Абстрактная единица времени
Допустим, что у вас есть множество задач, ваши коллеги или клиенты хотят знать, когда вы их закончите, а методом помидора вы не пользуетесь. Зачастую это приводит к проблемам.
Когда вы спрогнозировали, сколько времени займет работа над той или иной задачей, а потом осознали, что ваш прогноз был воспринят как обещание, вы начинаете тревожиться. Проблема в том, что, с одной стороны, вы не знаете, сколько времени в точности потребует эта задача, а с другой, если вы не уложитесь в прогноз, то вас ждут неприятности — например, разочарование клиента. Тревога снижает вашу продуктивность и ослабляет вашу мотивацию.
Как вы уже знаете, в методе помидора 25 минут сосредоточенных усилий называются помидором. Помидор — это неделимая и абстрактная единица времени. Это временны`е рамки, которые никак не учитывают объем работы. По сути дела, вы даете обещание на протяжении 25 минут прилагать усилия для решения задачи наилучшим из имеющихся в вашем распоряжении способов. Пока вы внутри помидора, вопрос о том, будет ли задача завершена в ходе этой итерации, даже не рассматривается. В это время имеет значение лишь то, что вы делаете все, что в ваших силах.
Как это поможет вам ответить на вопрос клиента или коллег о сроках завершения задачи? В общем, никак. Однако находясь внутри помидора, вам следует думать только об этих 25 минутах, а не о том, когда будет решена вся задача в целом. Это поможет вам сосредоточиться.
Таймер находится на виду и ведет обратный отсчет от 25 к 0. Когда 25 минут истекают, вы получаете внутреннюю награду: зачеркиваете помидор крестиком и устраиваете себе перерыв, не отягощенный чувством вины [13]. Это позволяет вам на протяжении всего помидора чувствовать, что вы все ближе и ближе к вознаграждению.
Запись и обработка
В конце дня наступает этап записи. Вы начинаете с копирования сырых данных мониторинга в протокол. Характер этих данных зависит от того, что именно вы хотите увидеть. Когда вы только начинаете применять метод помидора, хорошим показателем для мониторинга будет количество завершенных в течение дня помидоров. В этом случае ваш протокол будет содержать две колонки: дата и количество завершенных помидоров. Вы день за днем заполняете эту табличку, в которой каждая строка соответствует одному дню.
Мониторинг позволяет вам отвечать на вопросы о ходе работы и помогает повысить продуктивность. Почему я трачу на работу столько сил и выполняю так мало дел? Возможно, это происходит из-за того, что я довожу до конца слишком мало 25-минутных временных интервалов. Плохо это или хорошо? Может быть, и хорошо, поскольку предполагается, что значительную часть своего времени я трачу на помощь другим людям. Как бы то ни было, теперь у меня есть корректное и основанное на опыте объяснение.
За этапом записи идет этап обработки: вы превращаете отвлеченные данные в содержательную информацию. Например, вы можете рассчитать среднее количество помидоров на одно дело. Если у вас получится увесистое число, это подскажет вам, что дела следует разбивать на менее крупные и более управляемые фрагменты. Вы можете также измерить среднее время, которое ваши дела проводят в списке дел, прежде чем вы займетесь ими. Вычисленные значения тоже заносятся в протокол.
Практикум: запись
Возьмите ручку, лист бумаги и таймер и откройте свой рабочий календарь. Заложите эту страницу книги и заведите таймер на 3 минуты. Напишите в верхней части листа заголовок: «Протокол».
Посмотрите по календарю, сколько пунктов было в вашей вчерашней повестке дня. Скажем, были ли у вас назначены какие-либо встречи в офисе? Запишите на лист бумаги вчерашнюю дату, а напротив нее — то количество, которое у вас получилось. На следующей строке сделайте то же самое для позавчерашнего дня. Продолжайте двигаться по календарю в прошлое, пока не прозвенит таймер. Затем возвращайтесь к чтению этой книги.
Взгляните на свой протокол и подсчитайте, сколько рабочих элементов (дел, встреч и т.п.) приходится в среднем на один день. Получилось больше, чем вы думали, или меньше? Следует ли вам заполнять свой календарь плотнее или, наоборот, от чего-то отказываться?
Кайдзен
Японское слово «кайдзен» означает «изменяться со временем к лучшему». Однако чаще его переводят как «непрерывное совершенствование». Кайдзен — подход к организации работы, который подразумевает постоянные изменения, направленные на улучшение рабочего процесса. Скажем, поддержание чистоты и порядка должно быть частью вашей ежедневной работы. Вы должны также ежедневно отвечать себе на следующие вопросы: нужно ли мне делить задачи на более мелкие части? Сильно ли мне докучают постоянные отвлекающие факторы? Есть ли какие-либо излишества в моих стандартных задачах и личном рабочем процессе?
Научный подход к улучшению позволяет мне не забывать о совершенствовании. Первым делом я стандартизирую свою деятельность. Затем тем или иным способом измеряю ее. Потом сравниваю полученные показатели с требованиями. Может оказаться, что мне нужно внести в свою деятельность какие-то изменения, чтобы она лучше отвечала требованиям. Дальше я снова провожу измерения и, наконец, стандартизирую новый, улучшенный рабочий подход.
Пример: я принимаю решение, что буду выполнять работу 40-минутными итерациями. Затем я подсчитываю, сколько итераций в течение дня мне удается завершить. Наконец, я сравниваю это число со своими ожиданиями и понимаю, что завершил слишком мало итераций. Поэтому я сокращаю длительность итерации до 25 минут.
Запись данных, полученных при мониторинге, и их анализ в конце каждого дня — это самонаблюдение. Улучшение своей деятельности, опирающееся на этот анализ, — это постоянное совершенствование [29].
