Чтобы не создавать ненужных вложений, полезно скопировать текст, который вы набрали в программе Word, и вставить его в тело письма.
СЛЕДИТЕ ЗА ВХОДЯЩИМИ
Отправляя электронное письмо, мы ждем скорого ответа. Большинство отправителей рассчитывают, что им ответят в течение 24 часов. Простительна задержка в двое суток. Однако тянуть с письмом еще дольше — значит проявлять неуважение к тому, кто вам пишет. Если вы не укладываетесь в эти сроки, дайте хотя бы знать, что получили письмо и развернуто ответите позже (лучше сразу указать, когда именно). Другой вариант — установить почтовый автоответчик, который будет уведомлять ваших корреспондентов, что до такой-то даты вы отсутствуете. Каждый день выделяйте время на то, чтобы поработать с почтой — и тогда ваш почтовый ящик не переполнится неотвеченными письмами.
«АРХИВАРИУСЫ» ПРОТИВ «ЧИСТИЛЬЩИКОВ»
Одни имеют привычку держать свой почтовый ящик пустым, другие берегут каждое письмо. Полезно завести отдельные папки на диске и класть в них письма, отсортированные по темам, но при этом сохранять только те, которые могут понадобиться в будущем. Чем логичней устроена ваша система папок, тем проще вам будет отыскать в ней нужное письмо.
НЕ ТРАТЬТЕ НА ПОЧТУ СЛИШКОМ МНОГО ВРЕМЕНИ
Многим трудно удержаться от того, чтобы лишний раз проверить почту. Эта привычка может превратиться в зависимость. Когда мы проводим слишком много времени перед компьютером или слишком часто заглядываем в свой коммуникатор, мы жертвуем другими делами и выпадаем из графика. Если вы желаете покончить с привычкой проверять почту каждые две минуты — пора взять под контроль свою дофаминовую систему и переднюю часть поясной извилины, которые управляют зависимостями. Для этого годятся такие стратегии:
• Составьте расписание сеансов работы с почтой. Желательно, чтобы они занимали не больше часа в день.
• Если вы считаете, что ответ на какое-нибудь письмо отнимет у вас одну-две минуты, не откладывайте его на потом — ответьте сразу. А потом переходите к другим делам.
• Установите почтовые фильтры, которые автоматически отсеивают спам.
ПОМОГАЙТЕ ДРУГИМ ПРИДЕРЖИВАТЬСЯ ПОЧТОВОГО «ЭТИКЕТА»
Время от времени в разгар рабочего дня друзья и коллеги пересылают вам анекдоты, «письма счастья» и так далее. Тактично намекните, что вы от этого не в восторге. Мой приятель, который сочиняет сценарии комедий, получал по двадцать сообщений с анекдотами за день. В конце концов он не выдержал и разослал всем друзьям и коллегам гневное письмо, где жаловался, что устает от чтения анекдотов, и просил себя от них впредь избавить. Это сработало. Признаться честно, с тех пор я не отправил ему ни одного нового письма.
БОЛЬШЕ ЗАБРАКОВАННЫХ ПИСЕМ
«Письма счастья» — это обычно спам, который мешает работе. Не стоит их пересылать дальше — смело отправляйте в корзину. Подумайте дважды, прежде чем кликнуть по ссылке «Отписаться»: этим вы дадите знать отправителю, что его сообщение прочитано вами, и тогда на вас обрушится шквал спама и вирусов. Либо стирайте нежелательную почту сами, либо доверьте это программе, которая автоматически удаляет (или отправляет в карантин) подозрительные письма.
Если вы преждевременно кликнули «Отправить», не спешите слать вслед стандартное «уведомление об отзыве». Лучше в следующем письме признайтесь адресату в оплошности и доступно и коротко объясните, что собирались сообщить. Чтобы как можно реже оказываться в такой ситуации, полезно заполнять поле «Кому» не раньше, чем текст письма будет окончательно готов.
ИНТЕРНЕТ-МЕССЕНДЖЕРЫ — ЗДЕСЬ И СЕЙЧАС
Дословный перевод английского термина instant messaging — «мгновенная пересылка сообщений». Интернет-мессенджеры задумывались для того, чтобы без задержек, свойственных электронной почте, обмениваться короткими репликами о личном, однако на поверку оказались ценным рабочим инструментом. Многие из деловых людей предпочитают интернет-мессенджеры телефону: так быстрей и проще.
Обмениваясь мгновенными сообщениями, часто забывают об осторожности. Распространено заблуждение, что «мгновенный» текст автоматически стирается из памяти компьютера. Поэтому в «аське» без задней мысли критикуют начальство, высмеивают коллег или неполиткорректно шутят. Однако собеседнику ничто не мешает сохранить вашу переписку, чтобы в будущем употребить ее против вас. Чтобы обезопасить себя, убедитесь, что ваш ник в интернет-мессенджерах не встречается рядом с вашим настоящим именем в Интернете (например, в «профиле пользователя» на каком-нибудь форуме).
Не стоит пересылать при помощи интернет-мессенджеров секретную информацию и персональные данные (например, пароли и номера кредитных карт). С осторожностью относитесь ко вложенным файлам — вирусу легче взломать защиту интернет-мессенджера, чем защиту почтовой программы. Если интернет-мессенджерами пользуются ваши дети, установите программу родительского контроля, чтобы следить за их перепиской и не позволять им засиживаться за этим занятием.
Если интернет-мессенджер нужен вам и для работы, и для дружеской болтовни, отделите друг от друга «деловой» и «личный» списки контактов. Это дисциплинирует, и в итоге вы реже переписываетесь не по делу на рабочем месте. Если же вы не можете удержаться от такой переписки в рабочее время, попробуйте свести ее к минимуму и заниматься этим только в перерывах.
ПОИСКОВЫЕ МАШИНЫ: GOOGLE — НЕ ПРЕДЕЛ
Интернет растет, поисковые машины совершенствуются, и люди пользуются поиском все чаще. Однако статистика запросов свидетельствует, что эффективно искать в Интернете умеют немногие [246].
Одна из причин неэффективного поиска — привычка браться за много дел сразу. Нейрофизиологи выяснили, что если мы ищем в Google во время телефонного разговора, то от постоянного переключения внимания возбуждается зона мозга, которая лежит прямо подо лбом — в переднем участке префронтальной коры. Благодаря этой зоне мы можем оставлять дела незавершенными и возвращаться к ним позже. Любопытно вот что: префронтальная кора «созревает» в мозгу ребенка одной из последних — и первой начинает деградировать в старости. Поэтому неудивительно, что детям и старикам многозадачность дается с трудом.
Следующие советы помогут обходиться без многозадачности за счет оттачивания навыков поиска в Интернете:
• Выкидывайте лишние слова из поискового запроса. Статистика, собранная AOL, свидетельствует: люди часто вбивают веб-адрес целиком, хотя можно было бы обойтись одним ключевым словом. Не жмите на клавиши лишний раз — это сэкономит вам время. Если вы собираетесь попасть на сайт www.ebay.com — www и .com в строке поиска будут лишними. Хватит и слова eBay.
• Сделайте сайт любого поисковика домашней страницей в браузере. Тогда вы сможете искать без промедления — вам не придется каждый раз заново набирать адрес Yahoo или Google (или другой поисковой машины).
• Расширенный поиск. Искать станет значительно проще. Если вам нужны хиты шестидесятых, Google или Yahoo выдадут два миллиона страниц, где встречается только одно из этих слов. Но стоит заключить ваш запрос в кавычки — и вы получите ровно то, что вам нужно.
