5. По прибытии четко произнесите свое имя и имя человека, на встречу с которым вы пришли. Затем подождите в приемной, пока с этим человеком свяжутся. В оживленных и/или плохо организованных приемных нередко случается так, что ваш партнер остается в неведении о вашем присутствии.
6. Ожидая, всегда занимайтесь делом. Не сидите, глядя в никуда или читая газету. При этом вы не только растрачиваете драгоценное «время простоя», которое можно употребить с пользой, но и представляете себя в невыгодном свете другой стороне. Такое поведение говорит о том, что вам больше нечем занять свое время, кроме как околачиваться в чьей-нибудь приемной, и умаляет ваше положение в глазах других. Диктуйте письма, работайте на калькуляторе, читайте отчеты, памятные записки или бумаги из своих папок.
Спросите секретаря, можете ли вы воспользоваться телефоном, – в такой просьбе редко отказывают. Таким образом вы не только с пользой потратите время, но и поднимете себя в глазах других!
Глава 9
Обуздание Вора Времени на совещаниях
Вы томитесь одиночеством? Ненавидите принимать решения? ТОГДА ПРОВЕДИТЕ СОВЕЩАНИЕ. Вы встретитесь с другими людьми, снимете с себя груз ответственности принятия решений, почувствуете свою значимость и произведете впечатление на коллег. Совещания – практическая альтернатива работе. Проведите его сегодня же.
Анонимное высказывание
Всегда неторопливо и тщательно обдумывайте вопрос, необходимо ли совещание на самом деле. В большинстве компаний огромное количество драгоценного времени можно сэкономить, избавившись от Вора Времени в лице официальных совещаний.
По возможности принимайте рутинные решения без соблюдения формальностей. Устраивайте короткие совещания в коридоре, за чашкой кофе или даже на автомобильной стоянке. Опыт подсказывает, что официальные совещания обычно нужны только при принятии решений, от которых зависит будущее компании.
Подсчитано, что только в одной Великобритании более четырех миллионов часов, или примерно 450 лет, каждый рабочий день уходит на посещение совещаний. Если некоторые совещания существенно необходимы и неизбежны, другие – просто черные дыры, где бесследно исчезает время. Общим практически для всех совещаний является то, что их можно провести быстрее и намного эффективнее. Пока некоторые из многих тысяч людей, участвующих в совещаниях, будет вносить конструктивные предложения, внимательно слушать, принимать разумные решения и разрешать неотложные проблемы, намного большая часть будет заниматься самовозвеличиванием, наслаждаться звуком своего собственного голоса, вести офисные политические игры, смотреть в окно, машинально рисовать, думая совершенно о другом, чистить ногти и с нетерпением ждать, когда же принесут кофе.
Как не стоит проводить совещания
Существуют шесть путей превращения совещаний в дорогостоящие упражнения по растрачиванию времени.
1. «Что мы здесь делаем?» Недостаточная подготовка приводит к тому, что совещание не имеет никакого четкого общего плана или цели. Люди приходят на него, в действительности не представляя зачем или не зная, что от них требуется.
2. «Если сегодня вторник, мы должны провести совещание». К самым большим Ворам Времени в бизнесе относятся регулярные совещания, проводимые скорее по привычке, чем с какой-либо ясно очерченной целью. Они нередко отражают смутное убеждение, что «сбор команды» без какой-либо конкретной повестки дня – неплохая идея. Избегайте этой ловушки, спрашивая себя: «Какую цель (компании или индивидуальную) поможет достичь это вложение времени (личного или общего)?»
3. «Кто-нибудь знает, что мы обсуждаем?» Неудовлетворительный обмен информацией может иметь место до, во время и после совещаний. Недоразумения, предшествующие совещанию, приводят к тому, что люди приходят на него плохо подготовленными. Неспособность прояснить вопросы в ходе совещания приводит к неразберихе, ненужным дискуссиям, утраченным возможностям и разочарованию. Недостаточное информирование об обсуждавшихся идеях и принятых решениях препятствует реализации оговоренных действий и необходимых перемен.
4. «Давайте совершим что-нибудь дерзновенное!» Широко распространено мнение, что личности чаще отваживаются на риск, чем группы. В действительности верно противоположное. Это обусловлено так называемым феноменом «сдвига риска», впервые установленным психологом Дж. Стоунером в 1960-х гг. Он показал, что на совещаниях более склонны предлагать рискованную политику и принимать смелые решения, чем участвующие в них люди по отдельности. Для объяснения «сдвига риска» было выдвинуто несколько гипотез, включая рассеивание ответственности, позволяющее каждому присутствующему обвинить кого-нибудь другого во всех допущенных сшибках, а также следует учесть, что отважившийся на риск красноречивый лидер зачастую может склонить на свою сторону более осторожных членов группы.
Как это ни парадоксально, но другая характерная черта этих же самых групп состоит в том, что нередко они не могут прийти вообще ни к какому решению и бесконечно обсуждают одно и то же. Участвующие в совещаниях люди склонны путать обсуждение с принятием решений – характерная ошибка бюрократов, равнодушных к реалиям бизнеса.
5. «Лучше довериться специалистам». Совещания могут быть пустой тратой времени и денег из-за неправильного использования возможностей. Это случается, когда необоснованные предложения некоторых участников принимаются без возражений. Вероятность этого наиболее высока, когда непрофессионалы не желают подвергать сомнению выводы специалистов.
В книге «Эффективные совещания» Фил и Джейн Ходжсен рассказывают, как при выполнении опрометчивой программы звездных войн Рональда Рейгана ученые установили на спутнике зеркало, предназначенное отражать лазерный луч, направленный с Земли. Радар, отвечающий за выравнивание этого зеркала, должен был ориентироваться по горе высотой в 13 000 футов, находящейся на Гавайях.
К несчастью, он был откалиброван на поиск горы высотой в 13 000 километров и, не обнаружив такой на Земле, вместо этого нашел точку центровки на Луне. В результате зеркало оказалось обращено не к Земле, а в открытый космос, а эксперимент превратился в многомиллионное фиаско! Подобные ошибки, далеко не редкие, возникают, когда людей, участвующих в совещаниях, вводят в заблуждение гипотезы, принимаемые без возражений. Часто в основе такой путаницы лежит недостаточная подготовка, что позволяет восторжествовать мнениям самых влиятельных или самых темпераментных участников.
6. «Если есть какие-либо сомнения – ничего не предпринимать». Из-за того, что люди с неохотой принимают перемены, многие принятые на совещаниях решения никогда не выполняются. После вспышки интереса, следующей непосредственно за переломным совещанием, заинтересованные в том, чтобы все оставалось как и прежде, быстро восстанавливают статус-кво.
Как экономить время, планируя совещания
Так как люди, планирующие совещания, имеют широкие возможности в обеспечении разумного использования времени каждого сотрудника и несут за это большую ответственность, давайте начнем с рассмотрения 12 проверенных способов превращения любого совещания в продуктивное и окупающее затраченное время.
