Анонимное высказывание
Недавние исследования выявили, что среднего менеджера прерывают каждые восемь минут. А после перерыва требуется несколько минут, чтобы восстановить прежнюю эффективность работы. Другими словами, у него или у нее есть только несколько минут интенсивной работы над заданием, прежде чем сосредоточенность вновь будет нарушена.
Двумя наиболее распространенными причинами таких отвлечений являются телефонные звонки (см. главу 7) и незапланированные, «заглянувшие», посетители.
Как вам, вероятно, известно из личного опыта, некоторые люди представляют собой беспощадных Воров Времени. Иногда кажется, что они заходят в ваш офис или рабочий кабинет, не имея никакой иной цели, кроме как поболтать, задать ненужные вопросы, высказать непрошеный совет или сообщить бесполезную информацию, или последние слухи. В большинстве известных мне компаний есть как минимум один человек, отличающийся искусством отнимать время у других.
Конечно же, не все незапланированные посетители желают просто занять ваше время. Некоторые усугубляют свое злодеяние, пытаясь что-нибудь вам продать!
Один из приемов, широко используемых коммерсантами, заключается в том, чтобы, договариваясь о встрече с предполагаемым клиентом, закончить разговор вопросом: «В девять часов утра в следующий понедельник вам подходит?» Эта тактика основана на стремлении коммерсанта заставить вас задать себе вопрос: «Чем я буду занят в девять часов утра в следующий понедельник?» – вместо намного более существенного вопроса: «Поможет ли эта встреча достижению одной из моих целей?»
Чтобы обуздать этих «заглядывающих» Воров, сначала необходимо понять, каким образом планировка вашего офиса может либо охладить, либо поощрить их непрошенное внимание.
Психология планировки офиса
Если у вас есть личный офис, то его планировка должна включать две зоны: общую и личную.
Посетителей принимают в общей зоне. Личная зона – ваша частная территория.
Хотя расстановка мебели зависит от размеров и формы офиса, планировка большинства из них примерно соответствует одной из представленных ниже.
• Стол диагональю перекрывает угол комнаты напротив двери.
• Стол стоит напротив двери и образует барьер поперек комнаты.
• Стол образует барьер поперек комнаты, но с одной его стороны достаточно много свободного места.
• У двери открытое пространство, а стол образует барьер в глубине комнаты.
• Стол придвинут к одной из стен и не создает никакого барьера.
• Сидящий смотрит в окно, а не в сторону двери.
Первые четыре планировки, наиболее четко разделяющие личную и общую зоны, предназначены для официальных встреч. Они проводятся через стол, при этом хозяин офиса остается в личной зоне, тогда как посетитель ограничивается общей зоной. Последние две планировки, предназначенные для неформальных встреч, менее всего разделяют общую и личную зоны.
Исследование доктора Дункана Джойнера показало, что планировка большинства из 130 офисов, осмотренных им, позволяет хозяину видеть и дверь, и окно, сохраняя при этом четкое разделение личной и общей зон. «Возможность видеть дверь со своего рабочего места подразумевает готовность к взаимодействию, – отмечает доктор Джойнер, – а то, что в большей части исследованных офисов выбрана именно такая планировка, означает, что возможность видеть входящего в комнату и готовность встретить его – то есть правильно расположиться лицом, – вероятно, более важна, чем возможность смотреть в окно».
Слово «лицо» означает тот образ, который хозяин хочет представить посетителям. Обычно он предназначен подчеркнуть его или ее статус, умение и компетенцию.
Желание создать и закрепить свою индивидуальность настолько присуще человеческой природе, что некоторые психологи считают его более важным, чем стремление человека к поощрению и безопасности. Поэтому офис и его планировка часто отражают личность его владельца.
Тактика «заглядывающих» посетителей
Воры Времени в своих, зачастую успешных, попытках украсть ваше время, нередко используют трехступенчатую стратегию:
1. Приходят, имея некий полублаговидный предлог для неожиданного визита:
• «Я знал, что ты захочешь взглянуть на информационный бюллетень компании за этот месяц…»
• «Ты знаешь, как работать на факсе в общем офисе?»
2. Переходят из общей зоны в личную. Если они вторгаются на вашу частную территорию, избавиться от них намного сложнее. Но чтобы сделать это, вначале они должны получить приглашение в ваши личные владения. Один из распространенных приемов состоит в том, чтобы показать вам что-нибудь:
• «Взгляни на первую страницу информационного бюллетеня…»
• «Эта инструкция к факсу просто сбивает меня с толку. Ты что-нибудь в ней понимаешь?»
Передав через стол документ, посетитель переходит в вашу личную зону под предлогом указать вам на что-то якобы интересное или вызвавшее замешательство.
Или же он или она могут вслед за своей репликой просто вторгнуться в вашу личную зону, чтобы вручить вам документ.
3. Последний маневр состоит в том, чтобы сесть. Ваш посетитель осуществляет его, либо передвинув в вашу зону стул, либо даже усевшись на стол. Когда это происходит – сражение проиграно. Вы больше уже не контролируете события, и если, проявив грубость, вы не велите ему или ей выйти, то вам придется смириться с потерей значительного количества времени, украденного непрошеным визитером.
Как бороться с непрошеным посетителем
Вот шесть стратегий обхождения с незапланированными визитерами.
1. Создайте физические преграды
Преградите вход в вашу личную зону каким-нибудь небольшим предметом мебели, вроде низкого столика или даже корзины для ненужных бумаг. Даже полный решимости незваный гость обычно не позволяет себе отодвигать мебель!
2. Верните их в общую зону
Если он или она вторгаются в вашу личную зону, как можно быстрее удалите их оттуда. Один из приемов состоит в том, чтобы встать и подойти к шкафу за каким-нибудь документом. Взяв его, оставайтесь в общей зоне, так чтобы вашему посетителю для продолжения разговора пришлось бы вернуться, а затем постепенно выпроводите его или ее из офиса.
Конкретный способ неважен. Самое главное – выпроводить вашего «гостя» как можно быстрее и решительнее. Пока он или она будут находиться в вашей личной зоне, вы будете оставаться в психологически невыгодном положении.
3. Избегайте смотреть в глаза
Расположите свой стол таким образом, чтобы находиться к заглянувшему посетителю спиной или боком. Или же, когда заходит непрошеный посетитель, лишь коротко взгляните на него и объясните, что «заняты важным заданием», а затем снова опустите взгляд. Очень трудно прервать человека, если нет возможности смотреть ему в лицо.
