Когда вас просят о чем-то в очном общении, поинтересуйтесь у собеседника, на сколько можно отложить выполнение просьбы, не обесценив результат. Может выясниться, что для него не имеет значения, дадите ли вы ответ сегодня или в пятницу. Тогда вы сможете предложить самый поздний из приемлемых для него вариантов. Когда вместо безотлагательного выполнения дел, возникших из помех, вы ставите их в план на какой-либо из более поздних помидоров, это дает колоссальный выигрыш.
Делайте помехи зримыми и наращивайте усилия
Внешние помехи должны быть хорошо видны. Если вы хотите сократить их количество, вам прежде всего нужны факты о том, каких типов помехи и в каком количестве возникают.
Каждый раз, когда вы сталкиваетесь с внешней помехой, дотянитесь до своего списка дел на день и запишите туда название возникшего дела. Это освободит от него ваше сознание и позволит не забыть о нем в ходе будущего планирования. Если вы уверены, что не будете заниматься новым делом сегодня, можете записать его непосредственно в реестр дел, добавив срок и пометив его буквой «в» («внеплановое»). Можно также записать его в нижней части листа со списком дел на день — под заголовком «Срочное и внеплановое».
Затем поставьте минус справа от того дела, которым вы были заняты.
Наконец, возвращайтесь к тому помидору, который был прерван помехой, с удвоенной решимостью довести его до конца.
Обнуление
Как-то раз у моего рабочего стола нарисовалось как минимум восемь человек. Было такое чувство, что я прямо сейчас зачем-то нужен каждому члену команды.
Команда: Ты регистрировал в архиве какой-либо новый код в последнее время?
Штаффан: Зависит от того, что считать «последним временем».
Команда: Последние пять минут или меньше.
Штаффан: Э-э… Да, похоже на то. Что-то не так?
Команда: Никто из нас ничего не может сейчас делать: твой код не компилируется!
Не лучший момент и не самая подходящая обстановка, чтобы сообщить этим людям, что я в середине помидора и буду рад видеть их в другой день. Очевидно, лучше обнулить помидор, а не игнорировать их срочное и совершенно разумное требование. Я помогаю им, затем делаю короткий перерыв, ставлю таймер на 25 минут и снова сосредоточиваюсь на своей задаче.
Стратегия работы с внешними помехами
Подведем итог. Вам следует быть в курсе того, сколько внешних помех и каких типов возникает в ходе вашей работы. Для этого вы отмечаете каждую помеху минусом и записываете название возникшей задачи.
Стратегия работы с внешними помехами состоит из четырех шагов:
1. Проинформировать: «Я сейчас плотно занят тем-то и тем-то».
2. Договориться: «Вас устроит, если я вернусь к этому вопросу в пятницу?»
3. Запланировать: записать название возникшей задачи и позже отвести в своем плане под нее помидор.
4. Выполнить обещанное: перезвонить, написать и т.п. — как вы и обещали; если вы не сделаете этого, то утратите доверие и уважение тех, кто обратился к вам с вопросом.
Обозначения для помех
Вот пример обозначений, которые я использую для работы с помехами. Допустим, я начинаю день с того, что выбираю три дела: «Подготовить счет», «Получить премию Дарвина» и «Написать письмо в налоговую». Поддерживать хорошие отношения с налоговой службой всегда очень важно, так что за это дело я берусь в первую очередь. После первого помидора я зачеркиваю первый квадратик крест-накрест: «X». После двух помидоров мое письмо в налоговую готово, и я приступаю к подготовке счета. Я ставлю «X» во второй квадратик, поскольку я закончил еще один помидор, и зачеркиваю элемент «Написать письмо в налоговую» в списке дел на день, поскольку это дело завершено. А на что указывают стрелки с цифрами 1, 2 и 3 на этой картинке?
1. Пока я готовил счет, возникла внутренняя помеха: я ни с того ни с сего вспомнил вдруг, что нужно позвонить Эдде. Я записал это дело в реестр дел, чтобы заняться им в другой день. Затем я поставил черточку рядом с названием текущего дела — «Подготовить счет». Это часть процесса мониторинга, итоги которого я подведу в конце дня.
2. Пока я писал письмо в налоговую, мне позвонила Бина. Я сказал, что в данный момент занят, и спросил, могу ли перезвонить ей позже. Это была внешняя помеха, поэтому я добавил знак «минус» справа от строки «Написать письмо в налоговую». Это тоже элемент мониторинга.
3. Поставив знак «минус», я сделал также пометку «Позвонить Бине» под заголовком «Срочное и внеплановое».
4.
Растяжимость
5. Сколько дел в моем реестре помечено буквой «в» и сколько дел записано в списке дел на день под заголовком «Срочное и внеплановое»? Зная эти числа, я могу оценить свое умение планировать.
6. Если у меня много незапланированных дел, значит, я многое упустил из виду, когда составлял утром план. Это ошибка качественного характера: я не предусмотрел, что все это придется включить в план. На следующее утро я должен тщательнее изучить, включил ли я в свое соглашение с самим собой все, что следует.
7. У вас всегда есть право между любыми двумя помидорами пересмотреть приоритеты — и в этом нет ничего дурного. Но если ситуация все время складывается так, что с утра вы составляете некоторый список дел, а в конце дня обнаруживаете, что завершенные в течение дня дела по большей части не входят в изначальный список, то вы не сможете понять, в чем состоит суть обязательства, которое вы берете на себя при планировании. А если вы не чувствуете, что связаны обязательством, то у вас не возникнет и ощущения награды при подведении итогов дня. По сути дела, в этом случае нет разницы между реестром дел и списком дел на день: оба включают в себя те дела, которыми вы, возможно, займетесь сегодня.
