Этот подход особенно эффективен в случае с электронной почтой. Многие держат почтовые программы открытыми в течение всего дня и наблюдают за поступлением сообщений в режиме реального времени. Иногда на них дается моментальный ответ – просто для того, чтобы они не мозолили глаза. И хотя может казаться, что таким образом мы постоянно держим руку на пульсе происходящего, на самом деле это просто мешает нам заниматься текущими делами. Если письмо попало в мою почту в момент, когда я пишу эти строки, я волей-неволей обращу на него внимание. И даже если я не стану отвечать на него сразу, то оно все равно нарушит ход моих мыслей и замедлит мою работу. Для того чтобы вернуть сосредоточенность и скорость работы, потребуется какое-то дополнительное время. Поэтому, как я считаю, намного эффективнее проверять почту и отвечать на нее в строго определенное время, например в начале и в конце рабочего дня. Отнеся работу с электронной почтой в выделенные для нее отрезки времени, я избегаю множества мелких помех на протяжении дня и занимаюсь другими делами намного продуктивнее.
Штудируя свой список дел, проявите творческий подход к группировке его элементов. Например, попробуйте готовить впрок: вы можете приготовить несколько блюд сразу (на период от пары дней до месяца) и заморозить их. Отведите мелкому ремонту дома один уик-энд в месяц и беспощадно расправьтесь со всеми этими противными мелочами разом. Пылесосьте, подметайте и стирайте пыль в один заход по всему дому, а не в каждой комнате поочередно. Ограничьте свои выезды по делам одним или двумя днями в неделю и организуйте их так, чтобы минимизировать километраж. Да, планировать придется немного больше, но и свободного времени появится немало.
Стандартизируйте
Когда-то я читала интервью с плодовитым писателем, который за годы своей карьеры произвел на свет несколько сотен книг. Как ему это удалось? Для создания своих сюжетов он использовал компьютерный шаблон, благодаря которому достаточно было всего лишь изменить исходную основу, место действия, имена персонажей и другие детали. По сути, он придумал конвейер для книг, точно так же, как Генри Форд придумал конвейер для автомобилей. Хотя созданное им в творческом отношении было далеко от идеала, этот метод принес автору огромный успех в жанре массовой литературы. Вот сила стандартизации!
Я отнюдь не оправдываю шаблоны в литературе, но считаю, что они прекрасно подходят для повторяющихся задач, с которыми мы сталкиваемся в нашей повседневной жизни. В конечном счете, нет никакого смысла в том, чтобы изобретать велосипед для каждого пункта списка дел. Используя шаблоны, можно решать задачи быстрее, эффективнее и с минимальными усилиями. Это сохранит время и энергию для более важных занятий.
Самый широко распространенный пример такой стандартизации – шаблоны документов. Если вам часто требуется создавать текст определенного формата, например счет, записку с напоминанием или письмо, то можно сохранить ее бланк в качестве шаблона. И тогда вам не придется делать всю подготовительную работу каждый раз заново. Просто откройте шаблон, сохраните его как новый документ и приступайте к работе. Этот метод сэкономит ваше время и при создании новых веб-страниц, электронных таблиц и отчетов, т. е. почти во всех случаях, когда нужно ввести новые данные в какой-то специальный формат. Это все равно что иметь готовый фундамент при постройке дома.
Стандартизация пригодится и при подготовке ответов на электронные письма. Если окажется, что вам часто приходится отвечать на одинаковые вопросы, то создайте базу стандартных ответов, а потом просто копируйте и вставляйте текст в нужные места. Такой метод подойдет для самых разных видов переписки: запросов на информацию, отчетов о проделанной работе, подтверждений и уведомлений для заказчиков или клиентов. Достаточно просто использовать стандартный текст и изменить детали в соответствии с конкретной ситуацией. Возможно, вам понравится применять этот же подход и в личной переписке, например в случаях, когда вы отвечаете в десяток разных адресов на вопросы о детях или о том, как вы провели отпуск.
Стандартизацию можно использовать и в ведении домашнего хозяйства. Возьмем, к примеру, готовку. Создайте стандартный перечень блюд, которые вы можете приготовить хоть с завязанными глазами, например паста, курица, тофу и рыба. А затем добавляйте что-то для разнообразия, например соусы и пряности. Я люблю готовить элементарное блюдо – паровой тофу с овощами, который в зависимости от моего настроения и желания приправляется самыми разнообразными соусами: карри, арахисовым, фасолевым, кисло-сладким или имбирным с чесноком. Вариантов может быть бесконечное множество, а сам процесс крайне эффективен: вам не надо осваивать какой-то новый рецепт с нуля, достаточно просто готовить то, что обычно, меняя соусы и подливу. Можно применить стандартизацию и в уборке, стирке и процедурах ухода за собой, чтобы делать все это с минимумом суеты и максимумом результата: например, можно выполнять их этапы в строго определенном порядке.
Делегируйте
Большинство людей разрывается между работой, семьей и выполнением домашних обязанностей. Даже после того как из списков дел удален весь хлам, нам подчас не хватает часов в сутках, для того чтобы все успеть. В таких случаях следует признать, что нельзя сделать все самому и научиться делегировать задачи.
Этот метод особенно эффективен в офисе (и обычно ассоциируется с офисными делами). Если вы завалены работой и вам повезло иметь штат сотрудников, подумайте над тем, чтобы отдать в их сферу ответственности что-то еще из своих обязанностей. Это не только снимет часть груза с ваших плеч, но и поможет вашим сотрудникам развить навыки, необходимые для дальнейшего карьерного роста. Разумеется, делегирование потребует определенных усилий. Нельзя просто свалить на сотрудника свои обязанности, на первых порах придется побыть его наставником. Объясните, как выполнение новых задач украсит его резюме и поможет карьере, будьте всегда готовы помочь делом или советом. Самое главное – вселить в людей уверенность в собственных силах и дать достаточно полномочий для самостоятельного принятия решений. Если же вы считаете, что нужно опекать их по мелочам, то с тем же успехом можете оставить эти задачи себе.
Делегирование может быть особенно полезным, если у вас собственный бизнес. В качестве предпринимателя вам наверняка приходится «заниматься всем». В дополнение к обычным делам может потребоваться заполнять налоговые декларации, писать пресс-релизы, создавать веб-сайты, сочинять рекламу, разбираться с клиентскими запросами и исправлять недоработки в своем офисе или магазине. Подумайте над тем, чтобы передать часть своих обязанностей работникам или внешним подрядчикам – это может высвободить значительное количество времени, которое вы сможете посвятить развитию и расширению своего бизнеса.
Если вы беспокоитесь о том, что это повлечет за собой рост затрат, то имейте в виду: ваше время стоит куда дороже того, что вы заплатите бухгалтеру за налоговую декларацию или племяннику за создание веб-сайта. Если помощь требуется вам время от времени, подумайте о привлечении «виртуального помощника» – работника на удаленном доступе, который по мере необходимости может выполнять отдельные административные, маркетинговые или какие-то другие задачи.
