Соберитесь
Отмечайте в календаре совещания, дедлайны, важные мероприятия или особенно напряженные периоды. В каждой организации и индустрии собственный график выполнения работ. Частично он определяется внешними факторами (окончание финансового года, начало учебного семестра), а частично устанавливается самой организацией (ежемесячный обзор состояния проектов, ежегодная конференция). Выясните, когда наступит самый напряженный период работы, и учитывайте это, когда будете планировать свои действия.
Готовьтесь к совещаниям так же, как вы готовились к семинарам в университете (во всяком случае, как должны были готовиться). Обычно стоит прочитать ваши заметки с прошлого раза и повестку сегодняшнего совещания. Обведите те положения, которые вам непонятны. Выясните все, что можно, до начала совещания. Есть ли в повестке темы, имеющие отношение к вашей деятельности? Попросят ли вас принять участие в совещании? Кто будет на нем присутствовать? Можно ли прихватить с собой кофе или чай или это не принято?
Мыслите позитивно, проявляйте гибкость и открытость
Старайтесь не жаловаться. Вероятно, что-то в работе вам не понравится. У вас могут быть назойливые коллеги или шумный ксерокс. Или более серьезные вещи: бешеный темп работы или некоторые обязанности, которые нагоняют тоску. Не жалуйтесь и не поддерживайте тех, кто жалуется. Если вопрос действительно серьезный, его необходимо обсудить наедине с вашим непосредственным начальником.
Если вам поручили скучную работу, постарайтесь подойти к ней с хорошим настроем и улыбкой на лице. Вероятно, другим сотрудникам тоже приходится иногда заниматься рутиной, поэтому вздохи и стоны не помогут. Иногда рутинная работа служит основой для принятия очень важных решений или анализа ситуации. Используйте эту возможность, чтобы уяснить для себя, какова ваша роль в общем процессе работы. Если вас попросят проверить некие данные, проанализируйте, куда они пойдут дальше и как они повлияют на деятельность компании.
Постарайтесь произвести впечатление человека, открытого для новых идей и готового учиться. Благодаря гибкости мышления вы сможете работать в разных структурах компании, осваивая новые функции и приоритеты.
Общайтесь профессионально
Мы уже упоминали о необходимости здороваться, задавать вопросы, следить за своей речью и уважать окружающих. Все это важные элементы профессионального и эффективного общения с людьми. Но большая часть обмена рабочей информацией происходит по электронной почте. Разобраться с ней бывает довольно сложно. Иногда вас просто заваливает входящими сообщениями и не всегда понятно, в каком тоне они написаны.
В студенчестве вы приобрели некоторый опыт переписки по электронной почте. Электронные письма на работе могут потребовать более вдумчивого подхода. Вот несколько рекомендаций по их составлению.
1. Используйте приветствие («Здравствуйте», «Добрый день») и завершение («С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и так далее).
2. Указывайте тему сообщения.
3. Используйте только полные предложения, избегайте стиля СМС.
4. Пишите только то, что можно безбоязненно показать другим. Если сообщение содержит щекотливую информацию (или еще хуже – сплетни) о другом сотруднике, не отправляйте его. Всего одна кнопка – и ваше письмо получат все коллеги, включая и начальника. У электронной почты нет гарантий конфиденциальности.
5. Вполне допустимо использовать неформальный, дружеский тон. Профессионал не обязан напоминать автоответчик или сборник деловых клише. Будьте собой – но улучшенной версией себя.
6. Не нажимайте на кнопку «Ответить всем», за исключением случаев, когда вы действительно считаете, что все должны знать ваш ответ. Это же верно и в отношении групповых рассылок.
7. Старайтесь не ставить адресатов в скрытую копию. Она пригодится, только если вы одновременно отправляете письмо сразу многим людям и при этом хотите сохранить их конфиденциальность.
8. Перечитайте написанное и убедитесь, что вы не ошиблись в адресе, прежде чем отправить сообщение.
9. Если вам трудно написать электронное письмо, может быть, лучше поговорить с человеком лично или по телефону.
10. Используйте обычный шрифт, избегайте подчеркиваний, полужирного шрифта и курсива. Текст, написанный заглавными буквами, создаст впечатление, что вы кричите на получателя. Если вам необходимо выделить особо важную часть, можете просто сделать короткий список из маркированных пунктов. Слишком длинное сообщение может означать, что лучше поговорить с адресатом лично или написать документ с кратким изложением инструкций или ключевых вопросов.
! Совет: электронная почта под контролем
Поддерживайте порядок в своем почтовом ящике, сортируя сообщения по папкам в соответствии с их темой или функцией. Это поможет сократить количество входящих и почувствовать себя организованным человеком.
Еще один аспект профессионального общения, о котором стоит помнить, – это язык тела. Ярче всего он проявляется во время совещаний. Обратите внимание, как ведут себя другие. Вы заметите, что люди, которые пользуются наибольшим доверием и к которым все прислушиваются, обычно демонстрируют свой интерес к теме обсуждения с помощью языка тела. Постарайтесь сидеть прямо, лицом к собравшимся и поддерживайте зрительный контакт с тем, кто сейчас говорит.
Анализ кейса
Аманда устроилась координатором проекта в крупную медиакомпанию три недели назад. Оказалось, что работа сильно отличалась от студенческой жизни! Невозможно вздремнуть после обеда или посмотреть сериал днем. А как тяжело вставать по утрам в 7:00, чтобы вовремя добраться до офиса! Но Аманда очень хочет преуспеть в своей новой роли. Она знает: если постараться, эта должность приведет к более интересной работе, позволит обзавестись невероятно полезными связями и добиться места старшего редактора, о котором она мечтает.
Непосредственная начальница Аманды – Керри – пока в полном восторге от своей подчиненной. Керри заметила, что Аманда всегда приходит на работу чуть раньше и задерживается после 17:00, когда рабочий день окончен. Это так отличается от того, как вел себя стажер Чарли в прошлом году! Он почти всегда опаздывал на 5–10 минут, зато уже в 16:59 был готов покинуть офис. Работал он хорошо, но никогда не выдвигал идей и не проявлял желания участвовать в дополнительных проектах.
Концентрируйтесь на работе
В офисе всегда найдутся какие-нибудь отвлекающие факторы. Некоторые из них помогают наладить отношения с коллегами и обмениваться опытом (перерывы на кофе, обмен планами на выходные). Другие менее полезны (сплетни о знаменитостях, общение с университетскими друзьями по WhatsApp). Что мешает вам сконцентрироваться на работе? Как с этим бороться?
Откажитесь от привычки постоянно проверять телефон и соцсети в рабочее время. Лучше держать телефон в сумке или в ящике стола и не доставать, пока он не зазвонит или не начнется перерыв. Вероятно, многие ваши коллеги пользуются телефонами, когда захотят. В будущем и вы сможете спокойно это делать, но сначала надо продемонстрировать, что вам можно доверять, и работать не отвлекаясь. А лучший способ сделать это – убрать телефон из виду.
