Вежливость
И наконец, не забывайте о вежливом тоне, без сердитого или конфликтного настроя. На какое письмо вы отреагируете лучше – в котором вас обвиняют или воодушевляют? Избегайте искушения делать насмешливые или ехидные замечания и обязательно обращайтесь к своему адресату с известной долей учтивости, которую он от вас ждет, и тогда, скорее всего, он дочитает ваше письмо до конца.
Вот и все. Если вы последуете этим пяти принципам, то письмо наверняка будет составлено правильно и поспособствует вашей будущей кампании. А теперь самое время отправить его по электронной или обычной почте.
На всякий случай ниже приводится образец подобного письма.
Уважаемый господин Ван!
О чем вы просите?
Я обращаюсь к Вам как представитель местных активистов по поводу необходимости установки большего количества питьевых фонтанчиков в парке на моей улице. В последние годы – во время утренних пробежек по парку – я стал замечать, что количество пластикового мусора, разбросанного повсюду, существенно возросло.
Почему вы пишете?
И хотя в парке стоят несколько урн, в конце погожего дня они часто бывают переполнены и пластик вываливается на землю, засоряя все вокруг. Питьевые фонтанчики могли бы помочь решить эту проблему.
Интересная статистика
Один из самых часто встречающихсяна наших пляжах и в океанах видовпластика – это пластиковые бутылки и крышечки из-под них. Даже тот пластик, что валяется у нас в парке, в итоге оказывается в океане, попавсначала в местную водную артерию, а из нее в море или в океан. Срок разложения пластиковой бутылки – более четырехсот лет. Проблема загрязнения природы пластиком становится нашей общей проблемой. Всего лишь одна из крупнейших компаний по производству прохладительных напитков производит 120 миллиардов бутылок ежегодно. А во всем мире каждую минуту покупается один миллион пластиковых бутылок. Я. не понимаю, как это может способствовать политике экологической безопасности, если мы хотим остановить попадание такого огромного количества пластика в океан.
Примеры для подкрепления вашей истории
Наиболее эффективное признанное решение по уменьшению объема загрязнения окружающей среды пластиком – это сокращение количества производимого нами пластика. Что касается пластиковых бутылок, то эту проблему сравнительно легко решить, так как люди могут их заменить многоразовыми. Если бы у нас в парке появились питьевые фонтанчики, то отпала бы необходимость покупки бутилированной воды, так как можно было бы попить прямо из фонтанчика.
Данные, подкрепляющие вашу просьбу
Зоологическое общество Лондона и универмаг Selfridges – два примера крупных объектов, где смогли полностью отказаться от продажи воды в пластиковых бутылках, установив там питьевые фонтанчики. В докладе по ситуации с пластиковыми бутылками Комитета по экологическому аудиту приводятся данные, что установка питьевых фонтанчиков способна привести к сокращению количества пластиковых бутылок на 65 %. Такое сокращение может существенно уменьшить объем пластиковых бутылок, которыемы встречаем в парке.
Сделайте письмо личным
Я люблю свой парк, и мне грустно видеть плавающие в пруду или брошенные в кустах пластиковые бутылки. Создается впечатление, что нашим жителям безразлична чистота мест их проживания. И мне неловко приглашать туда своих близких и друзей. В то же время мне самому приходится время от времени покупать пластиковые бутылки.
Что бы вы хотели увидеть в ответе вашего адресата?
Лично я, как, пожалуй, и большинство других людей, был бы крайне благодарен, если бы Вы как можно скорее рассмотрели вопрос установки в парке питьевых фонтанчиков.
Я с радостью готов встретиться с Вами, чтобы детально обсудить данный вопрос. Пожалуйста, пишите мне на указанный мной адрес или звоните намой мобильный.
С уважением,
Уилл МакКаллум
Встреча
Возможно, вы захотите сначала написать письмо, а потом уже договориться о встрече. А быть может, вы предпочтете сразу же встретиться с человеком, с которым уже знакомы. В любом случае, как бы вы ни поступили, следует отметить, насколько важна личная встреча.
Вряд ли я смогу подсчитать то количество раз, когда, несмотря на месяцы или даже годы ведения кампании, не происходило практически никаких подвижек в решении вопроса, но зато после личной встречи и плодотворного обсуждения политики представители компании вдруг неожиданно решали предпринять конкретные действия.
Личная встреча может стать вашим самым результативным средством убедить людей действовать. Причем этим инструментом можно воспользоваться на любой стадии ведения кампании.
А в чем состоит цель встречи, если всю информацию можно изложить в письменном виде? Разница – в вас и вашей истории.
Когда мы встречаемся с кем-то лично, важны не только слова, которые мы произносим, но и наше поведение во время переговоров, которое может расположить собеседника к себе.
Наблюдая за вами, он отметит для себя, что вы, вероятно, ничем не отличаетесь от него – обычный человек, обеспокоенный конкретной проблемой и способный высказать здравые мысли на сей счет.
Как подготовиться к встрече
Готовиться к предстоящей встрече лучше всего примерно так же, как к написанию письма. Запишите главные моменты: пусть они будут короткими, ясными, личными и грамотными. А если вы человек излишне эмоциональный, легковозбудимый, то отрепетируйте свою речь заранее.
Не забудьте о ключевых фактах, которыми вы планируете воспользоваться. Сделайте их максимально доходчивыми для вашего собеседника.
Если это возможно, пригласите с собой на встречу своего друга или коллегу. Может быть, он захочет высказаться, но заранее определитесь, кто о чем будет говорить. Но даже если ваш компаньон не проронит ни слова, все равно иметь кого-то рядом из солидарности – это хорошая идея.
Подумайте, что взять с собой на встречу. Может, вы читали доклад, в котором представлены аргументы, которые вы хотели бы озвучить? Если так, то захватите с собой экземпляр доклада. Или вы пытаетесь убедить их продавать многоразовые кофейные стаканчики, чтобы они отказались от одноразовой продукции? Тогда возьмите в качестве образца одну-две штуки, чтобы они оценили их преимущество.
Находили ли вы что-нибудь из их продукции на местном пляже или в парке? Не забудьте показать им сделанные вами фотографии.
Чем больше доводов в вашем распоряжении, тем выше вероятность вашего успеха.
Как проводить встречу
Самое главное, о чем вы должны помнить накануне любой встречи, что ваша конечная цель – найти нового союзника.
Вы находитесь там для того, чтобы убедить этого человека или организацию, которую он представляет, влиться в ваши ряды. Не выказывайте своего разочарования ходом разговора и тем, что собеседники не разделяют вашу точку зрения. На первой встрече важно вести беседу в цивилизованном русле. Если вы пришли на встречу не один, попросите коллегу делать заметки по ходу беседы: потом будет трудно в деталях вспомнить, что обсуждалось и о чем договорились.
