3. Когда вам не хватает умения или информации для качественного выполнения задания
Если у вас нет всех фактов и цифр, необходимых для принятия решения, или умения, необходимого для выполнения сложного задания, отложите его до тех пор, пока не соберете всю относящуюся к делу информацию или не овладеете нужными навыками. Никогда не позволяйте себе принимать решения или действовать, если вы недостаточно подготовлены.
Например, если вам задают вопрос, ответа на который вы не знаете, то намного лучше признаться в своем неведении, пообещать выяснить то, что нужно, а затем снова связаться с человеком, обратившимся с вопросом. Так в конечном итоге вы сохраните время и сможете избежать досадной ошибки.
4. Когда ваше физическое или умственное состояние делает продуктивную работу невозможной.
Такое может быть, например, если вы чувствуете себя крайне уставшим или выбившимся из ритма времени после трансатлантического перелета. Исследования показывают, что изнуренный мозг склонен к ошибкам, просчетам и неверным суждениям, которые никогда бы не были допущены в состоянии полной собранности. В главе 13 я привожу советы, как бороться с подобным стрессом.
Переход к делу – работе
Именно в этом месте некоторые менеджеры терпят неудачу. Они знают, что задание слишком важно, чтобы от него отказаться, его невозможно перепоручить и нельзя отсрочить. К сожалению, вместо того, чтобы приступить к работе, они попадают в ловушку оттягивания.
Чтобы избежать этого и эффективно выполнять задания первоочередной важности, вы должны овладеть десятью навыками, указанными на Колесе успеха в организации времени.
1. Самодисциплина.
2. Определение основных результативных областей.
3. Постановка целей.
4. Контроль за перерывами в работе.
5. Планирование и определение приоритетов.
6. Избегание оттягивания.
7. Участие и/или организация полезных совещаний.
8. Сосредоточенность и концентрация.
9. Делегирование.
10. Налаженные методы работы.
Оценка ваших навыков в организации времени
Определите свой уровень компетенции в настоящее время (от 1 – очень низкий до 10 – очень высокий) по каждому навыку, поставив X на каждой спице колеса против соответствующей цифры, как показано на последнем рисунке. Затем соедините все X, чтобы получить графический профиль ваших достоинств и недостатков в организации времени.
Затем подсчитайте сумму и запишите ее в первой клеточке.
Представленный на последнем рисунке пример демонстрирует профиль Колеса успеха 42-летнего менеджера по сбыту по имени Джон. Он оценил себя по десяти ключевым навыкам следующим образом.
Самодисциплина – 6; Определение ключевых результативных областей – 5; Постановка целей – 7; Контроль за перерывами в работе – 3; Планирование и определение приоритетов – 3; Избегание оттягивания – 2; Посещение и/или организация полезных совещаний – 4; Сосредоточенность и концентрация – 1; Делегирование – 8; Налаженные методы работы – 6.
Совершенствование навыков организации времени
Теперь рассмотрите те навыки, по которым вы поставили себе низкий балл, и подумайте, как их можно развить, изменив ваши нынешние позиции и методы работы. На протяжении всей этой книги я буду предлагать практические приемы, которые помогут вам усовершенствовать каждый из этих навыков.
Поставьте перед собой реальную цель по совершенствованию навыков, получивших низкую оценку, и впишите во вторую клеточку результат, к которому вы стремитесь. Вот десять путей достижения желаемой цели:
1. Составьте список дел
Наверное, это наиболее широко используемый – и используемый неправильно – инструмент организации времени. Чтобы он был эффективен, нужно:
• составлять список ежедневно. Сделайте это частью вашего рабочего распорядка, доведенной до автоматизма;
• подходить к составлению списка избирательно. Включайте только важные, нерутинные задания. При этом перечень не будет слишком громоздким и беспорядочным. Определите приоритетность работ – в следующей главе я представлю простой способ, как это делать;
• держать список на виду. Кладите его на стол рядом с собой. На полях или между строк можно делать пометки. Переписывайте и сокращайте список, если он становится неопрятным. Это увеличивает мотивацию, позволяя вам следить за продвижением к намеченным на день целям.
Список дел должен быть достаточно гибким, чтобы была возможность справиться с неожиданными перерывами: незапланированным совещанием или неожиданным визитом важного клиента и запаркой на работе в последнюю минуту. Если такие перерывы приводят к отставанию, переделайте список так, чтобы учесть задержку. Вот где оказывается полезным четкое определение приоритетов.
Перед лицом непредвиденных затрат времени определение приоритетов значительно облегчает выявление тех задач, которые можно оставить, отложить или делегировать. Деятельность стоит временных затрат, если она:
• необходима. Избегайте делать что-то только потому, что это следовало сделать вчера;
• соответствует вам (должны ли вы выполнять эту работу сами или ее следует перепоручить?);
• эффективна (нет ли лучшего, более быстрого и более эффективного по времени способа выполнения работы?).
2. Составьте временной график
Между вами и вашей целью почти всегда существует ограничивающий шаг – определяющий, как быстро вы сможете достичь этой цели. Например, если вам предложили высокооплачиваемую работу за границей, при условии, что вначале вы научитесь свободно говорить на языке этой страны, то вашим ограничивающим шагом будет овладение языком.
Только определив и преодолев ограничивающий шаг, можно продвинуться вперед к достижению цели.
ОПМА. Один из способов успешного и своевременного завершения проектов заключается в использовании Оценки программы и методики анализа (ОПМА). Вот как это делается:
• сначала составьте список всех действий, необходимых для осуществления проекта;
• прикиньте время, необходимое для каждого действия;
• составьте схему, отражающую взаимосвязь между действиями.
Рисунок, приведенный ниже, показывает, что дела, которые могут осуществляться параллельно, находятся на различных уровнях. ОПМА позволяет определить все существенно важные действия и время их выполнения, необходимые для своевременного завершения проекта.
