерик Тейлор, сын зажиточного юриста, отказался от учебы в Гарварде, чтобы стать помощником инженера на заводе гидрооборудования в Филадельфии. Четыре года спустя он закончил обучение и начал работать на Мидвэльском сталелитейном заводе – сначала токарем, затем бригадиром механического цеха и в конце концов стал главным инженером. За это время он пришел к выводу, что время работы техники (и людей) использовалось не очень-то эффективно. Этот вывод и лег в основу разработанной им дисциплины, которую он назвал «научный менеджмент».
Тейлор создал производственно-диспетчерский отдел, ключевым элементом которого стал информационный стенд, на который вывешивалось расписание работы в цехе. В расписании было указано, какую задачу в данный момент выполняет каждая из машин и какие задачи стоят на очереди. Такая практика также ляжет в основу работ коллеги Тейлора Генри Ганта. Во втором десятилетии ХХ века он создаст свою знаменитую диаграмму, которая впоследствии поможет реализовать несколько наиболее амбициозных проектов столетия в сфере строительства – от дамбы Гувера до системы межштатных магистралей США. Век спустя диаграммы Ганта все еще украшают стены кабинетов и экраны ноутбуков руководителей проектов в таких компаниях, как Amazon, Ikea и SpaceX.
Тейлор и Гант сделали планирование объектом своих исследований и дали ему визуальную и концептуальную форму. Однако они не разрешили фундаментальный вопрос: какая же система планирования лучше? Первый намек на то, что на этот вопрос в принципе можно ответить, появился только спустя несколько десятилетий – в 1954 году в научной работе, опубликованной математиком-исследователем Селмером Джонсоном из корпорации RAND.
Джонсон исследовал сценарий переплетного дела: сначала книгу нужно напечатать на одном станке, а потом переплести, используя другой. Но наиболее распространенным примером спаренной работы двух устройств из нашей жизни служит прачечная. Когда вы стираете вещи, в первую очередь они проходят через стиральную машину, а потом отправляются в сушилку. Количество времени, которое займет каждый процесс, напрямую зависит от того, что вы загружаете. Если одежда сильно запачкана, то времени на стирку потребуется больше, при этом время на сушку не будет отличаться от обычного. Большее количество вещей будет дольше сушиться, но стирка займет то же время, что и в случае меньшей загрузки. И здесь Джонсон задал вопрос: «Если за один подход вам необходимо постирать и посушить несколько условных комплектов вещей, как это лучше организовать?»
Его ответ был таков: вам необходимо определить, какой процесс займет у вас меньше всего времени, то есть выбрать тот комплект, стирка или сушка которого займет минимальное время. Если комплект быстро постирается, начните именно с него. Если же минимальное количество времени требуется для сушки, займитесь этим комплектом в последнюю очередь. Повторите те же действия в отношении остальных комплектов вещей, двигаясь от начала и конца расписания к середине.
Интуитивно понятно: алгоритм Джонсона работает потому, что вне зависимости от выбранной последовательности загрузки белья в самом начале будет работать только стиральная машина, при этом сушилка будет простаивать (а в самом конце, когда останется только посушить выстиранные вещи, – наоборот). Если в самом начале стирать вещи на коротких программах, а в конце сушить наименьшее количество вещей, то мы увеличим период, когда и стиральная машина, и сушильная работают одновременно. Таким образом, у нас получится свести к минимуму время, проведенное в прачечной. Анализ Джонсона лег в основу первого оптимального алгоритма планирования: начните с недолгой стирки и закончите полупустой сушилкой.
