Вы получите четкую картину: чем вы занимаетесь больше всего? На что уходит основное время? Какие действия были бесполезными?
Описание: проще всего хронометрировать время с помощью специальных приложений и программ. Рекомендую воспользоваться одним из двух вариантов.
RescueTime. Этот сервис показывает время, затраченное на различные программы и сайты. Он оптимален для каждого, кто знает, что время уходит впустую, но не вполне понимает «проблемные места». RescueTime анализирует, а под конец недели посылает отчет: сколько минут и часов ушло на те или иные приложения и сайты.
aTimeLogger. (Этим приложением я пользуюсь каждый день и рекомендую его вам.) Здесь многое отлаживается вручную. Вы включаете и выключаете таймер, пока заняты тем или иным делом. Задачи разбиты на разные категории.
Вы скажете, что с aTimeLogger много мороки. Да, хло-потно, но приложение полезно всякому, кто хочет довести КПД до максимума и оптимально расходовать время на важные вещи, связанные с работой или собственным делом.
Приведу пример. Мой бизнес включает 15 категорий задач. Но ежемесячная цель состоит в том, чтобы тратить не меньше 30% времени на написание книг и 10% — на их маркетинг. Эти задачи — неотъемлемая часть процесса. Вот aTimeLogger и хронометрирует мой день, помогая мне посвятить им как можно больше времени.
Изучение полученных отчетов входит в мою серию привычек, нацеленных на повышение КПД. У меня есть цель: уделять должное внимание тому, что важно для бизнеса. Если я замечаю сбой, то на следующий день вношу поправки, чтобы заниматься этими вещами больше. (Если вам интересен тайм-менеджмент с помощью aTimeLogger, ознакомьтесь с моим пошаговым руководством на бесплатном сопроводительном сайте.)
Что касается блока привычек, стоит хронометрировать все действия, связанные с работой (если вы пользуетесь чем-то вроде aTimeLogger). Только старайтесь изучать статистику каждый день в ходе вечерней программы. Так вы поймете, на что уходит больше всего времени, какие задачи можно сократить или даже убрать.
№ 13. Используйте метод помидора
Тип: краеугольная привычка.
Оптимальное время: любое.
Регулярность: каждый день.
Польза: существуют хитроумные способы повысить концентрацию, сделав время своим другом. Если вам трудно сосредотачиваться, попробуйте работать короткими сприн-тами (по таймеру). Для этого есть специальная сис-тема: метод помидора.
Это прием с упором на небольшие временные отрезки был придуман в 1980-е годы Франческо Чирилло и взят на вооружение многими предпринимателями и специалистами по тайм-менеджменту.
Чирилло заметил, что люди не способны долго удерживать концентрацию: внимание рассеивается. А значит, нужен другой подход: короткий рывок — немного отдыха — и снова рывок. Название методике дал кухонный таймер, похожий на помидор. Таймер как таймер, самый обычный, но путем проб и ошибок Чирилло открыл очень эффективный (в плане рабочего КПД) способ использования временных отрезков.
Описание: как применять метод помидора:
1. Выбрать задачу (например, написание текста).
2. Установить таймер на 25 минут.
3. Работать 25 минут не отвлекаясь.
4. Сделать паузу на 5 минут (желательно встать и пройтись).
5. Вернуться к работе и работать еще 25 минут.
6. После каждого четвертого блока устраивать долгий перерыв (15–30 минут).
Как это выглядит в целом? Если следовать методу помидора и ежедневно уделять написанию текстов 120 минут, работа за столом будет занимать 100 минут (еще четыре блока по 5 минут уйдут на перерывы).
Вам может показаться, что это менее эффективно, чем работа без остановки. Но вспомните, как вы трудились над какой-то задачей длительный период времени. Поначалу вы ощущали подъем, затем концентрация начинала снижаться. В итоге у вас было желание заняться чем угодно, только не текущей работой.
Метод помидора позволяет сохранить ум свежим и ясным, а значит, оставаться внимательным. Поскольку график включает перерывы, у вас есть несколько минут для отдыха. И хотя времени на работу остается меньше, качество труда при серии спринтов обычно выше, чем при марафоне.
Если вам интересен метод помидора, имеет смысл скачать одну из следующих программ:
Team Viz (синхронизация компьютера и телефона).
Rapid Rabbit (приложения для iPhone и iPad).
Flowkeeper (для пользователей PC).
Pomodoro для пользователей Mac.
Pomodoro для пользователей Android.
Ничто не мешает выбрать другую продолжительность спринтов. Но метод помидора мне нравится изящной симметрией. Вы 25 минут работаете и 5 минут отдыхаете: в общей сложности получается блок длиной полчаса. Можно распределить получасовые блоки по всему дню и использовать методы тайм-трекинга, рассмотренные выше, чтобы вкладывать больше сил в приоритетные задачи.
№ 14. Записывайте выполненные дела
Тип: поддерживающая привычка.
Оптимальное время: вечер.
Регулярность: каждый день.
Польза: многие не любят списки текущих задач: столько всего надо успеть, что руки опускаются! Но почему бы не составлять перечни выполненных дел? Почему бы не фиксировать всё, с чем удалось справиться за день? Это мотивирует вас на следующее утро.
Описание: завершая очередную задачу, делайте себе пометку. Или подведите итоги в конце дня, записав все достижения. Это можно делать как на бумаге, как и в приложении вроде iDoneThis.
№ 15. Перепоручайте задачи другим
Тип: «слоновья» привычка.
Оптимальное время: любое.
Регулярность: каждый день.
Польза: как правило, не все дела важны для работы; некоторые из них — чистая потеря времени. А ведь результаты труда можно улучшить, уделяя больше внимания тому, что приносит прибыль.
Скажем, продавец должен активнее совершать рекламные звонки, а писатель — чаще писать. Адвокату следует увеличивать количество часов непосредственной работы с клиентом. В общем, вы поняли.
Чем больше времени вы тратите на прибыльные занятия, тем больше успеваете и тем больше зарабатываете. Но как этого добиться? Есть простой способ: выявить задачи, которые мешают увеличению КПД, и поручить их другим людям.
Если у вас есть подчиненные, возложите подобные дела на них. А можно нанять кого-то (если позволяют средства). Вы удивитесь тому, насколько легко снять с себя лишние заботы и предоставить их остальным.
Описание: в наши дни на аутсорсинг можно отдать что угодно. Советую составить список задач, от которых вы хотите избавиться. Возьмите себе за правило добавлять в него ежедневно по одному пункту. Ничего сложного здесь нет. Надо всего лишь взять паузу перед очередным делом и спросить себя: «Обязательно ли мне выполнять его самому?» Если ответ отрицательный, включите это дело в список.
