Модули
Разбираясь со своими вещами, группируйте предметы схожего назначения в модули. В том, что касается офисных принадлежностей, сегрегация – хорошая штука. Зажимам для бумаги нечего делать рядом с резинками, марки не должны общаться со скрепками, а папкам не надо водить компанию с журналами и каталогами. Консолидировав схожие между собой предметы, вы не только сэкономите время на их поиски, но и поймете, сколько их у вас на самом деле. Собрав в одном месте тридцать ручек, вы убедитесь, что иметь такое количество бессмысленно, и это наверняка подвигнет вас на то, чтобы избавиться от большей их части. Каждую категорию принадлежностей следует тщательно перебрать, после чего предоставить ей собственное хранилище – даже если это будет просто пенал или углубление в ящике для канцелярских принадлежностей.
Можно подумать и о варианте распределения своих принадлежностей по видам деятельности. Такой подход увеличит производительность и позволит всегда иметь под рукой то, что нужно для повседневной работы. Так, в модуле оплаты счетов у вас будут находиться пластиковая карточка и собственно квитанции, письма из налоговой инспекции и т. д. В модулях по управлению проектами будут храниться рабочие материалы и документы, необходимые для решения конкретных деловых, научных или творческих задач.
Модульный подход можно применять и для консолидации информации. В самом простом варианте это значит разложить документы в папки по темам. Впрочем, можно пойти и дальше. Вместо того чтобы раскладывать папки в алфавитном порядке (или просто закидывать их в ящик), организуйте их по секторам: инвестиции, коммунальные услуги, страхование, рецепты и т. д. Если вы храните журнальные статьи, помещайте их в прозрачный файл и подшивайте в соответствующий раздел папки с документами. Таким образом, когда вы будете готовы изучать тему выращивания помидоров, вам останется только достать папку про садовый участок и открыть нужный раздел. Можно также консолидировать разнообразную информацию в единые документы или справочные листы (например, списки телефонов аварийных служб, дней рождения или идей рождественских подарков). Это позволит избавиться от лишних бумаг и иметь всю нужную информацию перед глазами.
Если у вас дома нет постоянного места для работы, то можно превратить в модуль весь свой офис. Не все могут похвастаться наличием в доме отдельного помещения, которое можно превратить в домашний офис. Некоторые получают письменный стол в углу гостиной или за шкафом, другие умещают весь свой офис в пластиковом пакете или коробке и пользуются любой свободной поверхностью в качестве временного места для работы. Собственно, если бы можно было свести все принадлежности, документы и технику к количеству, помещающемуся в переносной контейнер, то это было бы замечательно! Тогда можно было бы спокойно работать на крыльце дома, в саду или парке, в лучах солнца и под пение птичек. Ах, мечты, мечты!
Пределы
Избавляясь от хлама на своем рабочем месте, вы проникнетесь идеей пределов. Так вы вернете себе контроль над тем, что находится на письменном столе, лежит в ящиках и хранится в папках.
Вполне вероятно, что в процессе группировки офисных принадлежностей по модулям вы обнаружите, что у вас намного больше ручек, зажимов для бумаги, скрепок, резинок и всего прочего, чем вы когда-либо сможете использовать. Это необязательно произошло по вашей вине. Многие из этих предметов продаются большими упаковками. Другие, такие как ручки, увязываются за вами с работы, незаметно запрыгивают в сумку, а потом размножаются под покровом ночи. Установите для каждой категории предел и сохраните установку на минимализм на будущее, когда будете что-то из этого покупать. Не покупайте гигантскими пачками, если только не собираетесь использовать их целиком. А еще можно поделиться такими приобретениями с другом, членом семьи или коллегой или же изобрести другие способы раздать их: дарите, вручайте в качестве призов на вечеринках или просто проявите щедрость и пожертвуйте излишек на благотворительность.
Пределы позволяют также поставить под контроль свои рабочие бумаги. Все мы знаем, что следует за тем, когда мы без устали собираем документы в файлы: папки трещат по швам, приходится заводить новые, и не успеешь оглянуться, как уже нужно покупать еще один шкаф. Хранение документов в папках подразумевает движение в двух направлениях: в папки и из папок. В связи с этим ограничьте свою документацию по каждой конкретной теме тем, что поместится в одну файловую папку – а когда эта папка слишком распухнет, почистите ее содержимое (к этому моменту часть бумаг точно устареет).
Проявляйте особую строгость по отношению к маловажным бумагам, т. е. тем, которые вы храните на случай, если эта информация «когда-то понадобится». Раньше я вырезала из журналов интересные статьи, картинки и идеи (я решила, что это больше соответствует минимализму, чем хранение целых номеров) и подшивала их в большие папки на кольцах. И тем не менее через какое-то время у меня скопилась целая полка таких папок, при том что я редко обращалась к этим материалам. Впоследствии я решила ограничиться единственной папкой для наиболее ценной информации, а когда она заполнялась, я жертвовала какими-то старыми статьями ради новых. (А потом я купила сканер и вообще избавилась от всего этого!)
Можно избавляться от мусора днями напролет, но один из принципов жизни в стиле минимализма – контроль входящего. В большинстве случаев это полностью в наших руках: можно воздерживаться от походов по магазинам, отказываться от бесплатных образцов, не обмениваться подарками и таким образом захлопнуть входную дверь перед вещами. Но есть проблема – почтовый ящик на этой двери. И в него будет почти каждый божий день набиваться разнообразный ненужный, бессмысленный и незваный хлам. Таким образом, нужно сосредоточить усилия на том, чтобы ограничить поступления туда. Хотя существует искушение совсем убрать почтовый ящик или закрыть его щель, подобные крайние меры не нужны. Есть и более мягкие и спокойные способы остановить почтовый потоп.
Впредь храните ваше имя и адрес как военную тайну. Не оставляйте эту информацию в магазинах: не подписывайтесь на бонусные программы и дисконтные карты и не предоставляйте ее на кассе. Не участвуйте в опросах, лотереях и раздачах призов – чаще всего они устраиваются, чтобы вытащить из вас контактную информацию. Не регистрируйте купленный товар и его гарантийный талон, иначе ваши адресные данные всплывут в огромном числе списков рассылки; для гарантийного обслуживания обычно достаточно представить чек магазина.
Далее, надо исключить свое имя и адрес из местного телефонного справочника. В этом случае их не смогут опубликовать в Интернете, где они стали бы легкой добычей рекламщиков со всей страны. При переезде не заполняйте почтовые формуляры об изменении адреса, иначе рекламный мусор обязательно продолжит доставать вас и на новом месте. Вместо почтовой подписки на газеты и журналы читайте их онлайн (журналы печально известны тем, что торгуют информацией о вас направо и налево, так что вы получаете не только последний номер, но и кучу рекламы, коммерческих предложений и каталогов).
Кстати, о каталогах. Делайте все, что в ваших силах, чтобы избегать их. На своем печальном опыте я убедилась, что невозможно заказать каталог только одной компании – большинство из них принадлежит к маркетинговым организациям, которые распространяют среди своих членов контактную информацию заказчиков. Попав в их базу данных, вы получите с десяток каталогов за пару месяцев, а к концу года – и все тридцать. Если вы (как и я) окажетесь в такой незавидной ситуации, примите меры, чтобы немедленно прекратить это. Я звонила в службы поддержки клиентов каждого из полученных каталогов и прямо требовала удалить свое имя из списка рассылки.
