У рабочих бумаг тоже должно быть свое место, и это вовсе не стопка на вашем столе! Создайте систему хранения документов и строго придерживайтесь ее. Это значит, что попав в кабинет, любое письмо, счет, выписка, расписка, статья или что-то еще должны отправляться в определенные места. Представьте себе, что их как будто размещают в отеле: квитанция на квартплату – во входящие; банковская выписка – верхний ящик, вторая папка; статья о садовых клумбах – средняя полка, третья папка слева. Не позволяйте им болтаться на столе в ожидании, пока вы решите, куда что пристроить, – там станет слишком тесно. Не спеша выработайте систему, которая вас устроит, и внедряйте ее максимально быстро. Это не значит, что такая система – навечно; ее можно будет совершенствовать по мере необходимости. Главное, не считать, что вам нужно устраивать у себя любую бумагу: иногда самое подходящее место для нее – мусорная корзина.
Не забывая об этом, распределите свои вещи в ближний и дальний круги и в глубокий трюм. В кабинете к вашему ближнему кругу будут относиться все принадлежности, которыми вы регулярно пользуетесь, и бумаги, нужные в данный момент. Таким образом, под рукой в том числе должны находиться ручки, карандаши, зажимы для бумаг, марки, конверты, блокноты, чековая книжка и лотки для входящей и исходящей корреспонденции. Иными словами, вы должны иметь возможность взять все необходимое, не вставая с места. Поэтому мебель в ближнем круге будет включать рабочий стол, а также все близлежащие полки и шкафы для документов. Отведите их под вещи, которыми вы пользуетесь наиболее часто, и, что очень важно, не допускайте заполнения их остальными предметами.
В ваш дальний круг войдут бумаги, которыми вы занимались недавно, и папки с документами, которые могут понадобиться в ближайшем будущем. Многие в течение определенного времени сохраняют счета, расписки и банковские выписки. Если так поступаете и вы, то держите их в дальнем круге. К ним можно будет обращаться по мере необходимости и периодически удалять те, которые больше не потребуются. Туда же отправятся каталоги, журналы, научные статьи и прочие справочные материалы, которые не используются регулярно. Держите их в менее доступных местах, например на верхних или нижних полках или в шкафу в противоположном углу комнаты. Кроме того, в вашем дальнем круге должны находиться запасные принадлежности: бумага для принтера, картриджи и пустые папки. Расположите их так, чтобы они не мешали работе, но при этом были доступны в случае необходимости.
Хотя мы почти не используем глубокий трюм для других помещений дома, похоже, для кабинета он пригодится. К сожалению, большинству важных событий в жизни, таких как окончание университета, свадьба, рождение детей и покупка дома, сопутствуют документы, которые нужно хранить вечно. Кроме того, государство требует от налогоплательщиков, т. е. от нас с вами, хранить налоговые декларации с подтверждающими документами в течение установленных сроков. И в том, что касается юридических документов, регистрации недвижимости и важных финансовых отчетов, нам не остается ничего, кроме как следовать «правилам» (а вы знаете, как мне нравится их нарушать, поэтому в данном случае я говорю это не просто так).
Вне зависимости от того, насколько истовым минималистом вы хотели бы стать, не поддавайтесь соблазну «оцифровать и выбросить» эти важнейшие документы. В большинстве случаев, когда они становятся нужны, подходят только оригиналы (и если вы их утратили, то получение дубликата станет настоящим испытанием). Делайте ради бога цифровые копии, но смиритесь с тем, что вам придется хранить как минимум некоторые документы в бумажной форме. А поскольку они вряд ли будут требоваться вам регулярно (если вообще когда-то потребуются), то без колебаний уберите их в надежное место куда-нибудь подальше. Менее важные документы глубокого трюма могут храниться в шкафу, на чердаке, в гараже или подвале (если там сухо). Важнейшие и незаменимые (свидетельства о рождении, свидетельство о браке и прочие личные документы) надо держать в домашнем сейфе или банковской ячейке. Если вы живете в зоне повышенного риска стихийного бедствия, подумайте о том, чтобы хранить важные документы в чемоданчике с предметами первой необходимости, который можно легко прихватить с собой в случае эвакуации.
Все поверхности свободны
Сосредоточьте максимум сил на самой главной поверхности комнаты – вашем рабочем столе. Возможно, вам вполне понятно, что работать за ним невозможно, если он полностью завален. Отнеситесь к нему как к гибкому пространству и старайтесь наводить порядок после окончания работы, как будто для того, чтобы на следующий день на этом месте мог поработать кто-то другой. (Понятно, что на самом деле это будете вы. Но разве не приятно сесть за чистый стол?) Держите офисные принадлежности в ящиках стола или специальных коробках, а не разбросанными по его поверхности. Потратьтесь на настольную или подвесную стойку для входящих и исходящих бумаг. Используйте пробковую доску для напоминаний, карточек, записок и прочих клочков бумаги вместо того, чтобы позволять им заполнять рабочий стол.
В офисных помещениях происходит удивительная (и огорчительная) вещь – любая, даже самая небольшая горизонтальная плоскость очень часто превращается в рабочую поверхность. Я видела стопки бумаг и самых различных принадлежностей, примостившихся на верхней поверхности этажерок, канцелярских шкафчиков, на принтерах, сканерах, стульях, светильниках, коробках и цветочных горшках. Противьтесь, пожалуйста, позыву усеять все вокруг бумагами: это хаос и неорганизованность, а найти что-то нужное среди них практически невозможно. Свободные поверхности не только радуют глаз, но и идут на пользу голове. Без визуальных раздражителей ваши мысли станут яснее, а работа – результативнее.
Далее, хотя это само собой разумеется, но не сказать об этом нельзя: пол – не архив. Тем не менее вы знаете, как это бывает: как только все поверхности оказываются наполненными до краев, поток бумаг перетекает на большое ровное пространство под ногами. Полы кабинетов – плодородная почва: на них стопки журналов, книг и документов пускают побеги и начинают разрастаться с пугающей скоростью. Не допускайте попадания туда первых семян, иначе дело может закончиться целым лесом. Вообще-то, я сторонница сурового, но справедливого избавления от хлама, а не приобретения дополнительных мест хранения, но если места у вас действительно не хватает, то купите еще один канцелярский шкаф. Это лучше, чем пробираться сквозь горы бумаг на пути к собственному письменному столу!
Как правило, нас интересует состояние только горизонтальных поверхностей. Тем не менее в этом помещении существует угроза и вертикальным, которая исходит от одной известной офисной принадлежности – стикера. Эти маленькие желтые квадратики, обладающие уникальным свойством цепляться за что угодно, – бич минималистского офиса. Будьте начеку: невинная парочка стикеров у основания вашего монитора может размножиться так быстро, что ваш дисплей окажется в пышной желтой рамке. Эти твари достали меня так сильно, что я создала в компьютере специальный документ и занесла в него всю информацию, которую они содержали, после чего стала сразу забивать любые заметки в этот файл, полностью от физических носителей. При желании вы можете загрузить специальную программу для виртуальных заметок или хранить напоминания и прочую информацию в своем смартфоне. Подумайте, что подойдет вам.
