Потенциальная экономия времени_________минут.
5. Как часто то, что меня отвлекало, было не так важно, как то задание, которым я был занят?
0 = никогда; 1 – редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.
Если это случается нередко, найдите пути, как не позволить этому ловкому Вору Времени разбить ваш рабочий день. Возьмите на вооружение практические приемы, описанные в этой книге. Суммируйте потерянное в результате отвлечений время и запишите ниже:
Потенциальная экономия времени_________минут.
6. Как часто я откладывал неприятную, но очень важную работу в пользу менее срочных или важных, но более интересных занятий?
0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.
Если ваша оценка – 2 или 3 балла, подумайте, почему вас прельстило оттягивание.
Не потому ли, что задание вас тревожило или перспектива его выполнения доводила вас до слез? В этом случае вы могли соблазниться какой-нибудь «замещающей» деятельностью, чтобы отсрочить момент, когда необходимо будет браться за неприятную тяжелую задачу.
Замещающие виды деятельности – это приятные, низкоприоритетные дела, используемые, чтобы убедить себя или других в своей занятости и продуктивности. И, принимая во внимание человеческий характер, обычно нам легко удается убедить себя, что подобные дела действительно более важны, чем работа, тревожащая нас.
Не забывайте оценивать каждое задание, прежде чем посвятить ему свое драгоценное время. Спросите себя: «Зачем я это делаю? Какую цель это поможет мне достичь?»
Иногда оттягивание вызывается усталостью. Вам недостает умственной или физической энергии, чтобы сосредоточиться на работе, требующей напряжения, и в результате ваши мысли отвлекаются – не каждый может работать с максимальной эффективностью в традиционное рабочее время между девятью часами утра и пятью часами дня.
Некоторые более производительны, если работают с раннего утра и до середины дня. У других получается лучше, когда они начинают позднее и работают до позднего вечера. Третьи находят, что им нужен перерыв в середине дня, но в другие часы они могут работать одинаково продуктивно.
Научившись сверяться со своими внутренними часами, постарайтесь, насколько возможно, согласовать эти естественные ритмы со своим рабочим окружением. Если вы «жаворонок» и ваша работоспособность максимальна ранним утром, беритесь за самые сложные задачи именно в это время, откладывая менее приоритетные вопросы на более поздние часы.
Если вы «сова» и просыпаетесь к жизни через несколько часов после начала нормального рабочего дня, попытайтесь – там, где возможно, – отвести время для решения своих задач, требующих большего напряжения, во второй половине дня. Если вы точно не знаете, когда у вас наблюдаются такие минимумы и максимумы, заполните форму для определения лучшего времени в Приложении 2.
Несомненно, согласование лучшего личного времени с требованиями работы в значительной мере зависит от вашей степени свободы.
Некоторым людям посчастливилось работать в компаниях, где предоставляется значительная свобода в определении индивидуальных графиков работы. Другие же компании в этом отношении намного более консервативны. Даже в этом случае в реально допустимых пределах полезно согласовать рабочее расписание с биологическими особенностями.
Отметьте галочкой те случаи, когда промедление привело к ненужной отсрочке очень важных задач. Просуммируйте время, которое можно было бы сэкономить, если бы вы были более сосредоточены и самодисциплинированны. Запишите результат внизу:
Потенциальная экономия времени_________минут.
7. Как часто задание оказалось бы закончено раньше, если бы выполнялось иначе?
0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.
У многих людей и целых отделов выполнение дел неким конкретным образом входит в привычку. И этот заведенный порядок соблюдается изо дня в день, не подвергаясь сомнениям и возражениям. Хороший пример этого – внутренняя докладная записка, без которой некоторые менеджеры считают свой рабочий день неполноценным. Написание, прочтение и систематизация этих документов – даже с использованием описанной в главе 10 техники скорочтения – требуют значительного времени. Некоторые люди задают себе вопрос: стоит ли тратить на это время. Пол Сакстон, президент и главный управляющий корпорации General Housewares, базирующейся в г. Терре-Хот, штат Индиана, – один из руководителей, сэкономивший время и увеличивший производительность в результате отказа от большинства докладных записок.
Он активно препятствует составлению докладных записок своими служащими, считая, что единственная функция этих записок – оправдание того, что сотрудник только собирается сделать, и объяснение того, что уже произошло. Пол Сакстон предпочитает, чтобы его менеджеры представляли свои идеи, дополненные финансовым обоснованием, на коротких совещаниях, где решение может быть быстро принято.
Если ваши Карточки учета времени показывают, что значительное количество времени ушло на какое-то конкретное рутинное задание, подумайте: нет ли более эффективных путей достижения тех же результатов. Суммируйте затраченное на эти задания время и запишите результат внизу:
Потенциальная экономия времени_________минут.
8. Как часто ваше время было занято общественными, личными или другими не связанными с работой делами?
0 = никогда; I = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.
Если определенная доля общения необходима для поддержания дружеских отношений с коллегами, клиентами и поставщиками, то излишних трат времени на любые непосредственно не связанные с вашими целями дела следует остерегаться:
• Какую часть ваших деловых телефонных разговоров, например, составляли скорее разговоры ни о чем, а не о делах?
• Сколько времени ушло на пустые разговоры с посетителями?
• Если участие в правлении и членство в торговых ассоциациях могут быть важными для достижения каких-то ваших целей, то работе в комиссиях или личным телефонным звонкам следует отводить время только во второй половине дня. Это позволит вам сохранить сосредоточенность на основной работе и не даст другим вашим обязанностям отвлечь вас.
Просуммируйте затраченное таким образом время и запишите результат внизу.
Потенциальная экономия времени_________минут.
9. Как часто вам пришлось оставлять самые важные задачи для того, чтобы спешным образом браться за дела, пока не входящие в ваши планы?
0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.
Помните, что на все дела уходит больше времени, чем вы планировали, особенно если работа выполняется впервые.
