Заключения по работе сотрудников окупают затрачиваемое на подготовку время тем, что в конечном счете представляют собой сгусток информации в отношении оцениваемого сотрудника. Заключения по «модели 360°» дают ценные сведения о том, что люди думают о ваших подчиненных. Самооценки позволяют вам понять, что люди думают сами о себе, каковы их слабые и сильные места и достижения за год. Написание итоговых заключений позволяет вам сосредоточиться на мыслях о конкретном человеке больше чем на несколько минут. Этот процесс помогает составить выпуклое представление о конкретном члене команды в относительно длительной перспективе. Все это должно способствовать возможности разглядеть определенную систему в его действиях и поведении, что трудно сделать в ходе постоянной каждодневной обратной связи.
Заключения по работе зачастую неверны потому, что составляющие их люди неправильно оценивают их важность и испытывают значительные трудности при написании. Они неверны еще и потому, что мы склонны лучше помнить недавние события и придавать им большее значение и забывать о том, что произошло полгода или год назад. Еще одна причина — в том, что все мы страдаем от различных искажений мышления, как известных нам, так и неизвестных, и обладаем склонностью судить о людях сквозь призму искажений, порицая одних за то, чего в других даже не замечаем. Все это действительно существует, и многое рано или поздно становится заметно. При всем том процесс составления заключений по работе сотрудников очень ценен, а вы как менеджер располагаете возможностями сделать его еще более (или менее) ценным в зависимости от подхода.
Написание и представление заключений по работе
Здесь я привожу некоторые советы по написанию и представлению правильных заключений по работе сотрудников.
Выделите на написание заключений достаточно времени и не затягивайте с началом работы
Процесс написания заключений по работе — не задача, решаемая за час и притом хорошо. Понятно, что обычно в расписании менеджера имеется миллион разных занятий. Тем не менее постарайтесь выделить для работы над заключениями время, когда вам ничего не мешает. Эту работу можно делать и дома, если необходимо. Вы должны располагать достаточным временем, чтобы изучить все результаты обратной связи, полученные от команды, переварить ее и правильно обобщить. Начните так: прочитайте оценки сотрудника и сделайте выписки, обдумайте имеющуюся информацию и только затем приступайте к обобщению. У вас должно быть достаточно времени, чтобы написать заключение и внимательно прочитать написанное хотя бы раз перед тем, как пустить документ дальше по инстанциям.
В большинстве компаний менеджеры, прочитав оценки конкретного работника, данные его окружением, обычно обезличивают их и в таком виде используют при написании заключений. Но в некоторых организациях этот процесс носит открытый характер: мнения и оценки окружающих видны работнику, их авторы открыты перед ним. Даже в этом случае менеджер должен внимательно вчитываться в оценки окружающих и использовать их только как составную часть заключения, поскольку его мнение и заключение — все же самая важная составляющая общей оценки работы сотрудника.
Старайтесь оценить сотрудника за весь год работы, а не за пару последних месяцев
Вам будет проще, если записи по каждому сотруднику вы будете регулярно вести в течение года. Один из хороших приемов — составление промежуточных итоговых оценок, включая известные сотруднику рекомендации и замечания. Если вы этого не делали, вам придется внимательно просмотреть электронный архив, чтобы вспомнить, какие проекты осуществлялись, что делал работник месяц за месяцем, и самому вернуться в прошлое. Цель оценки за год состоит не только в понимании, что совершил работник за это время, но и каковы его персональный рост и изменения, произошедшие с ним.
Используйте конкретные примеры и выдержки из оценок, которые коллеги дали работнику
При необходимости обезличивайте оценки, данные работнику коллегами. Если вы не можете использовать конкретный пример для подкрепления такой оценки, задайте себе вопрос, стоит ли тогда включать ее в обобщенное заключение. Заставляя себя быть точным и конкретным, вы избежите заключений, основанных на искаженных мнениях.
Уделяйте больше времени фиксации достижений работника и его сильных сторон
Не пропускайте случаи, когда можете отметить достижения сотрудника и то, что у него идет хорошо, а также похвалить его за хорошую работу. Это касается не только процесса написания заключения, но и особенно сведений, полученных от окружения члена команды. Не позволяйте людям не замечать хороших моментов в чьей-то работе: в перспективе это способствует стремлению к дальнейшему самосовершенствованию, чем многие обязательно и займутся. Сильные стороны работника должны быть озвучены, когда человек достоин повышения по службе. Важно правильно прописать их в заключении, сопроводив обоснованными комментариями.
Выделяйте конкретные направления для самосовершенствования сотрудников
Формулирование для кого-то направлений самосовершенствования — задача с подвохом. При хорошем раскладе вы касаетесь одной-двух тем, проходящих красной нитью по оценкам коллег сотрудника. Вы их отмечаете и комментируете. Ниже примеры таких тем из моей практики. Некоторые люди
с трудом говорят «нет», позволяя себя отвлечь, и погрязают в помощи другим проектам, вместо того чтобы завершать собственный;
сами по себе работают хорошо, но другим с ними трудно: они бывают излишне критически настроены или даже грубы на совещаниях, систематических коллективных проверках кода и в других видах сотрудничества;
испытывают сложности с разбивкой работы на промежуточные этапы и не умеют планировать время на разработку программы и выпуск в срок;
хорошо работают с программистами, но не умеют взаимодействовать с другими отделами или командами;
с трудом следуют сложившейся в команде эффективной практике; пытаются срезать углы или как-то иначе, но в любом случае некачественно выполняют свою работу.
Но намного чаще обратная связь от коллег представляет собой отрывочные сведения, в лучшем случае умеренно полезные вам. Лишь некоторые скажут что-нибудь существенное. Будут и те, кто выскажется жестко, хотя никто их мнения не разделит. Столкнувшись с отрывочными мнениями, осторожно используйте их в заключении. Например, если только один человек отмечает у объекта характеристики замедленный темп работы, не заключается ли проблема в том, что высказавший мнение превосходит других подготовкой и работоспособностью? В таких случаях выносите рациональное суждение. Если вы считаете, что замечание стоит довести до работника, делайте это, но не повторяйте слепо все упреки и обвинения.
А что же делать, когда у вас очень ограниченный объем обратной связи, касающейся самосовершенствования работника? Это часто указывает, что данный человек заслуживает повышения или достоин выдвижения на более ответственный участок работы. Если сотрудник работает хорошо для своего уровня, но еще не готов к продвижению по службе, обратная связь обязательно обозначит один-два навыка или умения, необходимые ему для продвижения. Некоторые вообще не нуждаются в продвижении по сравнению с настоящим уровнем. Но природа современных высокотехнологичных отраслей такова, что даже для сохранения текущей позиции следует все время обновлять навыки и знания. Поэтому в заключении можно сконцентрироваться на новых возможностях дополнительного профессионального обучения работника.
