Ответить на эти вопросы нужно для того, чтобы исправить ситуацию и разорвать замкнутый круг «я сделаю это завтра». Если хотите, чтобы что-то изменилось, вы должны изменить ситуацию.
Все записывайте
Помимо прочего, трудности с выполнением задач у вас могут возникать потому, что вы просто не знаете, что вам нужно делать.
Если вы уже имеете привычку всегда и всюду составлять списки и любите этот процесс, пропустите, пожалуйста, все здесь написанное и переходите к следующему пункту. Но если нет, то давайте это обсудим! Я уже говорила, что не могу сказать в точности, как добиться, чтобы все планы выполнялись, и как стать более результативным, но одно я знаю твердо: необходимо начать все записывать.
Записывать свои задачи на неделю или на день важно по многим причинам. Вот три главных аргумента в пользу того, что списки помогут вам эффективнее управлять временем:
Список освобождает место: записав что-нибудь на бумаге, вы можете временно выбросить это из головы и перестать думать об этом. Вы можете направить свою мыслительную энергию на другие задачи, где необходимо решать проблемы или думать творчески. Если ваши задачи записаны, список дел уже не должен постоянно присутствовать где-то у вас на подкорке, потому что бумага (или устройство) помнит и хранит его для вас.
Список помогает разобраться: когда задачи и идеи не забивают голову, а записаны и вы можете видеть их все вместе, становится проще оценить сложность и масштабы предстоящей работы. Возможно, у вас уже есть четкое представление о том, сколько времени потребуют определенные задачи, так что, создав список, вы можете определить, в каком порядке их выполнять, с учетом имеющегося времени.
Список экономит время: список пригождается, когда у вас появляется немного времени. Вам не придется тратить свободные минуты на то, чтобы вспомнить, что именно необходимо сделать. Ваш список уже все знает. Он там, он ждет, чтобы помочь вам начать работу.
Как именно вы будете вести свои списки, зависит от вас. Я пользуюсь бумажным ежедневником (естественно, это же моя работа), но это не единственный вариант. Обычный блокнот на спирали тоже сгодится. Подойдут бумажки-стикеры, мобильные приложения, онлайн-календарь. Единственное, о чем я должна предупредить вас, если вы решите прибегнуть к помощи цифровых средств при составлении списков: там вас будет многое отвлекать. Я не пользуюсь мобильным приложением, потому что если бы пользовалась, то каждый раз, когда я бросала бы взгляд на телефон, чтобы посмотреть, что мне нужно сделать, моего внимания там требовали бы еще 20 разных приложений. Это не способствует успешной работе.
Зачем расставлять приоритеты?
Ваш «список всего» может оказаться слишком длинным, если вы не в состоянии отделить приоритетные задачи от несущественных или несрочных. Возможно, вы видите перед собой список дел, но не знаете, какое из них «самое важное», и потому не отводите достаточно времени на то, что имеет наибольшее значение.
Визуализировать ваши приоритеты и время можно, если представить себе емкость с камнями. Вообразите, что у вас есть пять больших камней (приоритетные дела), 20 камней помельче (менее существенные дела) и кучка песка (пустячные дела), которые нужно все вместе уложить в емкость (вместить в вашу неделю). Если первым делом вы насыплете песок, то емкость наполнится и не вместит все остальное – крупные и мелкие камешки. Если первыми вы положите в емкость мелкие камешки, то все крупные туда тоже не войдут. Но если первыми вы положите крупные камни, то камни поменьше лягут в промежутки между ними. Песок же, насыпанный последним, просочится в щели и займет оставшиеся пустоты между камнями.
В вашем распорядке обязательно найдется место для намеченных дел. Расставить приоритеты – значит решить, в каком порядке вы будете ими заниматься.
Определите свои приоритеты
Один из способов выяснить, что для вас по-настоящему значимо, заключается в том, чтобы сделать шаг назад и посмотреть вперед. Что вам обязательно нужно сделать в этом месяце? Запишите это. Что вы хотели бы сделать в этом месяце? Добавьте и это к списку. Может быть, в списке у вас окажется всего три пункта. Может быть, 12. Не обдумывайте его слишком тщательно, просто набросайте то, что придет в голову.
Затем в начале каждой недели заглядывайте в свой главный список на месяц и выбирайте оттуда два или три дела, которые хотите выполнить на предстоящей неделе. Некоторые из них могут оказаться однозадачными действиями (к примеру, записаться на прием к дантисту), другие – более сложными и требующими больше времени и усилий (к примеру, упаковать вещи для переезда).
Главное в том, что, какими бы ни были эти задачи, в понедельник, когда начинается новая неделя, вы уже знаете, какие главные дела вам предстоят. Вы знаете, что вам нужно сделать телефонный звонок или необходимо выделить три дня на сборы. Это ваши приоритеты, и они высечены в граните, вне зависимости от того, что еще появится в вашей электронной почте на этой неделе или какая еще идея внезапно осенит вас, когда вы будете принимать душ.
Конечно, вы все равно можете добавить новые задачи, которые возникнут в связи с электронным письмом, к вашему списку. Конечно, вы все равно можете радоваться новой идее, которая неожиданно придет к вам. Но эти дополнения не могут стать для вас главными на этой неделе. Вы уже знаете, что вам необходимо сделать, потому что заранее установили для себя приоритеты.
Я предлагаю вам сначала посмотреть на месяц вперед, затем рассмотреть недели в пределах этого месяца. Такой график может показаться слишком плотным (если так, попробуйте посмотреть на год или квартал, а затем расставить приоритеты по месяцам). Или, возможно, вы решите, что недельных приоритетов слишком мало, чтобы держать вас в тонусе (если так, попробуйте в конце каждого дня намечать себе несколько приоритетов на следующий день).
Как и во всем, вам придется поэкспериментировать, чтобы понять, какой вариант больше подходит вам и согласуется с вашим графиком. Этот метод расстановки приоритетов поначалу может показаться неудобным, и в этом нет ничего странного. Сложно бывает сосредоточиться на чем-то одном или регулярно менять текущий приоритет, если вы привыкли делать несколько дел одновременно или бросаться вперед без особого плана. Тем не менее результат того стоит. Расстановка приоритетов – один из множества способов взять под контроль свои дни и время. Вы можете провести линию и следовать за ней, выполняя одну важную задачу за другой, – а остальные дела пусть сами выстраиваются вокруг главных.
