• календарь или ежедневник;
• электронная почта;
• Dropbox;
• социальные сети;
• CRM;
• банки;
• сервисы электронной торговли;
• аудио- и электронные книги;
• рабочий диск и сервер;
• защита паролей;
• системы удаленного доступа.
Календарь или ежедневник. Используйте электронный календарь или ежедневник вроде Outlook, iCal или Google Calendar, хранящийся в облаке. Откажитесь от необычных или малоизвестных сервисов, так как в них наверняка окажутся ошибки, и вам будет сложно синхронизировать свой планировщик с планировщиками других пользователей. Придется настроить доступ к календарю с каждого вашего устройства (ноутбука, планшета, домашнего компьютера, рабочей станции) и открыть его всем важным людям (ассистенту, директору, супругу и т. д.). Программа должна быть простой, чтобы все они могли участвовать в распределении вашего времени и управлять запланированными событиями, причем так, чтобы при этом не возникало пустой траты времени, накладок и дублирования задач.
Я совсем не дружу с техникой. Мне не нравится устанавливать приложения, а если чего-то вдруг не оказывается на первой странице выдачи Google, этого для меня не существует. Следовательно, если я справляюсь со всем тем, о чем говорю, то и вы сможете. Если вам нравится настраивать такие приложения и экспериментировать со своими гаджетами — замечательно; если нет, пусть вам поможет ваш тринадцатилетний ребенок или какой-нибудь знакомый, разбирающийся в компьютерах. Отдайте настройку этой системы на аутсорсинг.
Электронная почта обычно съедает очень много времени, поэтому важно взять работу с ней под контроль. Синхронизируйте учетные записи на всех устройствах и сделайте их легкодоступными. Настройте возможность получать доступ к каждому почтовому ящику по отдельности и ко всем сразу в одном месте без необходимости открывать новые окна, начинать, заканчивать сессию и возиться со всей этой ерундой. Вы можете предоставить доступ к своей электронной почте личному помощнику, чтобы он управлял ею за вас.
Такой подход позволит вам достигнуть чрезвычайной эффективности. Вы можете получать сотни писем в день и при этом быть в курсе всех важных событий, держать свой ящик пустым и пользоваться свободой.
Создайте следующие папки в вашем почтовом клиенте (Gmail, Outlook и т. д.):
• «Общее»;
• «Немедленный ответ»;
• «Ожидается ответ»;
• «Бизнес/реклама».
Люди слишком часто заглядывают в почтовый ящик. Им становится дурно от огромного количества писем в нем. Их моментально накрывает чувство беспомощности. Они пытаются воспользоваться функцией поиска и часто ничего не могут найти. Они никогда не бывают в курсе событий. Но вы же не такой, а?
И если не хотите таким стать, всегда держите ящик пустым.
Каждое письмо нужно обрабатывать по принципу «Сделать, делегировать, отложить или удалить». Вот что нужно делать в каждом из этих случаев.
• Сделать: либо ответьте на письмо сразу же (а затем заархивируйте или удалите его), либо поместите его в папку «Немедленный ответ».
• Делегировать: поручите ответить на письмо кому-нибудь другому, но впишите себя в поле «Копия» и переместите письмо в папку «Ожидается ответ».
• Отложить: переместите письмо в папку «Общее» или «Немедленный ответ».
• Удалить: сигареты. Навсегда. Слабо бросить?
Итак, вам приходит письмо. Если оно не срочное и не особо важное, переместите его в папку «Общее», предназначенную для обычной корреспонденции. Проверяйте эту папку всего два-три раза в неделю. Ответьте на те письма, на которые вам хочется ответить, все прочие оставьте до тех пор, пока вам не понадобится что-то найти.
Если письмо важное или срочное, то либо займитесь им прямо сейчас, а потом заархивируйте его, либо переместите его в папку «Немедленный ответ». Занимайтесь письмами в этой папке по крайней мере дважды в день, в моменты высокой концентрации, когда вам ничего не мешает, но не вздумайте отвечать сразу же, как только письмо пришло. Всё, что вы помещаете в папку «Немедленный ответ», находится под вашим контролем.
Письма в папке «Немедленный ответ» относятся к категории «Сделать» или «Делегировать», соответственно занимайтесь ими лично или перешлите кому-нибудь. В последнем случае поставьте свой адрес в поле «Копия», чтобы обозначить действие (и не искать потом нужное письмо в огромной папке отправленных). Кроме того, люди обычно думают, что такое письмо важнее. Переслав письмо, перенесите его в папку «Ожидается ответ».
• Папка «Ожидается ответ» предназначена для делегированных задач, которые вам нужно оценить или проконтролировать. Проверяйте ее раз в день. Как только задание будет выполнено, удалите письмо или заархивируйте.
• В папке «Бизнес/реклама» вы можете архивировать все письма, связанные с бизнесом, маркетингом, рекламой, а также письма из рассылок. Ничто не мешает вам поместить их и в папку «Общее», но обычно люди предпочитают разделять эти категории. Читайте такие письма в перерывах, на отдыхе, когда у вас есть свободное время, когда вам нечем заняться и т. д. Конечно, если вам вдруг попадется что-то важное или срочное, отправляйте его в папку «Немедленный ответ» (например, любые рассылки Progressive или Роба Мура, на которые вы можете подписаться).
Dropbox. Используйте платформу для обмена в облаке, чтобы хранить файлы, к которым нужен удаленный доступ. Наиболее универсальные и простые в использовании сервисы — это Dropbox и WeTransfer. Находясь в любой точке мира, вы можете получать доступ к файлам, презентациям, объемным видео- и аудиозаписям — и делиться всем этим с другими людьми.
Социальные сети. На всех ваших гаджетах скачайте и установите все приложения социальных сетей, которыми вы регулярно пользуетесь, таких как Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, WhatsApp, и войдите в них под своими учетными записями. Это позволит вам оставлять комментарии, делиться информацией и выполнять маркетинговые задачи в реальном времени. Однако не позволяйте социальным сетям высасывать ваше время и не впадайте в зависимость от них.
CRM. Если вы занимаетесь онлайн-бизнесом или маркетингом, вам очень важно иметь удаленный доступ к CRM (системе управления информацией о клиентах) и базам данных вашей рассылки. Многие сервисы сейчас хранят всю информацию в облаке, потому удаленный доступ не станет проблемой. Благодаря этому вы сможете совершать деловые звонки и отправлять электронные письма из любой точки мира.
Банки. У большинства крупных банков есть современные приложения, через которые вы можете полноценно управлять своими счетами. Вам потребуется немного времени, чтобы настроить безопасность, ввести данные и синхронизировать учетную запись, после чего вы сможете совершать платежи и переводы, а также получать деньги, находясь в любой точке мира. Электронные подписи позволяют даже удаленно обменивать и покупать недвижимость.
