Попробуйте вспомнить кого-нибудь, кто быстро работает.
Часто такие люди, переключаясь с одной задачи на другую, быстро убирают материалы, с которыми они работали, и кладут на стол то, что нужно для следующего дела.
И наоборот, у тех, кто работает медленно, на столе или бардак, или вроде бы порядок, но в нем нет никакой логики. Наверняка они часто не убирают со стола вещи, которыми больше не собираются пользоваться, или материалы, отвлекаться на которые в данный момент не нужно.
С точки зрения свойств мозга очевидная разница в продуктивности первых и вторых не удивительна. Мозг, как правило, не может сосредоточиться на нескольких вещах одновременно.
Это легко понять, если представить себе, как работает зрение. Когда мы напряженно всматриваемся в одну точку пейзажа, то не можем одновременно сосредоточиться на второй. Стараясь это сделать, вы уже не фокусируетесь ни на одной из них. Этот принцип справедлив не только для зрения, но и для мозга.
Пытаясь сосредоточиться на какой-то проблеме, мы не можем одновременно сосредоточиться и на другой (но возможно думать об одном и другом по очереди). Пытаясь заставить себя думать о двух вещах одновременно, мы упускаем обе и становимся рассеянными.
Чтобы такого не случалось, нужно уметь ловко переключать внимание с одного на другое.
Но это не так просто, как может показаться.
Переключать внимание нам мешают эмоции. Когда мы пытаемся сосредоточиться на чем-то, наши мысли невольно возвращаются к другой проблеме. Но и на ней мы не можем сосредоточиться, потому что первая проблема тоже нас беспокоит, и так далее.
Если это повторяется снова и снова, мы все меньше времени посвящаем каждому вопросу, в итоге начинаем волноваться, что нужно успеть и то, и другое, а работа не движется.
Чтобы успешно сосредоточиваться на каждой из двух задач, важно научиться управлять чувством, что «голова занята чем-то другим».
«Бывший возлюбленный» и «дела, которые не выходят из головы»
Один из действенных способов управлять своими эмоциями – составление плана. Если вы настроите себя на мысль, что у вас много задач, но не все они стоят перед «вами сегодняшним», а кое-что – ответственность «вас завтрашнего», вам будет проще сосредоточиться на каждой задаче. Я писал об этом в предыдущем параграфе.
Еще важно убрать подальше все вещи, которые напоминают о «другом деле».
Уберите документы, с которыми вы не планируете сейчас работать, чтобы они не попадались на глаза. Ненужные в данный момент вещи тоже лучше убрать.
Следующий пример поможет вам понять, почему это эффективно.
Многие, расставаясь, выбрасывают предметы, которые напоминают им о бывших возлюбленных. Они это делают наверняка не потому, что хотят избавиться от самих вещей. Эти действия помогают справиться с чувствами, подкрепляют решение больше не думать об этом человеке.
То же применимо и к рабочим документам: держать их в порядке нужно в том числе и по этой причине. Убирать ненужные документы подальше необходимо, не только чтобы их не видеть и не вспоминать о них постоянно, но и потому, что таким образом мы противопоставляем своему ощущению зацикленности на них («не выходят из головы») четкую идею: «Сейчас можно об этом не думать» – и подкрепляем ее действиями.
К тому же, если есть возможность быстро выложить на стол все нужные для работы документы, вы лучше сосредоточиваетесь на работе. Это тоже способ сделать вопрос видимым.
Можно объяснить это даже проще: когда вы собираетесь выполнить какую-то работу, вы будете постоянно отвлекаться, если нужные для нее материалы лежат в беспорядке или вперемешку с другими.
Имейте в виду, что по этим двум причинам порядок в вещах очень важен.
Порядок в комнате и на столе настраивает на позитивный лад и не заставляет терять время на поиски.
Когда мы наводим порядок в вещах, информация в мозге тоже упорядочивается
Сортировка вещей – это еще и сортировка информации, содержащейся в мозге.
Например, если вы убрали документ «А» и документ «Б» в одну папку, значит, мозг решил, что у них есть какие-то общие пункты или эти документы как-то связаны. Если вы поставили на одну полку папку «А» и папку «Б», значит, вы увидели схожесть информации, которая в них содержится.
Проводя такую сортировку каждый день, вы сами заметите, в каком стройном порядке вскоре окажутся ваши мысли. К тому же вы сможете моментально доставать нужные для работы материалы.
Этими тремя причинами объясняется большая разница в продуктивности людей, которые постоянно держат вещи в порядке, и тех, у кого царит бардак. Можно добавить еще две причины: порядок в комнате и на столе настраивает на позитивный лад и не заставляет терять время на поиски. В итоге у нас есть целых пять причин, по которым стоит его поддерживать.
Наводить порядок в вещах будет проще, если заранее подготовить емкости, куда все убирать
Тем, у кого плохо получается наводить порядок, можно посоветовать сначала приготовить емкости для вещей.
Когда мы наводим порядок на рабочем столе компьютера, мы обычно сначала создаем папки, в которые потом убираем документы. Точно так же мы поступаем и с физическими документами, сортируя их. Сначала мы подготавливаем место, коробки и папки, куда можно будет все убрать, а потом кладем туда новые и новые документы, распределяя их определенным образом. При необходимости мы время от времени снова наводим в них порядок, объединяем файлы в одну крупную папку. Это простой и понятный способ.
Запомните, пожалуйста, следующие главные пункты:
• наводите порядок в вещах, чтобы легче фокусироваться на мыслях;
• если у вас плохо получается наводить порядок, сначала подготовьте емкости, чтобы складывать вещи.
5. Что делать, чтобы отложенная на потом работа не накапливалась
Когда накопилось много работы, до которой не доходят руки
Теперь я расскажу, как сделать, чтобы дела, которые вы вписали в список того, что хотите сделать потом (о нем шла речь во второй части этой главы), не остались там навсегда.
