Рассматривая каждое из занятий, сформулируйте для себя его назначение. Вполне возможно, что вы отвозите детей в школу ради возможности пообщаться с ними, или обедаете с сестрой ради укрепления родственных связей. Очевидно, что эти пункты останутся в вашем графике. С другой стороны, может выясниться, что вы ходите на маникюр, потому что подруги тоже ходят, смотрите телевизор, чтобы было о чем поговорить с коллегами, или читаете какие-то журналы просто по привычке. Вот где есть возможность навести порядок! На вопрос, зачем мы занимаемся тем или другим, можно получать удивительные ответы, скорее всего, раньше нам и в голову не приходило задуматься об этом. Подобная осознанность помогает решить, что сохранить в своем графике, а что выбросить из него.
Расставляйте приоритеты
Иногда список дел просто ошарашивает. В нем миллион разных дел, и мы беспорядочно перепрыгиваем с одного на другое, хватаясь за каждое, как только вспоминаем о его существовании. Впрочем, занимаясь одним делом, мы мучаемся мыслью о том, что не делаем какое-то другое, и можем паниковать по поводу того, что не успеваем. Всем дополнительным обязанностям уже сказано «нет», излишества убраны – а как должен выглядеть список дел минималиста?
Проблема скорее не в размерах списка, а в том, что неизвестно, с чего начать. И в этом вся прелесть приоритетов – благодаря им у нас появляется план действий. Вместо беспорядочных метаний между делами (или яростных наскоков на них) мы выстраиваем их по порядку и щелкаем как семечки. Установив приоритеты, мы контролируем свое время. Становится ясно, что и в каком порядке должно быть сделано. И тогда можно сфокусироваться на выполнении задач, а не на беспокойстве по поводу их наличия.
Самый очевидный способ установки приоритетов – расставить дела по порядку. Перечислите все дела и расставьте по убыванию срочности. Например, ответы на срочные письма в электронной почте или окончание работы, которую нужно сдать через несколько часов, окажутся в таком перечне намного выше, чем личностное развитие или получение вещей из химчистки. Следующий шаг – выделение дел, которые обязательно нужно сделать именно сегодня. Благодаря этому станет совершенно ясно, что надо закончить сегодня, и важные дела не ускользнут из поля зрения. А после этого просто идите по списку бульдозером, решая задачи до тех пор, пока все они не будут вычеркнуты.
Конечно, лобовое решение подходит не всем, некоторые предпочитают менее жесткие, более творческие подходы. Прекрасно, они тоже могут (и должны) расставлять приоритеты. Не надо ранжировать дела в едином списке, сгруппируйте их в «Самые срочные», «Не такие срочные» и «Совсем не срочные». Затем пометьте каждое дело внутри группы: «Быстро и Просто» (БП) или «Долго и Трудно» (ДТ). А уж то, как именно вы подойдете к решению задач, зависит от вашего характера, расписания и настроения.
Один из возможных подходов – в первую очередь приниматься за ДТ. Таким образом вы по возможности быстро избавитесь от наиболее трудных и времязатратных дел, и они не будут висеть у вас над головой в течение всего дня. Этот метод препятствует прокрастинации, поскольку самые пугающие дела делаются в первую очередь, а все менее тяжелое остается на потом. Кроме того, он дает возможность испытать замечательное чувство удовлетворения, которое заряжает энергией и способствует более эффективной работе. А лучшее в нем то, что с течением дня вам становится легче и легче. Единственный недостаток в том, что можно увязнуть в ДТ и поставить под угрозу выполнение БП.
Противоположный подход – быстро покончить с БП, а затем с головой погрузиться в самое трудное. Лично я предпочитаю именно этот метод. Мне нравится быстро расправиться с разными мелочами из списка дел, а затем приниматься за серьезные вещи. Если дел в моем поле зрения немного (пусть даже самых серьезных), я лучше соображаю. В отсутствие мелочовки можно лучше сосредоточиться и подготовиться к решению важных вопросов. Конечно, и такой подход не лишен недостатков: если БП оказываются вопреки ожиданиям не так просты или если в течение дня появляется что-то еще, у меня может остаться недостаточно времени для ДТ.
Поэтому кому-то из вас наверняка больше подойдет смешанный подход. Сделайте что-то из ДТ, затем несколько БП, затем еще одно ДТ и далее в том же духе. Какому плану вы при этом следуете, совершенно не важно – конечно, если у вас вообще есть план. Как минимум идите от «Самых срочных» к «Не таким срочным», а от них – к «Совсем не срочным». Порядок выполнения задач внутри каждой группы оставляю полностью на ваше усмотрение. Расставляйте их в зависимости от сложности, требуемого времени или просто по настроению – как вас больше устраивает с точки зрения мотивации. Расстановка приоритетов позволяет решать задачи из списка четко и целеустремленно, а также минимизировать необходимое для этого время.
Объединяйте
При оптимизации жилища мы упорядочивали вещи при помощи модулей. Оказалось, что хранение, поддержание порядка и доступ к вещам сильно упрощаются, если держать схожие предметы вместе. Тот же подход можно применить и к графику: объединяя схожие задачи, можно намного эффективнее управлять своим временем и списком дел.
Рассмотрим следующий сценарий. С утра вы едете в магазин, чтобы запастись продуктами на неделю. После обеда вы понимаете, что забыли про химчистку, и снова прыгаете в машину, чтобы забрать оттуда свои вещи. Некоторое время спустя вы вспоминаете, что нужно положить деньги в банк, и снова выходите из дому. Этим же вечером семья решает посмотреть кино, и вы отправляетесь за фильмом в видеопрокат. Занимаясь делами по мере того, как они приходят на ум, вы не только жжете лишний бензин, вы еще и теряете время попусту! Представьте себе альтернативный сценарий: перед выходом из дома вы составляете список дел. После магазина вы заезжаете в химчистку, затем в банк, затем заглядываете в видеопрокат (поскольку знаете, что ваша семья любит смотреть кино субботними вечерами). Объединив свои дела, вы быстро покончили с ними, и теперь остаток дня полностью в вашем распоряжении.
Тот же принцип применим и ко всем остальным занятиям: приготовлению еды, работе по дому, телефонным звонкам, переписке по электронной почте, рабочим делам или составлению графика деловых встреч. Каждый раз, когда мы принимаемся за новое дело, требуется какая-то подготовка. Это может быть что-то совсем элементарное, например запуск почтовой программы, или нечто более сложное, вроде извлечения принадлежностей для уборки или сбора материалов для какой-то специфической рабочей задачи. Может потребоваться и психологическая подготовка, чтобы привести голову в порядок для решения определенного вопроса. Вот почему беспорядочные перескакивания от одного дела к другому настолько неэффективны – надо постоянно приспосабливаться к тому, чем занимаешься в данный момент, и, возможно, дублировать какие-то подготовительные работы.
Группируя схожие виды занятий, мы минимизируем потребности в подготовке, в том числе и психологической. Вместо того чтобы заниматься глажкой понемногу каждый вечер, сделайте это в один заход. Вместо того чтобы выполнять рабочее задание в час по чайной ложке, покончите с ним за минимальное количество серьезных подходов. Вместо того чтобы делать телефонные звонки в разное время на протяжении дня, выделите на них отдельный промежуток времени. Войдя в ритм определенного занятия, вы начинаете работать эффективнее и увереннее. В случае остановки вам потребуется какое-то время для того, чтобы вновь достичь этого состояния.
