Сибирский приказ являл собой всего лишь один из многочисленных департаментов и коллегий, на которые возлагалась своя мера ответственности или заботы о делах Восточной Сибири и торговле с Китаем. Сотрудники Коллегии иностранных дел на протяжении последних трех четвертей XVIII столетия распространяли свое ведение на налаживание отношений с Китайской империей. И время от времени они расширяли сферу своей деятельности на фактически внутренние дела своего государства, такие как военное положение для России в Восточной Сибири, когда подобные дела зависели от международных отношений. Притом что торговый обоз на Пекин по целям и своей организации представлялся предприятием коммерческим, его делами по большому счету занимались в Коллегии иностранных дел, особенно с точки зрения соблюдения протокола и взаимоотношений по дипломатическим каналам.
Коммерц-коллегии, образованной в 1717 году и получившей основные функциональные инструкции два года спустя, поручалось общее руководство всей морской и наземной торговлей, а также организация российской торговли внутри своей страны и руководство ею. В частности, сотрудники данной коллегии открывали и содержали здания таможни, назначали таможенные пошлины и распоряжались кадрами таможенной службы. К тому же специальной Комиссии о коммерции делегировали исключительные полномочия на исследование положения дел в торговле, обязали ее предоставить рекомендации двору и различным учреждениям государственного регулирования, а также воеводам. Изначально эту комиссию основали в 1727 году, расформировали два года спустя, в 1760-м на короткое время восстановили, а в 1763 году ее восстановили уже надолго. Первым составом этой комиссии разработан изначальный Вексельный устав, с вступлением которого в юридическую силу у русских купцов появился стимул участвовать в торговле на протяженные расстояния в виде отсрочки на внесение таможенных пошлин и других сборов на различные временные периоды. Тем самым они получали возможность оборачивать свой товар и только потом вносить причитающуюся государству плату. По поводу этой важной меры нам еще предстоит поговорить позже. Данной комиссии, созданной императрицей Екатериной в 1763 году, к тому же поставили задачу разработать меры по укреплению источников кредитования купцов. В конечном счете она прекратила свое существование 21 декабря 1796 года, когда император Павел объявил ее «ненужной».
Все эти основные административные учреждения, а также прочие ведомства рангом пониже и не такие влиятельные одновременно принимали участие в организации и ведении китайской торговли, как частной на границе, так и казенными обозами в Пекине. Согласование действий между ними безупречным можно назвать далеко не всегда. Фактически временами казалось так, будто они функционируют исключительно в собственных интересах, противоречащих интересам остальных ведомств, когда каждый пытается влиять на вышестоящие инстанции ради принятия ими решения исключительно в пользу проводимой ими самими ведомственной политики. Иногда ожидавшие принятия решения откладывались только из-за того, что не существовало ясности, в чьем ведении решение — коллегий или контор, либо к делу подключалось несколько государственных учреждений, руководители которых не пожелали прийти к общему мнению.
В самой Восточной Сибири ситуация складывалась ненамного благополучнее, во-первых, из-за засилья в администрации неграмотных или откровенно нечистых на руку чиновников, а также, соответственно, острой нехватки толковых управленцев и, во-вторых, из-за известной всем прямоты Лоренца Ланга. В свете былого расцвета и важности китайской торговли, особо отмеченной в положениях нового договора, открывавших великие перспективы для восстановления торговли на еще более выгодных условиях одновременно для частной торговли и государственной казны, воеводство в Иркутске как механизм государственного управления очень скоро показалось устаревшим и отжившим свое анахронизмом. Сенат с одобрения царицы назначил в Иркутск вице-губернатора: «Поскольку Иркутская губерния считается у нас приграничной, а одновременно для управления таможенными делами, сбора таможенных податей, выполнения договора о границе, заключенного с китайцами, и приведения в порядок переписки [с ними] требуется еще один вице-губернатор». То есть подразумевался человек дворянского происхождения и чиновник достаточно высокого ранга, пользующийся необходимым весом в сложном государственном аппарате. Обратите внимание сразу на две причины, приведенные в знак признания преобладающей роли отношений и торговли с китайцами. Вместо «старого и больного» И.В. Болтина, отправленного в отставку, назначили статского советника Алексея Жолобова. Но через год его пришлось менять, так как он был уличен в растрате государственных средств, превышении должностных полномочий, а также прочих тяжких, но широко тогда распространенных среди чиновников злоупотреблениях. После него начался, образно говоря, парад временщиков на данной должности, продолжавшийся на протяжении всего следующего десятилетия. Бригадир Афанасий Арсеньев получил назначение в кресло вице-губернатора 14 декабря 1731 года, но был он уже «старым и ветхим», поэтому его лекарь предупредил о том, что предстоящую дальнюю поездку он не переживет. Пришлось от затеи отказаться, и через три месяца 30 марта 1732 года данную должность предложили государственному советнику Кириллу Сытину. К. Сытин отправился в Иркутск, прибыл туда 5 января 1733 года, но вскоре заболел и скончался. На тот момент всеми делами на границе пришлось заниматься полковнику И.Д. Бухгольцу в одиночку. В журнале кабинета царицы Анны находим запись от 7 мая 1733 года, фиксирующая кончину К. Сытина и запросы в Сенат на составление списка кандидатов на данную должность, на которой никто надолго не задерживается. В своем императорском рескрипте, датированном 5 июля 1733 года, Анна упоминает полковника и тайного советника Андрея Плещеева, удержавшегося на своем новом посту всего лишь три года. Но в это время в признании важности Иркутского края отмечается очередной существенный шаг.
Мы уже знаем о подразумевавшемся варианте деления Сибири в распоряжении пятилетней давности, которым разрешалось назначение вице-губернатора в Иркутске. Теперь же императорским указом от 30 января 1736 года, поданным Кабинетом для исполнения Сенату, объявлялось о делении всей Сибирской губернии на две административно равноценные части. То есть на Тобольскую и Иркутскую губернии с назначением в каждую по вице-губернатору. Формальной причиной такого решения назывался размер Сибири и громадные расстояния между крупнейшими ее городами и поселками. Но очевидным поводом для выбора Иркутска представляется постоянно растущая важность региона в российской внешней торговле. Очередной вице-губернатор Иркутской провинции, государственный советник Алексей Юрьевич Бибиков сменил А. Плещеева, осужденного за воровство. Этот новый чиновник подчинялся не непосредственно тобольскому губернатору, а напрямую самому Сибирскому приказу, хотя А.Ю. Бибикову приказали докладывать обеим инстанциям и выполнять их указания без различия. Обо всех нуждах, требовавших оперативного принятия решений, следовало докладывать в Сибирский приказ, и в соответствующем указе обращалось внимание на безотлагательный прием и отправку отчетов и счетов. То есть «без никому не нужной волокиты».
Инструкции А.Ю. Бибиков получил в Коллегии иностранных дел, и там его предостерегали по следующим четырем пунктам:
