Однако если перерывы являются слишком долгими, вы утратите ритм. Начало каждого помидора в этом случае будет ощущаться как начало совершенно нового дела. С другой стороны, пропуская перерывы, вы снизите качество своей работы. Это вызовет дефицит внимания, за который вам рано или поздно придется расплачиваться. Более того, при произвольном чередовании коротких и длинных перерывов у вас не будет мотивации заводить таймер. При этом время настройки на задачу вырастет, поскольку все это связано с биоритмами.
Следует ли ограничивать перерывы четкими временными рамками? Позволит ли это избавиться от расползания? Нет, потому что начинать следующий помидор нужно в состоянии психологической готовности. Нет никакого смысла пытаться нырнуть в задачу, когда вы все еще погружены в мечтания. Те новички, которым трудно вернуться к работе после перерыва, могут на одну неделю установить рамки для перерывов. Спустя неделю следует все же положиться на свой ритм.
Лист прогресса
Когда я замечаю, что в моем списке дел на день раз за разом возникает одно и то же дело, которое я никак не могу закончить, я делаю вариант реестра дел, который называю листом прогресса.
Для этого я беру лист бумаги A4 в 5-миллиметровую клетку и в левом верхнем углу записываю свое имя и название текущего месяца. Затем вдоль короткой стороны листа я выписываю дни месяца справа налево: 31, 30, 29 и так далее вплоть до 1, по одному дню в каждой клетке. Слева у меня при этом остается поле шириной примерно 5 см. Туда я записываю все имеющиеся дела — по одному на строку. С этого момента мой лист прогресса полностью заменяет собой реестр дел. Его можно считать альтернативной реализацией идеи реестра дел. Для чего в этом случае нужен протокол? Для мониторинга: я по-прежнему записываю туда все отслеживаемые показатели — например, количество телефонных звонков.
Каждое утро, выбирая дела для списка дел на день, я рисую кружок в той клетке, где строка выбранного дела пересекается со столбцом текущей даты. В конце дня в ходе ежедневной ретроспективы я рисую звездочку в тех кружках, которые соответствуют выполненным делам. Если у меня остается много пустых кружков, это означает, что я слишком раздуваю свои ежедневные обязательства. А те дела, напротив которых стоит много кружков без звездочек, вероятно, следует разделить на части.
Турнир приоритетов
Когда я не знаю, какие дела выбрать из реестра для списка дел на день, я провожу турнир приоритетов. Начинаю я с того, что выписываю на листки бумаги названия всех дел-кандидатов — по одному на листок. Затем собираю все листки в кучу без какого бы то ни было порядка, после чего беру два верхних и сравниваю их. Каким из этих двух дел я бы занялся сегодня, если бы мог сделать только какое-то одно? Менее приоритетное дело отправляется в кучку проигравших слева от исходной кучи, а победитель остается у меня в руках.
Затем я беру следующий листок из исходной кучи и сравниваю его с победителем первого раунда, и так далее раунд за раундом. Победитель остается у меня в руках, проигравшие отправляются в кучку проигравших. Когда исходная куча не расставленных по приоритету дел становится пустой, у меня в руках оказывается победитель турнира — дело с наивысшим приоритетом.
Однако за день я могу выполнить больше одного дела. Поэтому я провожу следующий турнир, используя кучу проигравших в качестве исходной. По сути, мне нужно провести столько турниров, сколько дел я предположительно могу выполнить за сегодня. Названия всех дел-победителей я переписываю в список дел на день, следя за реалистичностью своих обязательств.
Этот процесс может показаться банальным, однако сравнивать приоритетность двух дел гораздо проще, чем пытаться сразу извлечь группу приоритетных задач из длинного списка. Когда я пытаюсь выбирать дела «на глазок», просто глядя в свой реестр дел, я часто получаю другой результат. Причина этого, опять же, в ограниченном объеме нашей рабочей памяти [26].
Обнуление входящих
Я никогда не позволяю себя заглядывать в папку входящей почты в середине помидора, посвященного какому-либо другому делу. Однако если я занят чтением и ответом на письма по плану, я применяю принцип «нулевых водящих». Дэвид Аллен описывает применение этого принципа как процесс из трех шагов [2]:
1. Начинаете сверху.
2. Берете строго по одному элементу.
3. Ничто и никогда не возвращаете обратно во входящие.
Для каждого письма я обдумываю ближайшее действие. Если ответ займет минуту или меньше, я занимаюсь этим сразу. Если я могу передать дело дальше, я сразу его передаю. Если я вижу, что этим делом нужно заниматься мне и оно потребует больше времени, я не приступаю к нему немедленно — я записываю его в реестр дел, перемещаю письмо в папку архива и мысленно отключаюсь от него.
Те дела, которые я не могу сделать без какой-либо информации от других людей, похожи на дела, которые передаются: я направляю человеку запрос и перемещаю письмо в папку архива.
Кроме того, я всегда задумываюсь, даст ли мне что-либо это письмо в будущем; если нет, я немедленно удаляю его. Тонны писем, которые никогда не повлекут за собой каких-либо действий, создают информационную перегрузку. В этом потоке могут потонуть новые, важные и действительно требующие реакции сообщения.
Повторение
Ваши способности к запоминанию можно улучшить. По словам Тони Бьюзена, «общая рекомендация — проводить ревизию полученной информации сразу после периода обучения или ежедневного события, затем на следующий день, еще раз — неделей позже, в четвертый раз — спустя один месяц и, наконец, в пятый раз — когда пройдет полгода».
Каждый раз, когда вы о чем-то думаете, связь между соответствующими воспоминаниями в мозгу встречает все более слабое сопротивление. Это как тропинка в лесу: чем чаще вы по ней ходите, тем меньше там будет препятствий.
