Когда у вас оказывается не очень большое количество писем — сейчас я это письмо перешлю! — вы можете добавлять метки, которые вы помните. Например, поставлю метку «задача» — вот здесь, в теме письма…
Письмо пришло! Видите, метка «задача» установлена.
Идею о том, что информацию можно рассортировать по блокнотам, чтобы всегда было можно найти что-то нужное, Виктор вроде бы усвоил, но для чего нужны какие-то там метки — было непонятно. Но Наставник, как уже бывало не раз, словно услышал его незаданный вопрос:
— Почему в Evernote есть блокнот и есть метки? Блокнот — это хранилище всего и вся. Если я где-то собираю узкоспецифический материал и не хочу, чтобы он был в общем хранилище, я создаю отдельный блокнот и туда запихиваю данный материал…
Из блокнотов мы можем создавать себе наборы блокнотов. Если мы собираем информацию, посвященную энергетике, в один блокнот, медитации собираем в другой блокнот, йогу — в третий блокнот, мы можем всегда один блокнот подчинить другому блокноту.
Как создаются наборы блокнотов? Самый простой способ — взял один блокнот и подтянуть его на другой блокнот. И вот шаблоны стали вместе с инбоксом в наборе «Блокнот». Дальше его можно переименовать. В нем есть два подблокнотика.
В общем, с блокнотами можно — нужно! — сотворить много интересного, — резюмировал Наставник, — но обычно в своей жизни я использую только два блокнота. Первый блокнот — это inbox, входящие, и второй блокнот — шаблоны.
Все входящие сообщения, которые тут оказываются, это свалка, — доверительно сообщил он, — чтобы с ней можно было что-то сделать, необходимо правильно расставить метки.
Шаблоны — это какие-то шаблоны документов, это может быть деловое письмо, распорядок чего-то, чек-лист. У меня несколько сотен чек-листов — по маркетингу, по организации мероприятий, по сборам на тренинг, по поездкам куда бы то ни было, по сборам в отпуск и т. д Там просто содержится все, что необходимо взять для того, чтобы…
Чтобы не загружать голову, один раз сел, прописал этот чек-лист, и все. Как только нужно собраться, выбираю чек-лист, нажимаю «Скопировать в блокнот», например, в inbox, копирую и дальше по нему пошел. К этому чек-листу добавляю дату напоминания. Например, двадцать четвертого числа в десять часов надо заниматься сборами.
Если нужно собраться в отпуск, создаем новую заметку. Здесь есть штучка «вставить флажок». Это очень удобная вещь. Можно помечать галочками. И начинается… — Наставник принялся набирать, и по экрану побежали строчки:
— Определиться с числом дней поездки;
— Исходя из целей поездки, выбрать вариант бизнес-отпуск-командировка;
— Если бизнес, снова вставил галочку.
И так далее. Чтобы сохранить, просто закрываем.
Все напоминания будут храниться в том порядке, в котором вы укажете. Они могут сортироваться по дате, показываться ближайшие и недавно завершенные. Очень удобно пользоваться именно такими подсказками.
«Ага. Если в Доминикану летишь, например! Не забыть взять с собой маску и ласты, — с долей зависти подумал Виктор, — ничего-ничего, когда-нибудь и я такой список составлять буду! Хотя бы ради этого стоит эту программку освоить».
А Наставник продолжал:
— В чем прелесть меток? Метки позволяют искать все документы, независимо от того, в каком блокноте они пребывают. Я здесь воссоздал структуру меток, которую использую у себя, вы можете их расширять по своему усмотрению.
Метки делятся на две большие категории — по крайней мере, это я их так делю. Первая — это точки контроля. Это те сферы, которые для меня являются нужными и важными, на которые я разделяю входящие задачи.
Что мне это дает? Я могу, зайдя в раздел «Точки контроля», увидеть, какая у меня активность по любой из сфер жизни. Точки контроля делятся на следующие категории: жизнь, личная жизнь и работа.
Жизнь — интеллект, карьера, отношения, развлечения, дело, финансы, эмоции. Все задачи либо вся информация, которые касаются интеллекта, помечаются меткой «Интеллект». Как это делается? Нажимаем в разделе «Добавить метку» в текущей заметке и добавляем. Видим, что в разделе «Интеллект» появилась единица.
Личное — есть актуальные задачи, это то, что требуется выполнить сейчас. Есть личные хвосты. Дело в том, что метки не могут называться одинаково. Я разделяю личные хвосты и хвосты по работе.
Что такое «хвосты»? Это те недоделки, которые необходимо выполнить в достаточно обозримые сроки.
Развитие навыков — для меня лично очень важно приобретать новые навыки. Почему? Если мы хотим делать быстро, нам надо учиться это делать. Если мы не улучшаем свои навыки, то эффективность остается неизменной. При наращивании навыков эффективность тоже растет. Есть навыки управления информацией, есть навыки управления действиями, есть навыки скорочтения, навыки быстрого мышления и т. д. Например, для выступления требуются навыки харизмы, навыки привлечения внимания, навыки продаж, навыки подготовки вебинаров и т. п.
Для Виктора было немного странно, что Наставник — в его-то годы! — продолжает чему-то учиться, да еще гордится этим. Хотя, может быть, иначе и нельзя? Недаром ведь говорят: «Умный всю жизнь учится, дурак всю жизнь поучает»! Хотя нет, других он тоже учит и, видимо, с большим успехом… Тьфу, запутался совсем!
Виктор помотал головой, словно отгоняя ненужные мысли, и постарался снова сосредоточиться на том, что вещал Наставник с экрана:
— Работа — это проекты в работе, работа-хвосты, работа-рутина. Проекты в работе просто расписываем. У меня это Духовная Интеграционика, Школа коучинга, Эффективность через коучинг и еще порядка двадцати проектов.
Это точки контроля. Как я их использую? Я регулярно туда захожу. Зашел, например, в раздел «Духовная Интеграционика» и смотрю, что там у меня с задачами и информацией. Я сразу вижу тысячи заметок по этой теме, с которыми надо что-то делать и уже что-то делается.
Дальше. Я могу по «Духовной Интеграционике» посмотреть не только все, но и отдельно задачи, которые по ней выполняются. Я нажимаю на тэг «Найти метку» и добавляю «Задачи».
Что такое эта самая «Духовная Интеграционика», Виктор не знал, но словосочетание его почему-то заинтересовало, даже в Артемкин альбом записал на всякий случай. «Надо будет потом разобраться при случае, — решил он, — эх, все-таки сколько чего я не знаю! Стыдно даже. А не случись та история в ресторане — так и прожил бы серым валенком между офисом, домом и спортбаром. А на компьютере бы в „танчики" играл».
— И получается, что все блокноты, которые соответствуют любым критериям с метками «текущие ожидания», «задачи», «чек-листы», «запланированные для просмотра», «завершенные», видны сейчас в списке заметок.
Если я захочу, чтобы не все виды задач были, а только текущие, то всякие ожидания, задачи в целом, чек-листы, запланированные и т. д., я убираю.
У меня останутся только «Духовная Интеграционика» и текущие задачи. Я сразу вижу, что надо делать, что это за задачи, и у меня не возникает вопросов с поиском каких-то забытых активностей. Вот они все присутствуют.
