План работ предполагал поочередную миграцию и присоединение каждого портала филиала к федеральному. Все присоединения широко освещались как в конкретном филиале, чей портал мигрировал, так и на федеральном уровне. С учетом того, что визуальное и структурное представление будет кардинально отличаться от привычного для сотрудников в филиалах, план по популяризации и разъяснению реализовывался параллельно с техническими процессами миграции. Для сотрудников филиала, чей портал готовился к миграции, были подготовлены:
• программа коммуникаций о том, зачем объединяются порталы: новости, рассылки, полезные советы на портале;
• внедрение инструментов обратной связи: специальный почтовый адрес и раздел на портале по сбору предложений и идей;
• горячая линия поддержки, в которую входили представители IT и HR, по всем вопросам, которые могли возникнуть в ходе ознакомления с новым порталом;
• включение в программу welcome-курса раздела по ознакомлению с особенностями работы портала МегаNet;
• федеральные опросы о функциональности и удобстве нового портала.
К разработке портала был подключен внешний подрядчик. Изначально в проекте была задействована команда из трех HR-специалистов и пяти сотрудников технического отдела, а в группу подрядчика входили от пяти до семи человек.
С опорой на опыт подключения столичного филиала довольно быстро была разработана инструкция по пользованию порталом и снят тематический видеоролик. Все материалы отправлялись в регионы, чтобы коллеги на местах адаптировали инструкции под свою специфику. Параллельно в поволжском филиале был создан центр поддержки пользователей в составе четырех специалистов, которые начали работать с запросами сотрудников. Во время реализации проекта они также обучали тех, кому предстояло заниматься поддержкой портала.
Проект был разделен на пять ключевых этапов.
• Апрель – декабрь 2012 года. Проработка методики миграции – создание единых подходов к структуре размещения контента и навигации; перенос данных в единую и унифицированную структуру, создание макетов нового дизайна, разработка унифицированных решений для географически распределенных сервисов, находящихся на порталах филиалов; миграция и запуск в новом дизайне; доработка и запуск всех федеральных сервисов.
• Январь 2013 года. Встреча рабочих групп IT и HR филиалов и головного офиса по вопросам прошедшей миграции и дальнейшего развития портала. В ходе встречи проводился ворк-шоп, на который также были приглашены и представители PR-функции. Участники рисовали портал мечты, который и стал прообразом существующего портала. В ходе встречи было проведено обучение специалистов по поддержке портала.
• Февраль – апрель. Оптимизация и повышение производительности портала. Обучение контент-менеджеров.
• Апрель – ноябрь. Тестирование нового портала – проведение фокус-групп с сотрудниками пилотных филиалов. На них работникам предлагалось выполнить ряд действий, которые замерялись и документировались.
• Проведение usability-исследования среди всех сотрудников компании. По результатам опроса осуществлены структурные, функциональные и визуальные доработки портала в соответствии с потребностями пользователей.
Результаты
В рамках выполнения задачи по повышению эффективности работы был создан единый портал, ставший полноценным рабочим местом, незаменимым помощником в работе и средой, где можно общаться с коллегами.
Компания перешла на высокие скорости поиска – любой документ, контакт или структурную единицу можно легко найти по ключевому слову, номеру телефона или должности.
Огромная база контента объединена и систематизирована с помощью удобной навигации и тегирования.
Наладились кросс-функциональные связи и коммуникация между регионами.
Унифицированы разрозненные локальные коммуникационные процессы и автоматизированы бизнес-процессы ключевых функциональных направлений.
Появились популярные среди сотрудников площадки для горизонтальных коммуникаций, где можно генерировать новые идеи и получать обратную связь (блоги, комментарии к новостям, фото и видео, опросы и голосования).
Оптимизирована работа контент-менеджеров, что позволило использовать этот ресурс эффективнее и направить его на развитие новых современных форматов, которые можно было реализовать с помощью портала.
После запуска портала было отмечено повышение общего уровня информированности на 32 %, увеличение производительности труда на 15 % и скорости адаптации новых сотрудников на 24 %.
МегаNet – это пространство, позволяющее интегрировать самое лучшее, что есть в интернет-технологиях, с фокусом на решение бизнес-задач.
«Ям! Ресторантс Интернэшнл Раша»
Проект: «Анализ Big Data и предиктивные HR-системы в условиях сетевого бизнеса»
Номинант в номинации «Федерация» (2014)
Предпосылки
Предпосылкой для запуска проекта явилось несоответствие между амбициозной задачей компании утроить число ресторанов за три года и эффективностью механизмов работы с персоналом. Основными проблемами были следующие:
• низкая скорость выполнения базовых кадровых процессов, тормозящая рост ресторанов;
• недостоверная HR-отчетность, в том числе недостаток информации о наличии внутреннего кадрового резерва, приводила к неверным стратегическим решениям;
• потребность в большом количестве человеко-часов для работы с HR-документацией как в HR-отделе, так и в ресторанах;
• увеличение ошибок в HR-документации и начислении заработной платы;
• высокий фонд оплаты труда за счет неумения правильно планировать нагрузку персонала в ресторанах.
Данная ситуация негативно влияла на вовлеченность директоров ресторанов, а также являлась основанием для постоянных конфликтов с HR-отделом и отделом расчета заработных плат.
Цель проекта состоит в улучшении экономических показателей работы компании за счет анализа Big Data и внедрения предиктивных HR-систем в условиях сетевого бизнеса:
• внедрение прогнозирующей HR-аналитики;
• высвобождение от избыточной бесполезной работы ресурсов компании для перенаправления их на рост бизнеса;
• поддержка развития компании в условиях широкой географии бизнеса;
• внедрение комфортной и экономически эффективной HR-бюрократии в быстрорастущей компании;
• обеспечение прозрачности HR-информации для принятия оперативных решений в режиме реального времени.
Решаемые в рамках проекта задачи:
1. Создание современного, простого и удобного инструмента для хранения и анализа HR-информации в ходе работы над задачами, связанными с принятием решений.
2. Установление связи HR-аналитики с бизнес-задачами.
