Пожалуй, самая большая сложность – это управление ходом процесса. При спорах, отступлениях и отклонениях от темы будет непросто найти основную нить и вернуться к теме заседания. В такой ситуации Пауль намерен дышать глубоко и ровно, сохранять спокойствие и с дружелюбной настойчивостью возвращаться к соответствующему пункту повестки дня, при необходимости указав на время.
Гармоничность
Кроме того, обращайте внимание на Интро, присутствующих на пленуме. Возможно, им понадобится больше времени на выступление. Зачастую они говорят тише, чем участники-экстраверты, поэтому позаботьтесь, чтобы тихие люди могли высказаться в полной мере, и не только ради честного отношения. Вы знаете, что Интро предусмотрительны и осторожны, то есть ориентированы на надежность. И они могут внести в дискуссию важные аспекты, которые их коллеги-экстраверты иногда не замечают. Как тихий руководитель дискуссии, вы можете уделить особое внимание собратьям-интровертам, чтобы их высказывания заметили.
Особый случай: мозговой штурм
Метод мозгового штурма используют на заседании, если необходимо собрать как можно больше идей, например чтобы решить проблему или развить новое видение. Сначала участники быстро и спонтанно выдвигают всевозможные идеи, а ведущий их фиксирует, затем все собранные идеи рассматривают и обсуждают
[13]. Для Экстра мозговой штурм – любимая форма коммуникации. Спонтанно и быстро выдавать любые идеи, находясь в группе, – что может быть роднее для людей, которым мысли обычно приходят в процессе говорения!
Иначе на это реагируют Интро. Они любят все продумать в спокойной обстановке, перед тем как высказать свои мысли, и желательно в уединении. Пока интровертные участники выскажут свои идеи, которые они тщательно обдумали и взвесили, уже, возможно, начнется следующий этап: анализ и обсуждение высказанного. Таким образом, идеи Интро не учитываются – а ведь количество таких людей в группе составляет примерно 50 %. Сьюзан Кейн указывает в своей книге на исследование, по данным которого большие группы работают менее продуктивно и креативно, в сравнении с малыми и даже в сравнении с некоторыми одиночными личностями (Кейн, 2011). Однако исключение при этом составляет мозговой штурм онлайн.
Мозговой штурм онлайн или на бумаге
Это означает, что вы, в принципе, можете заменить мозговой штурм другими эвристическими методами
[14] – более «уединенными». Например, принять участие в мозговом штурме онлайн. Или если в вашей фирме или организации принято использовать метод мозгового штурма, то существует простое решение, как сделать его доступным для всех и продуктивным. Попросите участников штурма за несколько минут записать (преимущество 9) первые пришедшие в голову идеи. Этот способ позволит интровертам быть в своей стихии (внутри себя) и при этом использовать свое любимое средство общения. Затем идеи будут высказаны и записаны для всех на доске.
Как вести себя в сложных ситуациях и со сложными участниками при обсуждении
Выше мы говорили о приемах, призванных помочь вам уверенно вести дискуссию. Однако вы можете столкнуться с ситуацией, которая будет напряженной не только для ведущего дискуссию интроверта. Здесь речь пойдет о самых главных факторах стресса на заседаниях. Кроме того, мы рассмотрим стратегии, как следует вести себя со сложными участниками и в сложных ситуациях.
Обсуждения: сложные ситуации
1. Полная тишина: никто ничего не говорит.
Стратегии: сориентируйте присутствующих – коротко обобщите то, что уже достигнуто. Назовите открытые вопросы. Задайте сами вопросы, которые смогут направить всех в нужное русло.
2. Разногласие как минимум между двумя участниками.
Стратегии: если спор возник по поводу конкретного обстоятельства, то нейтрально опишите различия во мнениях. Когда это необходимо, спросите собравшихся, что они думают насчет обеих позиций.
Если возникло сильное эмоциональное напряжение и возбуждение участников слишком велико, постарайтесь восстановить спокойствие. Сделайте короткую паузу, чтобы спорящие могли решить вопрос наедине и пленум смог продолжить свою работу.
3. Упреки: участники критикуют ваши действия.
Пример на встрече Пауля: «Вы ведь сказали, что план бюджета для проекта будет предоставлен еще до заседания!»
Стратегии: если критика справедлива, то используйте преимущество 10 (сопереживание) и постарайтесь объяснить ситуацию. Скажите, что конкретно вы собираетесь сделать. Ответ Пауля: «У нас собраны еще не все данные. Я понимаю, что числа нужны вам для составления плана. Я уже распорядился, чтобы данные предоставили до завтра». Если критика несправедлива, используйте методы, описанные ниже.
4. Провокация: это означает, что кто-то хочет проверить вас на прочность. Речь может идти о статусе, разграничении или о личной антипатии.
Пример со встречи Пауля – один руководитель отдела говорит: «Этих заданий по проекту из вашего списка на самом деле не существует!»
Стратегии: вы ведь не хотите устраивать показательный бой на пленуме. Во-первых, вы создадите напряженную ситуацию, во-вторых, ее исход неизвестен. Вместо этого вернитесь к теме обсуждения. Используйте связующую фразу, которая переведет разговор от слов провокатора к начальной теме. Возможный ответ Пауля: «Здесь очень много заданий. Одновременно идет работа над четырьмя частями проекта, поэтому список такой длинный».
5. Нападки на других участников проекта или на вас. Для нападок характерны решительный тон, резкая оценка и слабая связь с происходящим. Пример со встречи Пауля: «Все равно опять ничего не получится».
Стратегии: дышите глубже – в таких ситуациях важно соблюдать спокойствие. Еще больше, чем в ситуации провокации, нападающий хочет показать, что он сильнее вас, а вы слабее, это тоже может быть связано со статусом. Если вы останетесь независимы и невозмутимы, то можно считать, что нападающий не добился того, на что рассчитывал. Попросите его вернуться к теме разговора.
Вот некоторые варианты, которые может использовать Пауль.
– «Я вижу, вы настроены скептически. Что заставляет вас так думать?»
– «Я вижу, вы настроены скептически. Что вы предлагаете?»
– «Почему вы так считаете?» Если вы хотите выиграть время (или вам не приходит в голову, как выйти из ситуации), то последнее предложение можно использовать в качестве крайнего средства на все случаи.
