21. Чек-листы
Чек-листы работают у хирургов и пилотов – людей, в работе которых ошибки вообще недопустимы.
Это простой и мощнейший инструмент: заранее опишите и продумайте последовательность действий, которые вам нужно выполнить в связи с каким-то бизнес-процессом; подготовьте список вещей, которые вы берете в любую деловую поездку; составьте список того, что нужно взять на соревнование.
Например, многие спортсмены (и любители, и профессионалы) используют чек-листы: составляют список того, что нужно взять на соревнование, и список того, что нужно сделать.
Казалось бы, это излишне: и так понятно, что на забег нужны кроссовки и форма.
Но если не использовать чек-лист, однажды в солнечный день вы забудете взять солнцезащитный спрей или не возьмете важную мелочь – напульсник.
С чек-листом такие упущения невозможны.
Полезны чек-листы и в работе. Для каждого сложного бизнес-процесса у меня есть чек-лист. Обычно он просматривается при срабатывании какого-то события – триггера.
См. также «Минные растяжки».
Ренат Шагабутдинов:
Я получаю письмо о том, что мы приобрели права на новую книгу. После этого я заглядываю в чек-лист и проверяю множество мелочей, о которых нельзя забыть перед началом проекта.
22. Pomodoro
Pomodoro – это известный и простой метод повышения продуктивности.
Все просто: вы ставите таймер (у автора техники он был в форме помидора) на некоторое время (20, 30, 40, 45 минут – со временем вы определите оптимальный для себя формат), работаете, не отвлекаясь, сосредоточившись на вашей задаче, затем делаете перерыв на пять – десять минут, снова заводите таймер. А после нескольких подходов делаете более длинный перерыв или обедаете.
Самое важное в этой методике – полная концентрация на работе и обязательный отдых после каждого сеанса, когда вы полностью отвлекаетесь, прогуливаетесь, дышите свежим воздухом, пьете кофе и т. д.
Отдых нужен, даже если вам еще не хочется отдыхать. Не стоит доводить до момента, когда у вас не останется сил, – лучше их регулярно пополнять.
Технического оснащения для Pomodoro почти не требуется: подойдет простой таймер в телефоне или часах.
Максим Дорофеев:
Использовать таймер рекомендуется еще и потому, что если во время «помидора» к вам подойдет коллега с желанием отвлечь, то вы можете просто нечленораздельно промычать, показывая на таймер. В большинстве случаев люди сами все понимают без дополнительных пояснений.
Если очень хочется, можно скачать одно из многочисленных мобильных приложений, в котором помимо таймера будут дополнительные опции, например возможность смотреть вашу статистику.
Есть и надстройки для популярных браузеров, и, если вы склонны отвлекаться на соцсети, они могут быть полезны: в них можно настроить список запрещенных сайтов, которые отключатся во время концентрированной работы. И отключить это будет невозможно!
А во время перерыва вы сможете почитать соцсети и другие сайты, которые мешают работе.
Но лучше не проводить все время перерыва в браузере – пройдитесь, разомнитесь, смените положение.
Что использовать:
• для браузера – Strict Workflow;
• для смартфона – 5217 Pomodoro, Flat Tomato или Pomodoro Time Pro.
Подробнее об инструменте можно прочитать онлайн: http://e.ggtimer.com/pomodoro
.
Также можно посоветовать книгу «Тайм-менеджмент по помидору»
[17]
.
23. Буферные зоны в распорядке дня
Обязательно оставляйте значительный запас между встречами, никогда не планируйте их впритык – даже если они проходят в одном помещении или неподалеку. Жизнь всегда вносит коррективы, время уходит на различные бытовые мелочи, дорогу (если встречи и дела разнесены в пространстве), сборы и т. д.
К сожалению, нам свойственно упускать эти нюансы при планировании – мы всегда чрезмерно оптимистичны, когда рассчитываем время. При неправильном подходе любая задержка приводит к смещению всего расписания. А если после каждой встречи есть запас времени, появляется гибкость. Если все прошло вовремя – спокойно готовьтесь к следующему делу или выполняйте «гибкие» задачи. Если задержитесь – не придется беспокоиться и опаздывать на следующую.
24. От списков к расписанию
Если вы привыкли заносить дела в списки (или в один общий список – в данном случае это не так важно), а встречи – в календарь или ежедневник, попробуйте от этой модели (списки + расписание) перейти к более простой модели – с одним только расписанием.
Я перешел – и отказался от бумажного ежедневника. Все задачи заносятся в Google Календарь (конечно, инструмент можно выбрать и другой) наравне со встречами, и на них сразу отводится время, которое так или иначе понадобится, – ведь задача из списка не может быть выполнена мгновенно. Почему бы сразу его не выделить?
Так вы сможете лучше понимать свою загрузку и планировать время.
А рассчитать, сколько времени на выполнение той или иной задачи понадобится, вы сможете с опытом все точнее и точнее.
25. Как не забывать про важные, но нерегулярные задачи – Hassleme
Вы хотите проводить книжный клуб на работе примерно каждые полтора месяца?
В среднем раз в три-четыре дня вам нужно кормить рыбок?
Вы хотели бы совершать оздоровительные прогулки в парке хотя бы раз в восемь – десять дней?
Нужно напоминать подчиненному о задаче с некоторой периодичностью, но не каждый день?
Используйте сервис HassleMe, доступный по адресу http://www.hassleme.co.uk
. Укажите задачу, периодичность и вашу электронную почту. Сервис будет присылать вам напоминания с заданной периодичностью, отклоняясь от нее в ту или иную сторону (задали три дня – задача будет приходить на почту каждые два – четыре дня).
26. Сервисы персональных ассистентов
Если у вас нет постоянного ассистента, но периодически возникает необходимость делегировать какие-то несложные задачи – ведение календаря встреч, организацию поездок, покупку билетов и т. д., – воспользуйтесь сервисами персональных ассистентов.
Например, в России есть сервис личных помощников «ВашиПчелки»: http://yourbees.ru
.
