Чтобы кривая обучения поднялась выше, нужно время, поэтому вы никогда не будете столь же эффективны в решении незнакомых задач, как при выполнении более знакомых работ. То же самое относится и ко всем членам вашей команды.
Один из способов увеличения продуктивности новых видов деятельности заключается в том, чтобы не изобретать колесо заново. По возможности большую часть новой работы закончите, придерживаясь заведенного порядка, оставляя как можно меньше такого, что следует начинать сначала. При составлении писем на компьютере, например, установите стандартный формат и параграфы, которые можно вызывать на экран одним нажатием клавиши, чтобы приходилось вносить лишь минимум нового материала.
При определении сроков всегда оставляйте допуск на ошибку. Закон Мэрфи говорит нам, что если что-то может разладиться, это обязательно случится, и в самый неподходящий момент. А Льюис пришел к заключению, что Мэрфи был просто оптимистом!
Следует ожидать, что что-то пойдет не так, и предпринять шаги, чтобы не допустить этого. Чем раньше вы возьметесь за проблему, тем проще будет ее решить. Как заметил один китайский мудрец: «Даже самые большие проблемы когда-то были очень маленькими».
Используйте ОПМА (см. главу 4) при планировании каждой стадии сложных проектов и удостоверьтесь, что вы полностью осведомлены о сроках и всех возможных причинах задержки.
После кризиса определите, что пошло не так, и предпримите шаги, предотвращающие возникновение аналогичных проблем в будущем.
Просуммируйте время, затраченное на ликвидацию кризисов или авральные работы, которые можно было избежать, и запишите результат внизу:
Потенциальная экономия времени_________минут.
10. Как часто вы попусту тратили «потерянное время» (то есть время в пути, время ожидания и т. п.)?
0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.
Оценка в 2 или 3 балла показывает, что вы не лучшим образом используете обстоятельства, когда от вас не требуется абсолютного внимания. Однако это, конечно же, не означает, что вы совсем не должны смотреть телевизор, читать бестселлеры или занимать время в полете просмотром демонстрирующегося на борту самолета кинофильма.
Расслабление, передышка, предоставление себе времени для обдумывания – все это важно для достижения успеха. Но сделайте так, чтобы подобное времяпрепровождение не отнимало драгоценные часы, а дополняло их. Будьте целенаправленны во всем, что вы делаете, знайте, зачем вы это делаете и как долго это должно продолжаться.
Подумайте, какое количество «потерянного времени» вы могли бы использовать с большей выгодой и запишите результат внизу:
Потенциальная экономия времени_________минут.
Потенциальная экономия времени за неделю
Теперь суммируйте время, полученное при ответах на десять приведенных выше вопросов. Этот результат представляет немалую часть времени, которое вы можете сэкономить за неделю, которую вы можете получить, воспользовавшись Десятиминутной программой организации времени.
Большинство занятых бизнесом людей и служащих, в зависимости от того, насколько эффективно они распоряжались своим временем ранее, находят, что эта цифра достигает примерно двух часов в день, иногда больше, что дает десять дополнительных часов каждую неделю. Но прежде чем эта программа сможет работать на вас, необходимо выполнить два условия:
1. Вы должны иметь четкие цели, определяющие вашу направленность в жизни. Поэтому определите свою жизненную цель. Чего вы хотите достичь и что делаете для этого? Помните, что в отсутствие целей все происходящее с вами – скорее дело случая, чем обдуманных намерений.
2. Вы должны знать, как расходуется ваше время изо дня в день. Продолжайте вести Карточки учета времени, чтобы выявлять отвлечения и задержки, которые можно взять под контроль.
Подсказки лучших
Розмари Конли
«Вы должны находить промежутки времени, которые можно использовать с полной отдачей. Например, когда мне нужно ехать в Лондон для подготовки телевизионной программы, нередко машина приходит за мной в 6 часов утра. Как только становится достаточно светло, я приступаю к работе и продолжаю работать в автомобиле целых три часа, до тех пор пока меня не подвозят к дверям студии. В течение поездки туда и обратно я могу выполнить объем работ полного рабочего дня, а то и более, потому что, хотя у меня и есть мобильный телефон, обычно он звонит намного реже телефона в офисе.
Такое потенциально "потерянное время" в действительности оказывается весьма полезным. На протяжении такой поездки я могу выполнить диктовку, требующую двух рабочих дней, и когда я знаю, что предстоит подобная поездка, то беру с собой всю входящую корреспонденцию».
Три ежедневных шага
Отныне ежедневно посвящайте всего лишь десять минут следующим трем задачам:
• Учет времени. Он не должен отнимать более пяти минут, разбросанных на протяжении всего рабочего дня. Если учет занимает больше времени, вероятно, вы включаете слишком много деталей. Уменьшите их количество и используйте больше сокращений.
• Анализ затраченного времени. В конце каждого рабочего дня посвятите несколько минут анализу своих Карточек учета времени и определению путей экономии времени, используя отказ от выполнения, отсрочку или делегирование.
• Составляйте список приоритетных действий на следующий день. Вписывайте эти задачи в верхнюю часть карточки учета времени. Этот список поможет вам сосредоточиваться на приоритетных заданиях и избегать неэффективного использования времени.
И это все. Затрачивая на эти задачи десять минут в конце каждого рабочего дня, вы не только подарите себе один дополнительный день в неделю, но и более эффективно и с намного меньшим напряжением будете справляться со своей рабочей нагрузкой.
«Я долго время проводил без пользы, зато и время провело меня», – писал Шекспир в исторических хрониках «Ричард II» (действие V, сцена V). Десятиминутная программа организации времени и нагрузки поможет сделать так, чтобы печальные слова короля Ричарда никогда не стали вашей эпитафией!
Приложение 1. Карточка ежедневного учета времени
Сделайте ксерокопии этой формы распределения задач и Карточки учета времени и заполняйте их ежедневно.
Приложение 2. Определение самого продуктивного времени
В течение следующих пяти дней, используя представленную ниже сетку, отмечайте уровни своей умственной и физической активности. Каждый день используйте новую форму.
