Если кандидат отвечает этим требованиям, далее необходимо проверить его на работу в коллективе в разных сменах по 4–5 часов в день, одновременно обучая его. Это позволяет проверить, кроме обучаемости и исполнительности, еще и умение создать нормальные отношения с потенциальными коллегами по работе.
Необходимо прислушиваться к мнению сотрудников, так как им предстоит работать в одном коллективе, подменять друг друга. В отеле «Shelfort» был случай, когда потенциальный кандидат на должность администратора, полностью устраивающий управляющего и владельца, не был принят в коллективе – и руководство отеля вынуждено было отказать ему в приеме на работу.
Если кандидат прошел все предыдущие испытания, то обязательно необходимо проверить его на возможность работы в ночные часы, так как существуют люди, которые не могут адекватно выполнять свои обязанности в ночное время.
Разработка организационной структуры и штатного расписания
При разработке организационной структуры и штатного расписания основным принципом является круглосуточное предоставление услуг и обеспечение бесперебойной работы здания.
Организационная структура определяет взаимосвязи в отеле, порядок ответственности и подчиненности. Первым шагом по разработке организационной структуры является определение областей ответственности. Это делается на базе бизнес-процессов и технологических процессов отеля, о которых мы говорили выше.
Пример. Блоки ответственности в малом отеле
Теперь можно разрабатывать оргструктуру отеля.
Учитывая небольшое количество персонала, помните, что оргструктуру нужно составить таким образом, чтобы все бизнес-процессы отеля контролировались и выполнялись.
Все дальнейшие этапы формирования оргструктуры и штатного расписания приведены на примере малого отеля в Сочи.
Пример. Оргструктура отеля в Сочи на 25 номеров с рестораном
Для того чтобы убедиться в том, что отель может работать круглосуточно, и при этом оптимизировать количество сотрудников, необходимо составить график работы отеля на неделю с учетом дневных и ночных смен.
График должен быть составлен таким образом, чтобы при минимальном количестве персонала обеспечить постояльцам необходимые услуги и в то же время обеспечить работоспособность гостиницы. Так, например, для уменьшения количества посудомоек и официантов завтрак помогают накрывать горничные.
Пример. График работы персонала отеля на 25 номеров в Сочи с рестораном
После того как составлен график, его сверяют с оргструктурой отеля и в случае необходимости проводят корректировку. Затем переходят к составлению штатного расписания, в котором определяются основные задачи каждого сотрудника, с учетом графика работ определяется количество сотрудников на каждой вакансии и определяется оклад.
Пример. Штатное расписание гостиницы в Сочи без учета ресторана
Должностные инструкции
Разобравшись с основными задачами сотрудников, необходимо зафиксировать все их функции, ответственность и права в должностных инструкциях.
Обязанности управленческого состава достаточно легко прописываются в должностных инструкциях, в отличие от функций администраторов и горничных, для которых в должностных инструкциях определены только общие правила игры, а все их действия во время работы прописаны в технологических процессах, примеры которых приведены в предыдущей главе этой книги.
Пример. Должностная инструкция Администратора отеля «Shelfort»
УТВЕРЖДАЮ «___»___________2006 г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Администратора отеля
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Администратор отеля (в дальнейшем – Администратор) относится к категории специалистов.
1.2. Назначение на должность Администратора и освобождение от должности осуществляется приказом Руководителя.
1.3. На должность Администратора назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего, со знанием английского языка, без предъявления требований к стажу работы.
1.4. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Администратора.
1.5. Администратор должен знать:
• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы организации;
• правила предоставления гостиничных услуг в РФ;
• структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
• правила и методы организации обслуживания посетителей;
• порядок содержания жилых и других помещений организации;
• планировку организации и площади типовых жилых помещений;
• оснащение жилых, общественных и служебных помещений;
• перечень оказываемых услуг;
• местонахождение и маршруты до основных достопримечательностей Санкт-Петербурга;
• английский язык;
• техпроцесс обслуживания клиентов, приведенный в Приложении 1 Должностной инструкции;
