У задач существуют семь статусов.
Текущие — это те, которые выполняются.
Ожидания — это те, которые не срочные, не важные, которые можно отложить на потом.
Чек-листы — это все чек-листы, которые в процессе изготовления. Как только чек-лист завершается, он перекочевывает в шаблоны.
Запланированные — это те, которые имеют четкую дату начала. Это разного рода мероприятия и встречи.
Для просмотра — это материал, который надо посмотреть и как-то на него отреагировать. Он не является срочным. Это необходимо сделать когда-либо в обозримом периоде.
Завершенные — туда перекочевывают все задачи.
Когда-нибудь — это совсем не срочное и не важное, можно отложить и на следующий год Это разного рода идеи, которые не ведут к ускорению эффективности прямо сейчас. Например, «Переделать Школу Коучинга на новый формат» висело уже несколько месяцев, а два месяца назад переехало в «Срочное и важное», в текущие дела.
Наставник сделал короткую паузу, отхлебнул чаю, но тут же заговорил снова, словно торопился в сжатые сроки донести до слушателей что-то важное.
— Дальше у нас идет очень важная часть — цели. С целями надо активно начинать работать уже сегодня! Мы можем ставить большое количество целей, но чем больше их у нас, тем меньше эффективность наших действий. Мы распыляемся!
Чем больше у нас целей, тем меньше эффективность наших действий!
Я видел людей, которые говорили, что у них сто-двести-триста проектов, и они умудрялись ими заниматься. Это невозможно, сто проектов означает только одно — вы отдали задачи кому-то на аутсорс, и единственное, что вам надо делать, это раз в месяц связываться с этими исполнителями и понимать, в каком состоянии процесс.
Иначе триста целей держать невозможно. Я предпочитаю оставаться в рамках двух десятков проектов. Больше — это уже перебор, с моей точки зрения.
Виктор смотрел на Наставника с некоторым недоверием. Подумать только, двадцать проектов у чувака в работе! Всего-то. Да на такое просто не хватит сил человеческих!
Хотя, кто его знает…
— Чтобы быть эффективным, это проверено уже много раз многими людьми, мы должны ограничиваться тремя целями! — сказал Наставник и, видимо, для наглядности, выставил три пальца.
— Что это за цели? Мы ставим их на день с утра. Можно их пытаться ставить с вечера, но, если я поставил цель вечером, у меня лично начинается бессонница — те ли цели я поставил, появляются дополнительные идеи, мысли. Приходится вставать и все это записывать. Я понял, что мне лучше ставить цели с утра, после зарядки.
Каждый день с утра ставим три цели. Если ничего больше не сделать в течение дня, вы скажете себе: «Я классно сегодня поработал, я сегодня действительно приблизился к тому, куда я двигаюсь!»
Цели недели — пятнадцать целей за неделю должны быть выстроены так, чтобы приближать нас к целям недели. Цели недели ставятся в понедельник и инспектируются в пятницу. По каждой цели недели, как и по цели дня, дается ОСВК — то есть обратная связь высокого качества. Помните, в первый день мы с вами говорили о том, что это такое? То есть маленький разбор с самим собой обязателен.
Поставьте себе на эту неделю три цели! У нас также есть три цели месяца и три цели года.
Для цели года должно быть что-то глобальное. Например, сейчас у нас с вами тренинг «Эффективность через коучинг». Параллельно я делаю «Школу Коучинга», переписываю «Духовную Интеграционику». Это все цели месяца.
Какие цели года они закрывают? Это финансовая цель, это цель — улучшение корпоративной культуры в моей компании и третья цель — кратное улучшение моего здоровья. Слишком серьезная нагрузка на меня, если я занимаюсь своим здоровьем по остаточному принципу.
Цель месяца — переписывание всего и вся, что касается «Школы Коучинга», и направлена она на то, чтобы компания вышла на хорошие финансовые обороты. Очень верю, что мне это удастся.
В следующие месяцы будут другие цели.
Вы видите, что в годовых целях нет духовного развития, оно входит подзадачей в каждую неделю либо в каждый месяц.
«Ох, тяжелая работа быть самому себе надсмотрщиком! — с тоской думал Виктор. — Тут уж не по-филонишь, не обманешь, не отоврешься… А что делать, если не выполнил? Неужто наказывать самого себя?»
— Если вы поставили три цели дня и их не достигли, то вы либо поставили не те цели, они не имеют смысла для вас, либо вы боитесь этих целей достигать, — объяснил Наставник с экрана и добавил: — Очень хотите, но боитесь.
Если очень хотите и боитесь, тогда задаете себе коучинговые вопросы: «Что я не понимаю в том, как эту цель достичь?» Обратите внимание, ругать себя бесполезно.
Каждый раз, ругая себя, мы отдаляем себя от результата. Вместо того чтобы ругать себя, мы хвалим себя за все то хорошее, что у нас получилось. Если у нас получилось сделать хорошо хотя бы половину или хотя бы начать, мы хвалим себя за то, что мы начали.
Если нам удалось завершить, мы себя хвалим за это. Если мы поняли, где совершили ошибку, мы себя хвалим за это и теперь сделаем что-то для того, чтобы эту ошибку компенсировать.
Кроме задач, точек контроля, целей есть еще раздел «Данные». Отдельно держу «Контакты» и «Материалы», куда входят идеи, инструкции и статистика.
Статистика — это всякого рода цифровые данные, которые могут быть использованы во время вебинаров, при подготовке докладов, писем и т. д.
Если необходимо добавлять и расширять метки, это можно сделать, и очень быстро заметите, что структура меток становится гораздо больше.
Какой критерий добавления новых меток? Если у вас появились четыре или пять заметок, которые вы затрудняетесь найти другим способом, нежели добавлением новой метки, вы добавляете новую метку. До того старайтесь пользоваться старыми метками. Не создавайте сущностей без надобности!
Наставник глянул в монитор.
— Вот, слушатель Андрей задает вопрос: можно ли защитить данные от утечки? Можно. Берем новую заметку, пишем, например, какое-то количество данных. Есть такая штука: «Зашифровать выбранный фрагмент». Нажимаем и задаем пароль. У меня двадцатисимвольный пароль, но он легко запоминается. Когда вы входите в аккаунт, он требует пароль.
Виктор лишь усмехнулся. «Мне-то шифроваться без надобности! Кому могут понадобиться мои бесценные заметки о поиске работы — даже представить себе не могу… Хотя, конечно, может быть, для кого-то это актуально».
— Программу Evernote я активно использую на мобильном устройстве, — продолжал Наставник, — она у меня запущена все время. Поставлена на голосовой вызов, и посередине статус-бара есть зеленый плюс. Мы его нажимаем, удерживаем, всплывают три иконки — голосовая заметка, фото и будильник.
«Ну, конечно! У него-то телефон крутой… Не то что у меня. — Виктор даже загрустил, почувствовав себя полным лузером. — На моей звонилке только кнопки, yes“ и „по“, ну и будильник еще, можно хоть таймер выставить!»
