В категорию «Выбросить» надо добавить и сломанное компьютерное и электронное оборудование. В большинстве случаев его уже заменили на что-то новое и блестящее. А тогда что делает в дальнем углу кабинета этот монитор шестилетней давности, который не показывает ни малейших признаков жизни при нажатии кнопки «пуск»? Его действительно рассчитывают вернуть к жизни в случае, если вдруг сломается новый монитор? Учитывая, что большинство из нас не обладает техническими навыками для самостоятельного ремонта или возможностью найти нужные запчасти, его придется тащить в сервисный центр (если таковой обнаружится), а стоимость ремонта будет сопоставима с ценой нового монитора. Если у вас все еще обитают принтер, компьютер или другой электронный прибор, давно приказавшие долго жить, распрощайтесь с ними окончательно. Устройте им достойные похороны и верните себе драгоценное пространство.
Следующими кандидатами на выброс являются бумаги и принадлежности, оставшиеся от прошлых задач и интересов. Если вы больше не занимаетесь ими, то освободитесь от всего этого. По опыту я знаю, что есть искушение хранить подобные вещи в качестве свидетельств своих неустанных трудов. Именно так я относилась к своим аспирантским конспектам – они напоминали о годах напряженного неутомимого научного труда. Впрочем, оказалось, что физика, высшая математика и химия, которым они были посвящены, не имеют никакого отношения к моей работе. Сдав их наконец как макулатуру, я почувствовала громадное облегчение и готовность двигаться в будущее, не цепляясь за прошлое.
Разбирая свои вещи, максимально используйте категорию «Отдать». Даже если вам больше не нужны пятьдесят папок для бумаг или пожизненный запас простых карандашей, вполне возможно, что они требуются кому-то другому. И этими другими могут быть школа, больница или общественная организация, где деньги в первую очередь расходуются на профильную деятельность, а не на покупку офисных принадлежностей. Особенно полезными для подобных организаций могут стать компьютеры, мониторы, факсы и прочее оборудование. Сделайте несколько телефонных звонков, предложите свои излишки – время и усилия, потраченные на поиск нового пристанища для этих вещей, окупятся хорошей кармой.
За исключением случаев, когда ваш домашний офис невелик или вы работаете не очень много, вы, скорее всего, обнаружите массу всего для категории «Сохранить». И именно здесь начинаются переоценка ценностей, подсчеты и трудные решения. Конечно, хочется достичь идеального соотношения: иметь ровно то, чего вполне достаточно для работы, и ничего лишнего. Кандидатами на зачисление в эту вожделенную категорию являются: оборудование и принадлежности, которыми вы регулярно пользуетесь; свежие журналы и каталоги; бумаги, которыми нужно заниматься; относительно недавние бумаги; бумаги, которые следует хранить в течение нескольких лет, и бумаги, которые нужно хранить всегда. Мы подробнее рассмотрим все эти предметы далее.
Назначение каждого предмета
Не оставляйте тот или иной предмет просто потому, что это «офисная принадлежность». Не всякая офисная принадлежность должна находиться в вашем офисе. Каждый предмет должен доказать, что он добросовестный работник, иначе он рискует получить уведомление об увольнении. Если ваш домашний офис похож на большинство других, то пространство и место для хранения в нем на вес золота. Поэтому будьте предельно честны в ответе на вопрос: что действительно необходимо и используется? Вы же работаете не в кладовке!
После того как все сломанное, изношенное и устаревшее вычищено, следует внимательно рассмотреть то, что осталось. Не стесняйтесь задавать жесткие вопросы в процессе отбора: в конце концов, вы же не держите приют для бесхозных предметов. Вам и правда нужны маркеры пяти разных цветов или конверты шести размеров? А когда вы последний раз пользовались диктофоном? Сколько вещей вам нужно, чтобы определить дату и время (если у вас есть наручные часы, компьютер и сотовый телефон, нужны ли вам настольные часы и календарь?). А пресс-папье действительно используется по назначению или просто стоит ради красоты? Возможно, каждая из этих вещей по отдельности – мелочь, не стоящая серьезного внимания, но все вместе они занимают существенную часть рабочего стола.
Не менее строго надо подходить и к своим бумагам, иначе они могут быстро выйти из-под контроля. Допросите с пристрастием каждую из них, особенно если речь не о юридических или финансовых документах. Подумайте, нужен ли вам именно листок или только содержащаяся на нем информация. Во втором случае сканируйте его или перенесите данные в электронный документ. Далее серьезно подумайте, прежде чем что-либо распечатывать: зачем плодить бумаги, с которыми впоследствии придется разбираться? Оставляйте электронную почту в виртуальном состоянии. Создавайте закладки для веб-страниц. Сделайте себе копию документа в формате PDF и сохраните на жестком диске – и вы сможете просматривать его в любое время. Это идеальное решение для онлайн-чеков и подтверждений об оплате – документы есть, а хлама нет. При этом не забывайте регулярно делать резервные копии, чтобы не утратить информацию.
Каталоги также являются важной частью избавления от хлама. Прежде всего определитесь с тем, нужны ли они вам (и стоит ли вообще их получать). Большинство магазинов полностью выставляют ассортимент на своих веб-сайтах, и часто бывает проще найти нужную вещь там, а не в печатном каталоге. Если вам все же нужен бумажный экземпляр, оставляйте себе только свежий выпуск – цены и ассортимент старых каталогов будут неактуальными. Если вы держите у себя целый каталог ради одной позиции, то вырвите страницу и отправьте все остальное в макулатуру. А еще лучше отсканировать страницу или поставить закладку в онлайн-каталоге продавца.
Наконец, подвергните индивидуальному допросу каждый предмет офисной техники. Если вы копируете или отправляете факс всего пару раз в год, не проще ли воспользоваться для этого каким-то внешним сервисом? Стоит ли жертвовать местом на рабочем столе ради редко используемого аппарата? Специальные принтеры (цветные и для фото) также требуют пристального рассмотрения. Оправдывает ли частота использования их наличие (и наличие аксессуаров к ним в виде специальной бумаги, картриджей и проводов)? А не пылятся ли у вас брошюровочный агрегат, ламинатор и графический планшет? То, что не используется регулярно, не должно занимать место на вашем рабочем столе. Подумайте, не стоит ли это продать, отдать или по крайней мере складировать где-то.
Все на своих местах
Лучший способ поддерживать порядок на рабочем столе – иметь место для каждого предмета и класть все на свои места. Вместо того чтобы позволять всем этим ручкам, зажимам для бумаг и резинкам свободно разгуливать по рабочему месту, загоните их в отведенные им места и проследите, чтобы там они и оставались. Определите конкретные места для папок с бумагами, входящей почты, исходящей почты, каталогов, журналов, счетов и для любых других видов офисных принадлежностей и рабочих материалов. Если сочтете нужным, обозначьте стикерами содержимое ящиков, коробок, полок или даже отдельных участков стола, чтобы не забывать, что должно там находиться. Установите в этом деле военную дисциплину. Регулярно проверяйте свое войско и, если кто-то окажется в самоволке, немедленно возвращайте беглецов в строй.
