Структура переговоров на примере Зины
С помощью трех пунктов, приведенных выше, Зина смогла определить собственную позицию. Ее план такой.
Переговоры по поводу уменьшения рабочей нагрузки. Прояснение собственной позиции
1. Определить собственное мнение и цель
– Что Зина может предложить: достижения в области исследований, качественное выполнение работы, надежность.
– Цель: уменьшить нагрузку, передав лабораторную работу (рутинные обязанности, отнимающие много времени) другому сотруднику.
– Цель с точки зрения научного руководителя: дополнительные расходы, но, с другой стороны, необходимо работать над новым проектом и увеличилось число магистров. Работу следует распределять разумно.
– Дополнительная информация о партнере по переговорам и о предмете переговоров: есть ли средства, чтобы нанять нового сотрудника? Были ли подобные ситуации ранее? На сколько часов следует уменьшить нагрузку?
2. Отличить главное от второстепенного
– Темы переговоров: только одна – уменьшение рабочей нагрузки!
– Оптимальный результат: сотрудник из студентов! Уже есть хорошо квалифицированный и подходящий кандидат.
– Дополнительная просьба: не возглавлять магистерские дипломные работы до защиты докторской диссертации. Новый исследовательский проект – это хороший шанс для Зины, она обязательно должна в нем участвовать!
3. Создать гармонию и ясность
– Другие участники – отсутствуют.
– Что следует выяснить: какое значение имеет для рабочей группы тот факт, что на место докторанта назначают сотрудника из студентов? Кто поддержит такое решение? Кто против?
Разъяснить открытые вопросы
Зина готовит разговор, основываясь на этих пунктах. При этом ей следует уточнить открытые вопросы.
• Ей следует уменьшить нагрузку примерно на восемь-десять часов в неделю.
• От секретаря она узнала, что из-за нового проекта, возможно, не хватит финансовых средств. Кроме того, никто не может припомнить, чтобы на место докторанта брали сотрудника из студентов.
• Рабочая группа знает о большой нагрузке Зины и не против, если работу в лаборатории передадут другому. Однако одному коллеге с докторской степенью не очень нравится такое решение. Он слишком серьезно подходит к выбору нового сотрудника и считает, что у студента для нее недостаточно опыта.
Срок переговоров приближается. Далее Зина разбирает различные фазы переговоров.
Фазы переговоров
Обзор фаз переговоров
Переговоры состоят из многих фаз. У каждой фазы есть свои задачи. Здесь представлен обзор, который включает советы, как действовать до и после переговоров.
Ход переговоров
Перед переговорами: подготовка
Задача: разъяснение.
Изложите свою позицию по трем вышеназванным пунктам. Кроме того, уточните время, место, присутствующих участников, средства общения и распределение задач.
На переговорах: фазы
Фаза 1. Начало
Задача: создать позитивную атмосферу.
Средства: беседа, вопросы и внимание к партнеру по переговорам, спокойные жесты, приятная обстановка.
Фаза 2. Основная суть переговоров
Задача: прийти к общему решению. Средства: аргументы, вопросы, внимание к говорящему, сравнение мнений, поиск компромиссов, принятие решений.
Фаза 3. Окончание
Задача: обсудить, как осуществить принятое решение, сохранить хорошие отношения. Средства: подвести итоги, распределить задачи, не осложнять ситуацию при разногласиях, вежливо попрощаться.
После переговоров: подготовка после переговоров
Задача: осуществить принятые решения, оценить переговоры. Что было хорошо? Что можно улучшить? Как?
Средства: самоанализ, записи; короткая встреча с другими участниками и обмен мнениями; записать главное.
Первая фаза
Первая фаза переговоров, то есть подготовка, выглядит у Зины следующим образом.
• Три пункта разъяснены – см. выше.
• Время: установлено. Место: кабинет шефа.
• Другие участники отсутствуют.
• Средства: два листа формата А4: один с обзором всех заданий и проектов, над которыми работает Зина, другой – с информацией о кандидате на должность Зины.
• Прочие задачи при подготовке: отсутствуют.
Вторая фаза
Зина продумала и вторую фазу – сами переговоры. Начало (1) не займет много времени. Зина знает своего шефа, он всегда дружелюбно настроен и общителен, что свойственно экстравертам, но из-за большой рабочей нагрузки нередко бывает нетерпелив. Зина понимает, что должна быстрее переходить к основному пункту. И она быстро перейдет к сути переговоров (2). Ее шеф обычно не любит ограничиваться одним способом решения проблемы, у него всегда много дополнительных предложений. Поэтому она собирается сообщить, что у нее недостаточно времени для новых заданий (в качестве подсказки у нее есть обзор) и ее это беспокоит. Затем она внимательно выслушает ответ. Она надеется, что сможет в этой фазе убедить руководителя принять оптимальное решение (новый сотрудник) или хотя бы сократить количество часов работы с магистрами.
Сохранять приятную атмосферу
В течение переговоров (с первой по третью фазу) необходимо заботиться о сохранении приятной атмосферы:
Переговоры: у каждого должна быть возможность высказаться
– Настаивайте на том, чтобы каждый смог высказаться. В том числе вы сами. Этот принцип также должен действовать при разговоре с вышестоящими, когда они вас перебивают. Просто скажите вежливо: «Позвольте мне закончить…»
– Если собеседник отступает от темы, постарайтесь вежливо вернуться к ней.
– Настройте свою речь на собеседника, подберите нужные слова.
– При общении смотрите в глаза собеседнику, следите, чтобы ваши жесты были спокойными. Если вы сидите, старайтесь не скрещивать руки и ноги
[11].
– Сохраняйте как внешнее, так и внутреннее спокойствие при напряженной ситуации или если общение становится слишком шумным. Дышите глубоко и ровно, если испытываете стресс или сердитесь.
