• Договоритесь о более позднем сроке выполнения. Но удостоверьтесь, что этот срок реален, принимая во внимание ваши другие дела и объем работы, требуемой для вашего нового задания.
• Предложите выступить в роли консультанта, тогда как фактическую работу будет выполнять кто-нибудь другой.
• Перепоручите подчиненному рутинные части задания, например исследование и подготовительную работу.
• Объясните, что работа лежит вне сферы ваших знаний или компетентности, затем предложите кандидатуру сотрудника, лучше подготовленного для выполнения этого задания (см. ниже).
• Предложите сотрудничество с коллегой, так чтобы вы могли разделить объем работ.
3. Отказ в случае недостатка знаний или умения
Самая серьезная ошибка в данных обстоятельствах – это взяться за работу, не соответствующую вашей квалификации, только ради того, чтобы «проявить готовность». Такие поручения часто можно считать неразумными. Это пустая трата не только вашего времени, но, вероятно, и времени других людей.
• «Копировальный аппарат снова сломался. Ты не посмотришь, что с ним?»
• «Я не могу завести свою машину. Может быть, у тебя получится?»
• «Я не знаю, как работать с этой компьютерной программой. Ты не поможешь мне?»
Если вы не специалист по копировальной технике, автомобилям или компьютерному программному обеспечению, самое разумное – отказаться. Хотя это может выглядеть неучтиво и не по-дружески, на самом деле отказ намного более благоразумен, чем пустая трата времени каждого из-за исполненного благих намерений, но неумелого вмешательства.
Особенно склонны попадаться в эту ловушку мужчины, так как они неохотно признаются в незнании чего-то из области механики.
Если вы не знаете – и нет оснований, что вы должны знать это, – не дайте втянуть себя в роль бойскаута или герлскаута.
Этот Вор Времени может нанести удар, если вы владеете специальными знаниями, а ваше время растрачивают невежды, действующие из самых лучших побуждений. Зачастую наряду с необходимостью разобраться с исходной проблемой, вам к тому же приходится иметь дело с последствиями их неудавшихся «добрых» деяний. В других случаях проблема могла бы быть легко и быстро решена, если бы занимавшийся ею человек потрудился прочитать инструкцию. Легкого решения в такой ситуации не существует, особенно если человек, ответственный за такое неумелое вмешательство, – ваш начальник. Одно из возможных решений заключается в обучении и элементарной подготовке. Другое – в простом перечне вещей, которые можно и нужно проверить, прежде чем приступать к каким-либо действиям. Но вначале следует задать себе следующие вопросы.
• Подключено ли оборудование к сети?
• Включено ли оно?
• Не перегорел ли предохранитель?
• Не застряла ли в копировальном аппарате бумага, которую легко можно вынуть?
• Снята ли защитная пластиковая пластина с тонера?
Схема последовательных действий, несложная в обращении и позволяющая даже совершенно новому человеку разобраться с незначительными проблемами и, что более важно, ясно указывающая, когда посылать за специалистом, может значительно сэкономить время. Другой подход, который я недавно наблюдал в компьютерном отделе одной калифорнийской компании, заключается в том, что для передачи сообщений используется юмор: «Если ты не понимаешь, не мешай».
Менеджер отдела утверждает, что объявление, приведенное ниже, снижает потерю времени на неумелые манипуляции с его техникой. Он говорит, что оно удерживает даже высшее руководство от того, чтобы устраивать путаницу с оборудованием, причем без всякого беспокойства для других. Сейчас такое предупреждение висит в компьютерном отделе моей компании. Почему бы вам самим не попробовать то же самое и не посмотреть, что из этого получится?
ACHTUNG!
ВСЕ СМОТРИ СЮДА
ЭТОТ КОМПЬЮТЕРНЫЙ МАШИН НЕ ЕСТЬ ДЛЯ ТЫКАТЬ ПАЛЕЦ И ЛАПАТЬ КАК ЖЕНЩИНА. ЕСЛИ ЕГО ХВАТАТЬ СВОЙ ЛАПА, ВЫЛЕТАТЬ ПРЕДОХРАНИТЕЛЬ КАК ПРОБКА-БУТЫЛКА – ОЧЕНЬ ПЛОХО. ОН НЕ ЕСТЬ ДЛЯ КОВЫРЯТЬ ДУРНОЙ ГОЛОВА. ЕСЛИ ТЫ ГУЛЯТЬ ЗДЕСЬ ЗЕВАК-ТУРИСТО, НАДО ДЕРЖАТЬ СВОЙ ГРАБЛИ КАРМАН РАССЛАБИТЬ СЕБЯ И СМОТРЕТЬ КАК МИГАЕТ КРАСИВЫЙ ЛАМПОЧКА
[3]
4. Отказ, если вы сердиты или расстроены
Отсрочка действия при эмоциональном возбуждении может значительно сэкономить время.
Либо объясните, что вы слишком расстроены, чтобы ясно думать, либо просто скажите, что прежде чем ответить, вам необходимо все обдумать. Если вы примете решение или предпримете какое-нибудь действие, пребывая во взволнованном состоянии, то, вполне вероятно, что впоследствии пожалеете об этом.
5. Отказ, когда вообще нет необходимости выполнять задание
Серьезно анализируйте все дела, прежде чем браться за них. Спросите себя:
• «Приблизит ли меня к цели выполнение этого задания?»
• «Если нет – почему я должен тратить на него свое время?»
• «Если я решу отказаться от него, то к каким отрицательным последствиям это может привести?»
Отказ или согласие, конечно же, зависят от того, кто обращается с просьбой или поручением.
Если просьба исходит от подчиненного или коллеги, объясните, почему вы не будете делать эту работу. Но прежде внимательно выслушайте, о чем вас просят. Никогда не делайте заключения о важности задания, не выяснив всех фактов. Решайтесь на отказ или согласие, только полностью осознав, о чем идет речь.
Если указание исходит от руководителя, у вас может не оказаться другого выбора, кроме как подчиниться. Начальники, попавшиеся в ловушку «занятости», часто растрачивают сотни и даже тысячи часов своих сотрудников на дорогостоящие, но бесполезные задания. Если он или она неблагоразумны, можно указать причины, почему это задание вообще не следует выполнять, или каким образом таких же результатов можно достичь экономически более выгодным путем – возможно, делегируя полномочия или привлекая специалистов со стороны.
Иногда производит впечатление демонстрация финансовой стоимости времени.
В других случаях может ничего не остаться, кроме как, сжав зубы, приступить к бессмысленной работе. Если такие требования повторяются часто, учитывайте подобные расточающие время задания в расписании.
А сейчас можете проверить свои Карточки учета времени за несколько последних дней, чтобы посмотреть, в какой мере ваше расписание оказалось нарушено первым из семи Воров Времени.
В следующей главе я рассмотрю пути обуздания второго, еще более беспощадного Вора Времени – незапланированного посетителя!
Глава 6
Как отделаться от непрошеного посетителя
Друг в беде – это просто бич.
