• Читая целую стопку служебных записок, рассортируйте их согласно важности. Например, самые важные записки положите слева от себя, а незначительные – справа.
3. Как быстрее читать служебные отчеты
Начните с общего просмотра, чтобы получить представление об отдельных частях и о том, как они организованы в целое.
• Пролистайте страницы и ознакомьтесь со структурой отчета. Даже если есть оглавление, все равно следует пролистать отчет и пробежать глазами страницы, чтобы знать, как отчет построен, и посмотреть, какие подзаголовки не вошли в оглавление.
• Теперь снова вернитесь к цели прочтения. Как вы можете использовать представленную в этом отчете информацию? Каким образом знание его содержания поможет достижению вашей цели?
• Составьте на листке бумаги свое собственное оглавление. Отметьте ключевые идеи и факты, вместе с указанием страниц, на которых они изложены.
• Расположите содержание в порядке важности для вас лично. Оно вполне может отличаться от представленного оглавления, отражающего приоритеты автора.
• И наконец, пролистайте, просмотрите или изучите разделы, представляющие для вас интерес, – при этом никогда не забывайте о цели своего чтения.
4. Как быстрее читать технические руководства
• Определите назначение руководства. Обычно оно излагается ближе к началу. К чему и при каких обстоятельствах оно применимо? Кого затрагивает представленная в нем информация? Какие из ваших потребностей удовлетворит его чтение?
• Посмотрите материал и получите представление об его общей организации. Какова структура руководства? Есть ли в нем иллюстрации, диаграммы и т. п., способствующие пониманию? Насколько сложен материал?
• Выясните логику, стоящую за организацией информации, то есть представлена ли она по порядку, функциям, обстоятельствам, частному группированию и т. д.
• Пролистайте и просмотрите страницы, ненадолго задерживая внимание на различных частях руководства.
• Обратите внимание, встречаются ли в нем специальные слова, знание значения которых необходимо для понимания текста, например аббревиатуры, технические термины, принятые в компании сокращения, определения и т. д. Если какие-либо из них вам незнакомы, запишите их на отдельном листке бумаги и выясните, что они означают, прежде чем приступать к чтению.
5. Как быстрее читать технические книги, отчеты и статьи
Этот материал требует наибольших затрат времени из всего, необходимого для прочтения, что определяется следующими семью факторами.
• Высокой насыщенностью информацией и отсутствием лишнего. Это приводит к быстрой умственной перегрузке.
• Обычно предполагается высокий уровень знаний по излагаемому вопросу.
• Концепции могут быть сложными и требовать тщательного обдумывания.
• Употребляются специальные термины, требующие точного понимания.
• Стиль изложения часто многословен, а материал представлен неудачно.
• Шрифт может быть мелким, а информация изложена длинными предложениями и утомительными абзацами.
• Диаграммы, иллюстрации, графики и формулы часто неудачно расположены по отношению к поясняющему тексту.
Как их читать? Как и раньше, начните с определения цели чтения. Спросите себя:
• «Что я хочу/должен почерпнуть из этого текста?»
• «Какой уровень понимания необходим для достижения этой цели?»
• «Является ли чтение этой книги/отчета наилучшим способом достижения моей цели?»
• «Рассчитан ли текст на людей с моим уровнем знаний?»
• «Какое значение придает отчету его автор?»
• «Является ли он или она признанным авторитетом в этой конкретной области? Достаточно ли внушительны его или ее заслуги, чтобы оправдать затраты моего времени?»
• «Насколько современен материал?» Не забывайте, что во многих быстро развивающихся областях сообщение в той или иной степени может оказаться устаревшим, чуть ли не с момента его опубликования.
Если вы решите, что текст следует прочесть, используйте всеобъемлющий подход.
• Сначала составьте общее представление о работе. Какова ее структура? Включает ли она описания, методики, примеры, проблемы и пути их разрешения? Объясняются ли основные концепции или предполагается, что они и так ясны?
Какая помощь предлагается читателю? Есть ли, например, словарь технических терминов и аббревиатур? Есть ли оглавление и, если да, подробно оно или поверхностно? Если оно поверхностно, то может оказаться полезным составить свое собственное оглавление.
• Определите ключевые слова и выражения, передающие основные идеи автора. Если какие-либо из них незнакомы вам, проясните их значение, прежде чем читать дальше. Такие ключи обычно содержатся в заранее известных частях книги или отчета: словаре, алфавитном указателе или оглавлении – особенно если оно подробное. Кроме того, такое оглавление дает общее представление об организации текста.
Обязательно прочитайте вступление или предисловие
Многие читатели пропускают их, ошибочно полагая, что это ускорит работу с книгой. Однако в связи с тем, что многие авторы формулируют главную цель своей книги или основную посылку отчета во введении, его необходимо читать всегда. Во введении часто представлено резюме текста и могут также объясняться основные концепции.
Затем прочитайте первый и последний абзацы каждой главы или раздела отчета
Не пытайтесь на этой стадии читать быстро. Вместо этого ненадолго останавливайте свое внимание в разных частях текста. После этого обдумайте прочитанное. Если после такого предварительного просмотра у вас возникли какие-либо вопросы, запишите их. Мысленно сведите каждую главу или раздел не более чем к шести кратким частям, а затем снова спросите себя: «Действительно ли я должен это читать?»
Если вашим ответом по-прежнему будет «да», начинайте читать с разделов или глав, представляющих для вас наибольший интерес. Не считайте, что вам нужно начать с главы 1 и читать по порядку до самого конца. То, что такой порядок изложения удовлетворял целям автора, не означает, что он удовлетворяет и вашим целям. Где необходимо, реорганизуйте материал в соответствии со своими приоритетами и в таком порядке читайте.
• Прочитав часть отчета или главу, остановитесь и обдумайте прочитанное.
• Соотнесите новые идеи и информацию с тем, что вам уже известно по этому вопросу.
• Определите, какие части вероятнее всего окажутся самыми сложными, и выработайте стратегию разрешения таких проблем. Например, если вас приводят в замешательство некоторые незнакомые аббревиатуры или технические термины, выясните их значение и составьте свой собственный словарь определений, прежде чем читать дальше.
