Матрица планирования презентаций должна удерживать вас на верном пути, обеспечивать разнообразие для слушателей и помогать вам доказывать свои аргументы. Эта методология очень эффективна. Она позволит вам подстроить свою презентацию или выступление под потребности аудитории. Например, если вы выступаете перед группой инженеров из авиакосмической отрасли, то можете выбрать три логических/статистических доказательства на каждое доказательство эмоциональное. Но не поддавайтесь соблазну вовсе отказаться от эмоциональных доказательств, историй, случаев из жизни и аналогий. Почему? Потому что, как мы уже говорили раньше, истории запоминаются, а утверждения забываются. Истории оказывают воздействие, утверждения игнорируются.
Настало время вам самому испытать свои силы и заполнить собственную матрицу. Заполняя приведенную ниже форму, вам придется вспомнить все методы, делающие ваше выступление динамичным и влияющим на слушателей. Выступаете ли вы на работе или торжественном ужине, произносите ли тост на свадьбе, являетесь ли оратором на коммерческой конференции, экспромтом отвечаете ли начальнику или проходите собеседование о приеме на работу, вам понадобятся многие аспекты эффективной коммуникации.
Что сделает ваше выступление эффективным?
• Положитесь на собственный опыт, о котором мы говорили в понедельник. Здесь вы сможете найти и аргументы, и доказательства.
• Не забудьте продемонстрировать свои аргументы
• Используйте эмоциональные доказательства
• Приводите логические доказательства
• Повторяйте свои аргументы
• Не дискредитируйте себя
• Используйте убедительные истории и случаи из жизни
• Используйте аналогии
• Начало выступления должно быть профессиональным
• Используйте вопросы в процессе презентации
• Вовлекайте слушателей в процесс
• Используйте демонстрации или показывайте дополнительные материалы
• Создавайте атмосферу напряженного ожидания, давайте обещания
• Не пренебрегайте юмором и шутками
© Christine Harvey
Когда вас приглашают для выступления
А что, если кто-то, услышав ваше выступление, решит пригласить вас выступить в своей организации? Как к этому подготовиться?
Я предпочитаю всегда знать состав слушателей. Сколько будет женщин, сколько мужчин, сколько молодежи, сколько руководителей среднего и высшего звена, сколько продавцов и т. п.? Это дает мне представление о том, кто будет меня слушать, каков их уровень, какие истории, эмоциональные и логические доказательства покажутся им наиболее привлекательными.
Я задаюсь и еще одним вопросом: «Когда слушатели покинут зал, какие чувства они должны испытывать? Какие знания они вынесут из моего выступления?». Эти вопросы позволяют мне сосредоточиться на основной идее. Затем я начинаю подбирать аргументы, истории и доказательства этой идеи.
Если вас пригласили просто выступить где-либо, то можете просто задать несколько вопросов по телефону.
Вам нужно узнать хотя бы следующее:
• Предполагаемое количество слушателей
• Их профессия
• Процент мужчин и женщин
• Возрастной состав
• Отведенное для выступления время
Если выступления становятся вашей профессией и способом зарабатывания средств, то вам нужно разработать специальный опросник и включить в него такие вопросы, как: «Хотят ли слушатели овладеть каким-то навыком? Хотят ли организаторы повысить мотивацию слушателей? Нужно ли вам и то, и другое? Каковы ваши предпочтения? Есть ли какие-то особые проблемы, о которых не стоит упоминать? Если да, то что это за проблемы? Хотите ли вы, чтобы в выступлении были упомянуты какие-то люди или группы? Если да, то кого именно следует упомянуть?». Набравшись опыта, вы сможете придумать дополнительные вопросы, которые будут важны для вас и вашей сферы деятельности.
Использование в социальных сетях
Если вы собираетесь создавать видеоматериал – либо для использования в своей презентации, либо для YouTube или другой социальной сети, – то эта глава для вас будет очень полезна. Матрица одинаково эффективна и для трехминутного выступления, и для 45-минутной презентации.
Готовя видеоматериал, очень важно заранее спланировать время и поддерживать энергичный темп – это позволит оказать на зрителей максимальное воздействие. Любой аргумент или доказательство, которые в реальной презентации займут около двух минут, в видеоматериале должны быть сокращены до 20 секунд. Потренируйтесь, и вы сможете уложить все самое важное в 20-секундный сегмент. Именно такой формат наилучшим образом подходит для видеоматериалов, хотя во время реального выступления он может показаться чрезмерно схематичным и кратким. Обещания и другие методы привлечения и удержания внимания здесь столь же эффективны, как и в любой другой ситуации. Даже в Twitter, где количество символов строго ограничено, старайтесь тщательно подбирать слова, чтобы максимально заинтересовать читателей и оказать самое сильное воздействие.
Когда вы готовите только письменный текст – для деловой странички в Facebook, Linkedin и т. п. – то концепция «аргумент – доказательство – привлечение и удержание внимания» остается столь же эффективной, как и для вербальной презентации.
Чтобы сделать свой материал максимально эффективным, при его подготовке учитывайте потребности своих слушателей, зрителей и читателей.
Резюме
Сегодня мы обсудили чрезвычайно эффективное средство – матрицу подготовки презентации. Это средство позволит вам собрать аргументы, а затем подобрать все необходимое из трех категорий, чтобы подкрепить каждый из них. Первая категория – это эмоциональные доказательства, опирающиеся на истории и случаи из жизни. Вторая – логические доказательства, то есть статистические данные, цитаты и ссылки. А третья – это способы привлечения и удержания внимания с помощью аналогий, демонстраций, вовлечения слушателей в процесс и вопросов, с ответами и без.
Начинать следует со своей основной цели – с результата, которого вы хотите добиться. Вам нужно решить, следует ли вашим слушателям после выступления предпринять какие-то конкретные действия или им достаточно будет просто получить определенную информацию. Ваша цель определит основную идею выступления, а также те аргументы и доказательства, которые вы захотите использовать, чтобы донести эту идею для слушателей.
Вопросы (ответы вы найдете в конце книги)
1. Начиная свое выступление, вам нужно сразу же привлечь внимание слушателей. Должна наступить мертвая тишина. Через сколько минут или секунд после начала выступления это должно произойти?
