Обработка. После записи вы превращаете сырые данные в ценные сведения. Например, вы можете вычислить, сколько раз в среднем вы прерываетесь в течение 25-минутного промежутка времени.
Визуализация. Наконец, вы упорядочиваете эту информацию таким образом, чтобы это помогло вам увидеть, как можно улучшить свой рабочий процесс. В этом и состоит по сути ежедневная ретроспектива, когда вы приводите свои рабочие привычки в соответствие реальности.
Каждый день начинается с этапа планирования и заканчивается этапами записи, обработки и визуализации, а в промежутке циклически проводятся 25-минутные сеансы мониторинга.
Цикл Деминга — Шухарта
Цикл PDCA (Plan — Do — Check — Act) придумал американский специалист по статистике Уильям Эдвардс Деминг совместно с Эндрю Уолтером Шухартом. Это циклический процесс решения проблем, который можно использовать для совершенствования других процессов. В его основе лежит научный подход «гипотеза — опыт — оценка результата», который реализуется в четыре шага: спланировать (Plan), выполнить (Do), проверить (Check), исправить (Act).
Планирование. Вы определяете цели и конкретизируете процесс, который нужен, чтобы получить требуемый результат.
Выполнение. Вы реализуете этот новый процесс на практике.
Проверка. Вы измеряете показатели нового процесса и сравниваете результат с тем, что ожидалось, чтобы найти расхождения.
Коррекция. Вы анализируете эти расхождения и пытаетесь понять и устранить их глубинные причины.
Такой подход к планированию, мониторингу, измерению и совершенствованию лежит и в основе метода помидора, что делает этот метод типичным PDCA-процессом. Утром вы принимаете решение о том, какие задачи вы будете решать и какие показатели отслеживать. Затем вы на протяжении всего дня помечаете происходящие события крестиками, галочками, черточками, закорючками или любыми другими значками по своему желанию. В конце дня вы сравниваете записи с записями предыдущих дней и своими ожиданиями. Получилось ли у вас завершить все дела, которые вы обязались сделать, составив утром список дел на день? Теперь подумайте о том, как можно изменить процесс, чтобы завтрашний день прошел лучше. Повторяйте этот цикл ежедневно, чтобы снова и снова совершенствовать свой рабочий процесс [29].
Инструменты
Метод становится проще, если его инструменты легко применять. Это позволяет вам сосредоточиться на реальных задачах, игнорируя механику процесса. Все инструменты, которые вам нужны, чтобы пользоваться методом помидора, — это карандаш или ручка, таймер и три листа бумаги.
Вы можете использовать любой вид таймера, который подходит для вашей рабочей обстановки. Это может быть механический или электронный кухонный таймер, песочные часы, мобильный телефон (возможно, в режиме виброзвонка) или какая-либо программа на компьютере. Заводя вручную механический таймер, вы тренируете свои условные рефлексы. Какое-то время спустя это действие будет помогать вам соблюдать ритм.
Вот для чего в методе помидора нужны три листа бумаги:
Список дел на день — это лист, на котором стоит текущая дата, ваше имя и список дел, запланированных на сегодня. Каждое утро вы составляете новый список дел на день.
Реестр дел содержит неупорядоченный список тех дел, которые вам предстоит сделать в обозримом будущем; на нем также написано ваше имя. Вы используете один и тот же реестр дел день за днем, добавляя новые дела и вычеркивая завершенные.
Протокол — это то место, куда вы заносите выбранные метрики, чтобы совершенствовать свой процесс. Изо дня в день вы используете один и тот же протокол, чтобы сравнивать сегодняшние результаты мониторинга с прежними.
Практикум: составляем реестр дел
Заложите эту страницу закладкой, возьмите ручку, лист бумаги и таймер. Заведите таймер на 5 минут. В верхней части листа напишите заголовок: «Реестр дел» и начните думать о том, какие дела вам необходимо сделать дома. Записывайте на лист все дела, которые приходят вам в голову, — вне зависимости от того, насколько они важны. Не заботьтесь о порядке и приоритетах. Не записывайте, что нужно сделать, — вместо этого описывайте ситуацию такой, какой она будет, когда вы завершите то или иное дело. Например:
1. Убрано в комнате.
2. Заказана кулинарная книга.
3. Отправлено письмо Тиа.
Не пишите длинных описаний и не прибегайте к аббревиатурам — просто запишите те слова, которые важны. Нет необходимости писать так, чтобы это могли понять другие люди. Важно, чтобы вы сами могли понять названия своих дел — даже в том случае, если будете читать их месяц спустя. Вам будет проще, если вы обозначите первым словом какую-то область дел — то, что может появиться в названиях нескольких разных дел, а вторым, более конкретным, — тот результат, который хотите получить.
Записывайте дела вертикальным списком, по одному на строке. Вы можете помечать также, к какому сроку эти дела должны быть сделаны, если он вам известен. Если вы собираетесь устроить сегодня вечеринку в 7 часов вечера, вы можете записать «Убрано в комнате, 19:00». И не прекращайте это упражнение, пока не прозвенит таймер. Затем вернитесь к чтению этой книги.
Поиск отправной точки
Понять, с чего следует начать очередной день, без метода помидора может оказаться трудной задачей. Вам начинает казаться, что у вас миллиард дел, а заниматься всем сразу вы не можете. И вот вы никак не можете приступить к работе — а уже пришло время обеда.
Принцип «Начни прямо сейчас» (do it now) — хороший прием, чтобы сократить общее количество работы, которую вам нужно сделать. Возьмем меня: как независимый консультант по программному обеспечению я управляю собственной компанией. Сюда входит вся моя обычная деятельность, а также неизбежная бумажная работа, такая как ведение учета, рассылка счетов и заполнение бланков налоговой отчетности. Отложив эту работу, я лишь усложню себе задачу, потому что с течением времени какие-то важные детали могут забыться. Ждать вдохновения — плохая идея.
