Заранее поговорить с принимающими решение
Вернемся к Паулю, о котором мы говорили вначале. Я посоветовала ему лично поговорить с теми, кто отвечает за перераспределение заданий по проекту. Цель при этом: рассмотреть различные интересы и подготовить решение, которое будет приемлемым и по возможности выгодным для всех. Пауль – интроверт и предпочитает общаться один на один, поэтому эта задача не была для него сложной. Он был осторожен и действовал очень аккуратно. Кроме того, он мог внимательно выслушать каждого участника и поставить себя на его место. Это помогло Паулю учитывать не только свои интересы. На этой основе Пауль смог подготовить хорошее компромиссное решение, которое он заранее представил управляющему перед заседанием. Он остался доволен, поскольку его хорошо проинформировали и сориентировали, что очень важно в «статусных играх».
Выгода от заключения альянсов очевидна: можно просчитать итоги встречи, а также получить информацию, которую вы бы получили позже или не получили бы вообще. Кроме того, вы снизите вероятность того, что кто-то нанесет вам удар в спину. Ситуация станет предсказуемой, и вы будете чувствовать себя уверенно.
Шестое правило заседания: договориться и исполнить – это разные вещи
Если принятое решение не исполняется
Мое второе заключение из всех заседаний и встреч, в которых мне довелось участвовать, таково: все, что было решено и постановлено, не обязательно будет выполнено. И нередки случаи, когда сразу после заседания выясняется, что постановленное не может быть выполнено. И что делать в таком случае?!
Есть разные варианты. Если речь идет о выборах, то здесь, как правило, редко можно поменять избранную кандидатуру. Не так строго дело обстоит с рабочими заданиями, на основе которых составляются постановления. Причины того, что их не исполняют, могут быть самыми разными, от безразличия и халатности до саботажа или решений вышестоящих, которые не присутствовали во время заседания и хотят «перерешить», если результат их не устраивает.
Именно интроверты со склонностью к избеганию контактов и боязнью конфликтов порой поддаются искушению пускать на самотек исполнение постановлений, и нередко их ждут при этом неприятные сюрпризы. Так что можно сделать, чтобы повысить вероятность исполнения принятых решений?
Оформить постановление письменно
На вашей стороне всегда будет упорство. Если для вас что-то очень важно, то вы должны бороться за это и поддерживать разговор с коллегами, которые отвечают за исполнение. Все ли идет по плану? Есть ли сложности? Чтобы сделать решение более весомым, его можно оформить письменно. Записанное всегда стабильнее, его легче проверить, и это помогает против высказываний типа: «Такого мы никогда не говорили!» В качестве коммуникативного средства может выступать что угодно: копии с интерактивной доски, сообщение всем участникам по электронной почте или старый добрый протокол. Главное – содержание. Оно должно вмещать ответ на извечный вопрос: кто, что и к какому сроку должен сделать?
Вы не в силах предотвратить запоздалое вмешательство вышестоящих и изменения в исполнении по их инициативе. Но вы можете постараться предотвратить это с помощью информационной политики (см. правило 5 для заседаний).
Три вопроса для вас
Что вам дается сложнее всего на собраниях?
Какие это имеет последствия?
Что вы хотите в будущем делать по-другому?
Ведение дискуссии: встречи для продвинутых
Задача Пауля заключается в том, что он должен провести встречу. В этом разделе речь пойдет о том, как интроверт может успешно справиться с такой задачей с помощью своих скрытых преимуществ.
Назначить время
Если вы можете выбрать время встречи, постарайтесь, чтобы оно было для вас удобным: не слишком рано, не очень поздно и не чересчур много встреч в этот день. Между встречами оставляйте время на совещания и на исполнение решений.
Подготовка содержания
Чем лучше вы подготовитесь к встрече, тем лучше она пройдет. Ниже вы найдете список вопросов, который сможете использовать при подготовке практически к любой встрече.
Список вопросов: подготовка к обсуждению
1. Время: когда должно состояться обсуждение? Как долго оно должно продолжаться?
2. Место: где должно состояться обсуждение?
3. Каковы цели (цель) обсуждения?
4. Какие пункты стоят на повестке дня?
5. В каком порядке должны обсуждаться эти пункты?
6. Сколько времени следует уделить каждому пункту?
7. Если будет не хватать времени, какие темы можно пропустить?
8. Кто принимает участие в обсуждении? Кто будет высказываться по определенным пунктам повестки дня? (Список участников)
9. Кто за какой пункт повестки дня отвечает?
10. Кто должен представить какие-либо документы? До какого срока они должны быть затребованы и предъявлены?
11. Как следует оформить результаты обсуждения? Кто этим займется?
12. Какие средства коммуникации будут использованы?
13. Кто и до какого срока должен разослать приглашения на заседание? Какую информацию при этом следует передать (повестка дня!)?
14. Кто соберет все необходимые документы и проследит, чтобы все было в наличии? Кто займется отправкой документов (если это необходимо)?
15. Кто возьмет на себя организационные обязанности (снятие помещения, размещение гостей, средства коммуникации, таблички с именами, фуршет, напитки)?
Проведение обсуждения
Само обсуждение – это главная сложность. Вы можете использовать аналитическое мышление и придерживаться основной нити содержания при ведении встречи:
Фазы обсуждения
1. Вводная фаза: приветствие участников, ознакомление с повесткой дня, ориентировочная информация (продолжительность заседания, основные пункты содержания, особые участники…).
2. Три основные фазы заседания: внимание!
Эти фазы применяются отдельно для каждого пункта повестки дня!
– Информационная фаза: введение в тему можете осуществлять как вы сами, так и другие.
– Рабочая фаза: обсуждение темы – обмен вопросами, информацией и аргументами.
– Результативная фаза: подведение итогов, голосование, планирование дальнейших действий, распределение заданий и выбор ответственных за их выполнение (кто, что до какого срока должен выполнить) или перенос принятия решения до следующего обсуждения.
3. Конечная фаза: благодарность всем присутствующим, отметить позитивные результаты. Затем короткое прощание и обсуждение срока следующей встречи, если необходимо.
