Написание письма
Во всем мире написание письма в бумажном или электронном виде является одним из самых эффективных способов общения с людьми, облеченными властью, напрямую. И неважно, пытаетесь вы убедить какого-то политика проголосовать определенным образом или предлагаете компании прекратить выпуск неэкологичной продукции, ваше письмо наверняка будет прочитано, и есть шанс, что вы сможете повлиять на ситуацию.
Как правильно составить письмо
Правильно составленное письмо может оказаться бесценным инструментом, призванным помочь вам убедить лицо, принимающее решение.
Более того, письмо, проникнутое вашими интонациями и обращенное к конкретному человеку, – это намного эффективнее, чем тысячи похожих электронных посланий, получаемых им в рамках проходящей в Интернете кампании. Любой человек способен составить убедительное письмо, следуя приведенным ниже пяти принципам:
• Ясность.
• Краткость.
• Индивидуальность.
• Грамотность.
• Вежливость.
Ясность
Нам всем свойственно увлекаться, когда мы пишем или говорим о том, что нас волнует. В итоге можно легко скатиться к долгой сумбурной исповеди касательно загрязнения окружающей среды пластиком. Важно бороться с подобным желанием при составлении официального письма, адресованного политику или бизнесмену.
Отбросьте лишние аргументы, самое главное, чтобы получатель четко понял суть вопроса: о чем вы просите, почему вы просите об этом и что ему нужно сделать в ответ на вашу просьбу.
Прежде чем приступать к написанию, набросайте черновик ваших ответов на каждый из этих трех пунктов.
1. О чем вы просите?
Должны они сократить объем пластикового мусора или проголосовать определенным образом в парламенте? Просите вы их прекратить поставлять какой-то конкретный товар или поддержать местную кампанию по уборке территорий?
Возможно, у вас не одна просьба. В таком случае внесите все их в ваш список, но только не переборщите: лучше сконцентрировать внимание не более чем на двух проблемах. Изначальная просьба должна звучать в первом абзаце вашего письма, чтобы быть уверенным, что любой, кто будет его читать, сразу поймет, о чем идет речь.
2. Почему вы просите об этом?
Это центральная часть письма, где вы можете представить конкретные случаи, личные истории и любые другие аргументы в пользу того, почему вы просите сократить количество пластикового мусора тем или иным способом. Помимо относительной краткости важно подобрать аргументы, наиболее полно раскрывающие суть проблемы. Например, представьте, что вы пишете письмо некоему политику, желая убедить его проголосовать за запрет пластиковых столовых приборов. Один из самых часто цитируемых фактов по поводу пластика – это ежеминутное попадание в океан приблизительно целого грузовика пластикового мусора. Наверное, так и есть, и это несомненно мощная статистика. Однако чтобы письмо получилось убедительным, надо постараться сделать его максимально конкретным. А потому подберите соответствующие статистические данные, например о количестве попадающих в океан пластиковых столовых приборов, или расскажите об опыте страны, успешно запретившей такие приборы.
3. Какую реакцию вы ждете от вашего адресата?
Это может быть организация дня голосования по той или иной проблеме или выбор нужного вам способа голосования. Вы можете представить свое видение их кафе в качестве зоны, свободной от пластика, где пластиковые палочки и одноразовые кофейные стаканчики, выстеленные изнутри пластиком, станут частью прошлого. Что бы это ни было, придерживайтесь позитивного тона, выражайтесь предельно конкретно и ясно, чтобы желаемая вами реакция помогла нам всем еще больше приблизиться к миру, в котором пластик не будет загрязнять океаны, давая спокойно дышать всем его обитателям.
Краткость
Человек, которому вы пишете письмо, наверняка занятой – ну, по крайней мере, считайте его таковым. И если вы составите короткое письмо, то больше шансов, что он его не только прочитает, но и будет благодарен вам, что ему не пришлось копаться в его дебрях, добираясь до сути. Что я имею в виду под словом «краткость»? Если вы посылаете свое письмо по почте, то листа формата А4 будет более чем достаточно, чтобы представить все интересующие вас вопросы.
Всегда есть искушение включить в письмо дополнительные факты и статистику, которая вам известна, но не перегружайте ими текст, ибо они могут запутать читающего. Приводите только один-два факта или данные статистики на одну просьбу и выбирайте самые впечатляющие примеры, чтобы заинтересовать своего адресата. Возможно, вам захочется кратко пересказать доклад или газетную статью, на ваш взгляд, наиболее заметную. Но это займет ценное пространство вашего письма – для его краткости лучше сделать соответствующую ссылку и прикрепить копию/ссылку, чтобы адресат прочитал ее на досуге.
Индивидуальность
Факты и статистические данные, приведенные в письме, придают ему весомость. Именно они чаще всего приковывают наше внимание в заголовках газет или в соцмедиа.
Однако важно не полагаться исключительно на цифры и сторонние примеры, желательно включить хоть немного информации о себе – кто вы и почему эта проблема вас волнует. Например, на детском новогоднем утреннике вас поразило количество одноразового пластика в упаковке подарков и других предметах. Упомяните о подобном случае в письме, и это поможет вашему реципиенту воспринимать вас как конкретного человека с живой реакцией.
Самый эффективный способ убедить кого-то – это поделиться собственным опытом.
Как правило, мы больше полагаемся на советы своих близких, друзей и людей, которых знаем, чем на информацию, почерпнутую из газетной статьи или телепередачи. А потому помогите вашему адресату
узнать вас поближе. Если вы регулярно совершаете покупки в супермаркете, сотрудникам которого адресуете ваше письмо, обязательно сообщите им об этом: они проявят больше интереса к мнению постоянного клиента. Вы лично видели нечто, заставившее ваше сердце сжаться от боли: как лысуха или куропатка строит свое гнездо из кусочков пластика или что ваш любимый пляж завален пустыми пластиковыми бутылками?
Возможно, это покажется вам тривиальным, но подобные отступления работают не менее эффективно и к тому же помогают читающему понять, что вы за человек и откуда вы. И кто знает, возможно, они могли бы поделиться с вами подобным опытом.
Грамотность
Написав письмо, перечитайте его и исправьте ошибки, если таковые имеются. Грамматические и орфографические ошибки способны испортить впечатление от письма (если вы в чем-то сомневаетесь, обратитесь за помощью к другу). Любые заявления необходимо подкрепить фактами. И еще иногда лучше допустить погрешность.
Например, вместо того чтобы сказать «12,7 миллиона тонн пластика попадает в океан ежегодно», лучше отметить, что «до 12,7 миллиона тонн пластика попадает в океан ежегодно». Любое преувеличение легко подорвет доверие к вашей просьбе. Необязательно сопровождать каждое утверждение справкой, но вы должны легко ориентироваться в источниках, которые используете.
