Экономия времени в пути
Как мы недавно отмечали, проезд к месту проведения совещаний может отнимать много времени. То же самое относится и к любым деловым поездкам. Поэтому, прежде чем предпринять деловую поездку, остановитесь и спросите себя: «Действительно ли она необходима?»
Подсчитайте, во что она вам обойдется (используя формулу, представленную в главе 3) и подумайте, нельзя ли достичь такого же результата быстрее и дешевле, прибегнув к телефону, факсу, электронной почте или совещанию по видеосвязи. Последнее, например, может сэкономить огромное количество времени и денег, когда для участия в заседании несколько человек должны проехать значительные расстояния.
Продуктивное использование времени проезда
Если поездка неизбежна, отправляйтесь самым коротким и удобным маршрутом, исходя из возможностей своего бюджета, и продуктивно используйте время в пути. Например, если вы едете в машине, для повышения профессионального уровня или овладения новыми навыками прослушивайте обучающие кассеты, даже если сами сидите за рулем. Целый ряд компаний предлагает записи краткого изложения книг и выдержек из основных деловых изданий.
Есть также кассеты по обучению языкам и мотивационные кассеты, охватывающие широкий диапазон тем.
Поезд или автомобиль?
По возможности осуществляйте поездки поездом, а не автомобилем. Как правило, это более удобный и экономически выгодный вид транспорта, так как в поезде, кроме чтения документов, вы можете писать или пользоваться портативным компьютером.
Самолет уменьшает заботы
Время полета также можно использовать продуктивно, либо работая, либо обдумывая стратегию или доклад. Исследования показали, что час полета в первом классе можно приравнять к трем часам в офисе. Если вы собираетесь работать, увеличьте свою продуктивность, выбрав место у иллюминатора. В этом случае вас не будут беспокоить другие пассажиры, проходя мимо вас в бар или в туалет. Кроме того, следует выбрать место подальше от бара или туалета, так как это самые шумные и беспокойные места.
Сидений, расположенных на переборках, также лучше избегать, хотя иногда там немного больше места для ног. Если вы сидите в ряду, следующем за переборкой, то в течение полета ваш кейс будет у вас под рукой. Правила безопасности требуют, чтобы стюардессы складывали ручную кладь пассажиров салона у сидений, расположенных на переборках, поэтому может оказаться, что ваш кейс будет находиться на верхней полке за несколько рядов от вас.
Если вы собираетесь пользоваться портативным компьютером, вначале согласуйте вопрос с авиакомпанией, ибо некоторые из них запрещают пользоваться им в полете. Такой запрет может оказаться крайне неприятным сюрпризом для бизнесмена, собиравшегося во время перелета несколько часов поработать с компьютером. Хотя большинство авиакомпаний разрешает использовать портативные компьютеры, за исключением времени взлета и посадки, на самолетах некоторых компаний, например Air Магос и Iberia, мне было в этом отказано. И наоборот, мне никогда не запрещали этого на самолетах ВА, Virgin и на американских авиалайнерах.
Подсказки лучших
Сэр Колин Маршалл, председатель British Airways
«Наймите шофера. Хотя идея разъезжать в машине с собственным шофером может некоторым людям показаться расточительством, это позволит вам выполнить большой объем работы за то время, что в противном случае оказалось бы потерянным. Я просматриваю корреспонденцию и другие документы, а также веду телефонные разговоры. Эти несомненные преимущества намного перевешивают затраты. И наконец, отправляясь в трансатлантическое путешествие, летите "Конкордом". Я знаю, что подобный совет подпадает под категорию "именно этого от него и следовало ожидать", но он обоснован. "Конкорд" – это единственный способ купить время. Сверхзвуковой перелет из Лондона в Нью-Йорк практически удлиняет день на шесть часов десять минут».
Подсказки лучших
Мартин Тейлор, вице-президент Hanson Trust
«В наши дни значительная часть времени любого менеджера уходит на чтение огромного количества необходимого материала. Вы можете использовать с этой целью время пребывания в автомобиле или самолете. Крайне полезными в бизнесе оказались портативные телефоны, особенно для разговоров во время переезда из одного места в другое, которое ранее оказывалось просто потерянным. Но это же "потерянное" время вы можете эффективно использовать в качестве долгожданной возможности передохнуть и подумать о чем-нибудь другом, чтобы прибыть к месту назначения бодрым и готовым к следующей встрече».
Глава 10
Экономия времени при чтении и письме
В «Отче наш» всего лишь 56 слов; в обращении Линкольна в Геттисберге – 268 слов; в «Декларации независимости» – 1322 слова; а в федеральном государственном своде законов о капусте, регулирующем торговлю капустой, – 26 911 слов.
Жалоба конгрессмена США
Чтение и написание отчетов, докладных записок, писем, книг, журналов, статей и других деловых документов занимает сегодня значительную часть рабочего дня среднего менеджера.
Быстрый рост бюрократических требований, государственных правил и инструкций и настоятельная необходимость привести в соответствие с требованиями времени профессиональные и деловые знания говорят о том, что в дальнейшем ситуация может только ухудшиться. Если мы ничего не предпримем, чтобы перехитрить этого последнего из семи Воров Времени, он может оказаться самым жадным из всех.
Совершенствование вашего умения читать
К счастью, совершенствование усвоенных нами в средней школе навыков чтения и письма предоставляет нам широкие возможности для экономии времени.
Исследования показывают, что при средней скорости чтения 200 слов в минуту (при возможной 1000 слов в минуту) даже хорошо образованные мужчины и женщины читают в пять раз медленнее необходимого. Если бы они читали с максимально возможной скоростью, то время на прочтение, например, книги можно было бы сократить с 5 часов до 60 минут и менее.
Вину за наши расточительные в отношении времени привычки можно честно и справедливо возложить на методику обучения чтению в средней школе. На первых уроках детей, как правило, заставляют встать и читать вслух учителю и классу. Если они пропускают слова, им велят вернуться и повторить их. В результате многие взрослые необоснованно замедляют чтение:
• мысленно переводя слова в звуки;
• читая каждое слово.
Эти приемы не только излишни, но и нежелательны. Напечатанное слово можно понять абсолютно точно без предварительного мысленного перевода печатных символов в звуки, а чрезмерное многословие, характерное почти для всех типов печатного материала, позволяет многое пропустить без какого-либо ущерба для понимания общего содержания.
