Когда новый проект становится проектом-спутником, или субпроектом, его влияние на изначальный проект, как правило, не слишком критично. Обычно в таких случаях команда нового проекта подчиняется изначальному руководителю. Если же новый проект заменяет старый, то руководитель может быть перемещен на новые проекты. Если вас оставляют во главе нового проекта, управляйте им так, как управляли с самого начала. Начните с плана. Потом продвигайтесь по соответствующим этапам и процессам жизненного цикла проекта. Здесь важно сохранить ту работу и информацию из исходного проекта, которые могут оказаться полезными для нового. Необходимо провести тщательный анализ, чтобы отделить зерна от плевел. В некоторых случаях профессиональные соображения потребуют заменить кого-то из команды; в зависимости от обстоятельств может возникнуть необходимость подобрать новую команду для нового проекта.
Как руководитель проекта вы можете решить, что его нужно закрывать. Что же, в добрый час. Исходя из личного опыта, могу сказать, что это трудно, но не невозможно. Если проект потерял свою ценность, принимайте решение. Руководствуйтесь реальной информацией, а не эмоциями. Причины такого решения могут быть самыми разными, но если вы правильно сделали свою работу, то сумеете с фактами в руках убедить людей в своей правоте.
Принятие изменений
Не бойтесь изменений в проекте; принимайте их и управляйте ими. Это не такая уж трудная задача, если вы и ваша команда не пожалели времени и сил на разработку солидного плана. Так, в случае с сокращениями содержания проекта изменения – это необходимые корректировки базового плана. Все определяет то, как именно вы организуете процесс изменений. От этого и зависит выполнение вашего проекта в срок, в пределах установленного бюджета и с отличным качеством.
Резюме
• Реализация изменения должна быть проконтролирована и доведена до заинтересованных сторон.
• Идентификация и понимание наиболее вероятных источников изменений помогает руководителю сохранять активную позицию. Обычно источниками изменений становятся корректировки в содержании, расписании и бюджете проекта.
• Важно все время поддерживать базовый план проекта в актуальном состоянии.
• Стандартные шесть шагов руководителя проекта в процессе контроля изменения: занесение начальной информации об изменении в журнал контроля; принятие решения о том, следует ли осуществлять изменение; представление своих соображений руководству и/или заказчику на рассмотрение и одобрение; обновление изначального плана проекта; рассылка обновленного плана заинтересованным сторонам; мониторинг осуществления изменения и наблюдение за продвижением проекта по обновленному плану.
• Главные документы руководителя проекта – форма для контроля изменений и журнал контроля изменений.
• Для каждого предлагаемого изменения необходимо устанавливать порог, который позволит руководителю определить свою реакцию на запрос.
• Часто в проектах возникают «ответвления», которые принимают настолько существенный характер и размеры, что руководитель проекта и его команда принимают решение создать для них полностью независимые проекты.
Упражнение
Вспомните о недавнем изменении в проекте, которое потребовало вашей реакции. На основе того, что вы узнали в этой главе, ответьте на следующие вопросы.
1. Следует ли соглашаться с таким изменением?
2. Следует ли создавать документ по контролю за изменением?
3. Как это изменение сказалось на устойчивости «треугольника проекта»?
4. До кого следует довести вашу реакцию?
5. Какие пороги изменений следует установить для данного проекта?
Ответы на вопросы
Глава 12. Контроль проектов методом определения освоенного объема
Контроль проекта нужен для того, чтобы добиться поставленных целей. Мы знаем, что важнейшими показателями являются качество, стоимость, сроки и содержание. Мы уже видели, что контроль осуществляется путем сравнения фактического положения дел с базовым планом. При отклонениях предпринимаются корректирующие действия, которые должны вернуть проект к плановым показателям.
Как отмечено в главе 10, анализ, связанный с поддержанием прямого контроля выполнения проекта, заключается в оценке его текущего статуса. Он проясняет, в каком состоянии находится проект с точки зрения всех четырех переменных РССС (результат, сроки, стоимость, содержание). В каждом таком случае вы должны задать три вопроса.
1. Где мы находимся (с точки зрения РССС)?
2. Когда возникло отклонение; что его вызвало?
3. Что следует делать с этим отклонением?
Обратите внимание, что в ответ на вопрос 3 могут быть предприняты следующие четыре действия.
1. Закрыть проект.
2. Проигнорировать отклонение.
3. Предпринять корректирующее действие, чтобы вернуться к запланированному прогрессу проекта.
4. Обновить план, чтобы отразить в нем фактическое состояние проекта, которое не может быть скорректировано.
Иногда проект так далеко отходит от запланированной линии развития, что теряет жизнеспособность, и лучшее, что можно сделать, – это его закрыть. Разумеется, такой шаг не дается легко, но он необходим, когда речь идет о бесполезной трате ресурсов. Вы сократите свои потери и займетесь чем-то другим.
Еще один день, еще одно зеро.
АЛЬФАЛЬФА (Карл Швитцер), комедийный сериал «Банда»
Об игнорировании отклонения можно сказать следующее: если вы располагаете запасом прочности в пределах каких-то лимитов, попробуйте не обращать внимания на отклонение до тех пор, пока не станет ясно, что лимиты исчерпаны и продолжение эксперимента лишь ухудшит ситуацию.
Что касается корректирующих действий, то они должны быть конкретными и особенными для каждого проекта. Иногда проект возвращается к норме благодаря сверхурочной работе команды. Иногда необходимо увеличить количество работников, или уменьшить содержание проекта, или внести изменения в какой-то процесс. Вы сами должны определить, что должно быть сделано.
Если проект остается жизнеспособным, но его не удается вернуть на правильную линию, руководителю стоит пересмотреть план. Конечно, можно ограничиться сверхурочными работами или уменьшением содержания, потому что изначально планом они предусмотрены не были. Однако иногда проект не может восстановиться и вы пересматриваете план, чтобы показать, что стоимость проекта увеличится, сроки его завершения отодвинутся или возникнет какое-то другое изменение по сравнению с базовым планом.
Измерение прогресса
Одно из самых сложных дел в управлении проектом – реальное измерение прогресса в его развитии. Когда вы путешествуете, то сверяете встречающиеся указатели с отметками на карте и понимаете, в правильном ли направлении движетесь. Если продвижение работ четко размечено, например в строительстве, стадию проекта довольно легко определить. Можно измерить высоту кирпичной кладки или проверить, все ли коммуникации смонтированы, и т. д. Вы точно можете сказать, где находитесь, если какая-то часть работы фактически выполнена. Когда же работу точно определить трудно или она завершена только частично, очень сложно понять свое актуальное местоположение.
