• Вы думаете, что каждая из задач одинаково важна.
• Вы не умеете как следует управлять своим временем и из-за этого не укладываетесь в поставленные сроки.
• Вы не умеете отказывать людям и часто берете на себя слишком много работы.
Черты характера, соответствующие навыку
Если в тесте на психотип личности больше всего баллов вы набрали в категории организованный и меньше всего — в категории любопытный, управление приоритетами будет, вероятно, вам весьма полезно. Навык будет не слишком сложно развить, а практикуя его, вы получите удовлетворение. Как человек организованный, вы наверняка добросовестны, методичны, предпочитаете во всем системный подход и планирование. Невысокие баллы в категории любопытный свидетельствуют о том, что вы мыслите практично, конкретно и линейно. Вы прагматик, рациональный и рассудительный. С такой комбинацией черт вам не составит особого труда разделить стоящую перед командой задачу на серию небольших подзадач, определить срочность и важность каждой из них и оценить время, требующееся для их выполнения.
Пятиминутные упражнения на развитие навыка
Следующие упражнения улучшат вашу способность выбирать приоритеты.
Разбивайте проекты на задачи
Конечно, новые проекты приходится начинать не каждый день, но вы можете привыкнуть разбивать свои ежедневные задачи на шаги, их составляющие, используя это упражнение. Выберите из списка дел задачу и запишите два-три действия, которые нужно предпринять, чтобы задача была выполнена. Предположим, вам сегодня нужно подготовить презентацию. Предстоит сделать два шага: создать слайды и написать заметки для докладчика.
Разграничивайте текущие задачи по степени важности
Вы можете приучить себя к такому подходу, начиная каждый рабочий день с этого простого упражнения. Сядьте за стол, запишите две или три наиболее важные задачи, которые следует выполнить сегодня. И выполняйте их в первую очередь.
Выделите соответствующее время на выполнение работы
Эта поведенческая микромодель требует от вас точной оценки времени, необходимого для выполнения конкретной задачи. Без этого трудно планировать свою работу и завершать ее в срок. Развить такую привычку поможет следующее упражнение. Добавив новую задачу в список дел, оцените время, которое, по вашим подсчетам, займет ее выполнение, и запишите его здесь же. Например, вам надо разослать сотрудникам письмо, информирующее их о новом клиентском проекте. Вы сочли, что подготовка займет тридцать минут, — запишите это.
Четко разъясняйте приоритеты заданий
При определении приоритетов проектов и задач обосновывайте свое решение, чтобы и вам, и членам команды был понятен выбор. Используйте следующее упражнение. После того как вы опишете проект (по электронной почте, в разговоре, на рабочей встрече), кратко объясните: «Он является для нас приоритетным, потому что…» Например, потому, что связан с самым крупным клиентом.
Навык: планирование и организация работы
Для успешного освоения этого навыка требуется определять, какие ресурсы нужны для достижения конкретной цели и какие есть в вашем распоряжении, а также планировать, кто, что и когда должен выполнять. Итак, какие же поведенческие модели используют эффективные управленцы, уже овладевшие навыком планирования и организации работы?
1. Создание так называемого генерального плана, распределяющего обязанности внутри команды: кто, что и в какие сроки должен делать.
2. Учет всех ресурсов, которые потребуются на каждом этапе работы: финансовых, людских, материальных.
3. Творческий подход к использованию имеющихся ресурсов, который позволит оставаться в рамках бюджета, выделенного на проект.
4. Отслеживание деятельности отдельных участников и групп, работающих над проектом, обычно с помощью системы показателей и регулярных проверок.
Чем важен навык
Безупречное выполнение проекта требует от вас как от лидера сильных навыков планирования и организации работы. Необходимо четко представлять, кто и что будет делать и какие ресурсы понадобятся каждому сотруднику. Это залог вашего успеха. Планирование и организация позволяют эффективно координировать усилия всех участников и гарантируют, что все они хорошо понимают свои обязанности.
Также эти навыки имеют решающее значение при создании подотчетности вашей команды и помогают повысить эффективность компании в целом. При четко поставленных сроках и задачах сотрудники знают объем своей работы и время, в которое они должны уложиться. Контроль с вашей стороны и отслеживание результатов деятельности с помощью отчетов, схем, показателей и периодических проверок приучают их к личной ответственности. С планом вы лучше координируете деятельность сотрудников и команд, избегаете несогласованности и потерь производительности.
Контрольные признаки, указывающие на необходимость проработки навыка
• Вы не хотите постоянно делать все в последнюю минуту.
• Вы готовитесь к отчету или важной встрече, которая должна состояться завтра, накануне ночью.
• Ваши сотрудники не понимают, кто за что отвечает, и регулярно нарушают сроки.
• Вашей команде не хватает ответственности.
• Вашей работе не хватает организованности и четкой структуры.
• Вам постоянно кажется, что имеющихся ресурсов недостаточно для достижения цели.
Черты характера, соответствующие навыку
Высокий балл в тесте на психотип личности в категории организованный свидетельствует, что вы методичны, прилежны, склонны во всем к системе. Высокая амбициозность говорит об уверенности и решительности. Вам свойственны умение структурировать реальность и брать в собственные руки инициативу по планированию. При подобной комбинации черт характера вы, вероятно, получите удовлетворение, компонуя фрагменты плана проекта, определяя потенциальные ресурсы и устанавливая критерии для отслеживания хода процесса.
Пятиминутные упражнения на развитие навыка
Упражнение поможет развить и отточить ваши способности к планированию и организации работы.
Создание проектного плана
Даже если нет необходимости ежедневно писать новый проектный план, это упражнение можно использовать, чтобы привыкнуть к определению задач и установке сроков. Например, уточняйте планы коллег и намечайте сроки исполнения. Обсудив с сотрудником работу по проекту, обязательно поинтересуйтесь, что именно он собирается делать и в какие сроки планирует уложиться. Затем запишите его ответ. Предположим, вы обсуждали рекламную кампанию нового продукта, и коллега обязуется подготовить брошюру к 20 сентября текущего года.
