• Разбейте длинные главы и разделы отчета на более короткие части. Прикиньте, сколько времени займет у вас чтение каждой из них, а затем сделайте это время конкретной целью своего чтения. При этом легче сосредоточиться на материале, чем если вы просто решаете читать до тех пор, пока у вас есть время или вам не наскучит.
• Читайте гибко, используя всеохватывающий подход. Пролистывайте или просматривайте текст, чтобы получить общее представление. Затем сосредоточьтесь и изучите абзацы, требующие более обстоятельного обдумывания.
• Просмотрев отчет, приступайте к активному чтению, помечая в тексте ключевые идеи, концепции и информацию. Если в самой книге или в отчете делать пометки нельзя, ксерокопируйте нужный материал. Прочитав сложные разделы, отредактируйте их, чтобы уменьшить объем и убрать ненужную для ваших целей информацию.
• Подчеркните части, требующие дополнительного изучения.
• Выделите ключевые слова и концепции в каждом абзаце.
Постоянно переключайтесь от общего обзора к тщательному изучению ключевых деталей, а затем обратно к обзору.
6. Как быстрее разбирать и читать почту
Каждый занимающийся бизнесом человек за свою жизнь получает, по меньшей мере, 50 000 навязанных почтовых отправлений, известных также как «макулатурная корреспонденция».
Предположим: на то, чтобы открыть и прочитать каждое из этих отправлений, вам потребуется 60 секунд. В этом случае вам придется провести 20 рабочих недель, или 5 месяцев своей жизни, занимаясь только этим и ничем другим. Имеет ли смысл тратить на это время, зависит от того, насколько чтение такой корреспонденции помогает достижению ваших целей в жизни.
В большинстве случаев маловероятно, что более чем одно из десяти таких почтовых отправлений будет представлять для вас какой-либо интерес или окажется полезным. Если вы перестанете читать все, за исключением этих 10 %, то затраченное вами время снизится до двух недель. Используя описанную выше технику скорочтения, вы можете дополнительно уменьшить временные затраты на определение информационной значимости документа с 1 минуты до 15 секунд. Таким образом, общее необходимое время уменьшится до одной недели. Разбирайте письма и другую корреспонденцию следующим образом.
• Открывайте их над корзиной для бумаг, чтобы можно было сразу выбросить все не представляющее для вас интереса.
• Обращайтесь к каждому почтовому отправлению только один раз. Решайте, какие действия предпринять, даже если это будет просто помещение в папку предстоящих дел.
Группирование задач увеличивает продуктивность, ибо увеличивает концентрацию и сосредоточение. Таким образом, складывая корреспонденцию в папку предстоящих дел с целью разобраться со всем ее содержимым за один раз, вы тем самым значительно снизите затраты времени.
• По возможности отвечайте на письма, пользуясь телефоном, факсом или электронной почтой.
• В качестве альтернативы напишите на оригинале письма краткий комментарий и отошлите его факсом или же снимите для себя копию и сразу же отправьте обратно это же письмо по почте.
Как экономить время при письме
Для многих людей написание чего-либо более значительного, чем служебная записка, представляется отнимающим время кошмаром. Они медлят и сосредоточенно смотрят на чистый лист бумаги или на такой же чистый экран дисплея компьютера.
Они очень долго и отчаянно подыскивают точно соответствующие слова для выражения своих мыслей.
Они пишут несколько строк и зачеркивают. Начинают снова и снова, неудовлетворенные тем, что написали. Это продолжается, время уходит, а конечный срок становится все ближе и ближе.
Хотя ничто и никогда не сделает задачу написания отчета, доклада или какого-либо иного объемного и требующего сосредоточения документа легкой, существуют практические шаги, которые вы можете предпринять, чтобы увеличить скорость и эффективность подготовки такого текста.
1. Ясно представляйте себе, что вы хотите сказать
Чтобы писать понятно, вы должны мысленно четко определить конкретную причину для подготовки текста. Это очертит границы вашей работы и позволит сосредоточиться на теме, определяя вашу точку зрения по вопросу. Иногда тезис может быть выражен косвенно, но чем яснее он сформулирован, тем удачнее окажется речь.
Предназначен ли ваш текст для того, чтобы предоставить информацию, склонить к каким-то действиям, или его цель – и то, и другое?
Держа в уме ответ на этот вопрос, составьте и запишите основную структуру своего изложения. Установив желательное направление, определите основные моменты, которые будут развивать ваш тезис. Они должны быть организованы логическим, последовательным и выразительным образом. Например:
• Профилактика и устранение.
• Проблема и решение.
• Причина и следствие.
2. Сделайте черновик
Без этого организация текста будет бессистемной. Черновик заставляет обдумывать свои мысли и не дает отвлечься в сторону. Один из полезных приемов заключается в обобщении основных моментов не более чем 50 словами. Такое количество слов можно прочитать вслух за 20 секунд с разумной и легко воспринимаемой скоростью.
• Начните с вступления. Изложите свои цели и темы, которые собираетесь затронуть.
• Далее пункт за пунктом обобщите весь свой текст.
• И наконец, набросайте свои выводы, они должны быть ясными и убедительными.
Один из способов сделать это заключается в том, чтобы написать ряд заголовков, расширив каждый из них перечнем основных моментов. Это позволит одним взглядом охватить общую структуру и не даст отвлечься от темы.
Если, например, под каким-нибудь одним заголовком у вас представлено слишком много основных моментов, это может означать, что вы излишне детализируете. Возможно, этот заголовок следует разбить на два или даже больше.
• Не усложняйте.
• Ваши мысли должны быть ясными и хорошо обоснованными.
• Не будьте многословны. (Особенно при подготовке доклада, так как его публичное представление всегда занимает больше времени, чем ожидается при написании.)
3. Начинайте работу
Большинство авторов – включая меня самого – сходятся во мнении, что самое сложное – это начать. Еще сложнее определить, с чего начать при подготовке доклада, особенно если он будет представлен перед требовательной аудиторией. Составителю выступления незнакома успокаивающая анонимность взаимоотношений автора книги и читателя! Вот десять способов, как начать:
1. При подготовке первого черновика не слишком сильно беспокойтесь о том, чтобы все 100 % содержания были изложены как полагается. Лучше позволить своим мыслям быстро ложиться на страницу, даже ценой нескольких небрежных предложений или плохо построенных абзацев.
