Организация более крупных совещаний
Когда количество участников больше десяти человек, следуйте представленным выше советам, но кроме этого, чтобы избежать скуки и снижения внимания:
• внесите разнообразие в голоса выступающих. Чередуйте докладчиков-мужчин с докладчиками-женщинами;
• варьируйте форму, темп и стиль. Держите аудиторию в возбужденном состоянии, не позволяя совещанию стать предсказуемым;
• больше практикуйте групповые доклады и обсуждения. Не позволяйте часами монотонно бубнить одному-двум докладчикам;
• равномерно распределите пункты повестки дня. Избегайте, например, чтобы один мотивирующий выступающий следовал за другим или чтобы два докладчика представляли трудную для усвоения статистику непосредственно друг за другом;
• вставляйте менее интересующие неспециалистов вопросы, такие как финансовые отчеты, между темами, привлекающими более широкую аудиторию;
• чтобы обеспечить участие каждого, разбейте большие группы на маленькие команды;
• если предполагается наглядный материал, разнообразьте его видеозаписями, наглядными пособиями и слайдами;
• используйте цветные слайды и заголовки, это увеличивает интерес и повышает внимание.
Экономия времени в ходе совещаний
Присутствуя на совещании у кого-нибудь другого, придерживайтесь следующих десяти правил:
1. Будьте пунктуальны. Не отнимайте время у других своим опозданием.
2. Будьте подготовлены. Удостоверьтесь, что все нужные документы с вами, что вы полностью осведомлены о теме обсуждения.
3. Будьте там, только если ваше присутствие необходимо. Если у вас есть какой-либо выбор в этом вопросе, взгляните на данное совещание как на любое другое дело, требующее временных затрат:
• зачем вы участвуете в совещании?
• что, способствующее достижению вашей цели, вы ожидаете получить от него?
• каковы издержки и преимущества?
4. Будьте активны. Участвуйте в дискуссиях. Не сидите молча, предоставив возможность вести все разговоры другим.
5. Будьте внимательны. Много времени на совещаниях тратится попусту потому, что люди просто позволяют себе невнимательно слушать то, о чем идет речь. В результате затрагиваются уже обсуждавшиеся темы и задаются вопросы, на которые уже были даны ответы. Используйте приемы внимательного слушания, описанные в главе 7.
6. Будьте уместны. Постарайтесь, чтобы ваши высказывания, комментарии и предложения непосредственно касались центральных проблем совещания, а не служили просто предлогом для демонстрации своих собственных знаний или способностей.
7. Будьте немногословны. Скажите то, что вы хотите сказать, и на этом остановитесь. Избегайте говорить о несущественном.
8. Будьте вежливы. Не перебивайте других выступающих, как бы сильно вы ни расходились с ними во мнениях. Дайте им закончить, прежде чем излагать свою точку зрения.
9. Будьте сосредоточенны. Обращайте внимание на выступления, а не на выступающих. На совещаниях много времени тратится попусту, когда критикуется личность, а не высказанное ею мнение.
Нападки личного характера непродуктивны и ведут к разрыву взаимоотношений. Они отнимают время, вынуждая других защищаться и/или пускаться в ответную критику. Поднимая эмоциональный накал совещания, они отвлекают присутствующих и не позволяют им ясно мыслить о более важных вопросах.
10. Будьте ориентированы на действие – следуйте принятым решениям. Если решение касается вас, никогда не оставляйте его без внимания.
Альтернативные формы совещаний
Все более распространенным становится принцип организации совещаний – особенно внутренних, – когда люди общаются с помощью видеосвязи или компьютеров, а не лицом к лицу. Например, одна из крупнейших компаний в этой области, Skills Dynamics of Canada, филиал IBM, сейчас имеет тысячу постоянных бизнес-пользователей.
В ходе таких совещаний участники представляют свои точки зрения через компьютерную сеть, и им нет необходимости находиться в одной комнате или даже в одной стране. Компьютерные совещания удобны, если в них участвуют до 35 человек. Кроме устранения необходимости проезда к месту проведения, они наряду с экономией времени дают ряд следующих преимуществ.
• Отсутствует риск, что совещание застопорится из-за какого-нибудь зануды, настаивающем на своем. Все участники могут вносить свой вклад на равных правах.
• Анонимность позволяет участникам с большей легкостью высказывать собственные и неортодоксальные точки зрения, а также искренне выражать свои симпатии и антипатии.
• Когда цель совещания – нововведение, электронный подход дает больше творческих и оригинальных идей.
• Снижая эмоциональный накал дискуссий, компьютерные совещания предоставляют метод сдержанного обсуждения спорных вопросов, таких например, как продвижение служащих по службе.
• Система обеспечивает мгновенную обратную связь, оставляя лишь уместные комментарии. По завершении совещания немедленно готов протокол.
Подсказки лучших
Сэр Питер Уолтерс
Один из убежденных сторонников более широкого использования совещаний по видеосвязи между крупными корпоративными центрами – сэр Питер Уолтерс, президент компании Midland Bank, Blue Circle and Smith Kine Beecham.
«Я заинтересовался этим еще в начале 1980-х, когда обратил внимание на то, что руководителю исследовательских работ компании "Бритиш Петролеум" в Северном море, с центром в г. Абердин, приходилось ежегодно примерно 90 раз за год посещать Лондон. Это не только физически изматывало его и отрицательно сказывалось на семейной жизни, но и было бесцельной тратой огромного количества времени. Это побудило нас использовать широкую сеть оборудования для проведения конференций по видеосвязи. Эта сеть связала Лондон и Абердин, а также Лондон и наш головной офис в Кливленде, США. Позднее мы подключили к ней Хьюстон и Аляску. Кроме того, что подобные мероприятия значительно сократили расходы, хорошо организованное двухчасовое совещание по видеосвязи избавляло управленческий персонал от двух– или трехдневного отсутствия в офисе и неизбежного выбивания из ритма времени при пересечении часовых поясов. Естественно, в некоторых случаях людям необходим личный контакт, особенно, если вы встречаетесь с незнакомыми клиентами или поставщиками».
Однако совещания с использованием видеосвязи и компьютеров непригодны для дискуссий один на один; переговоров с группами, не доверяющими администрации, например, профсоюзами; или в тех случаях, когда свое мнение излагают специалисты.
Все увеличивающееся число крупных компаний разделяет подобные взгляды по поводу повышения общей эффективности, заменяя многие внутренние заседания хорошо организованными совещаниями с использованием видеосвязи.
