Зона 2. Живущие в этой зоне люди называются «гедонистами настоящего»
[2], потому что ими руководит стремление к скорому вознаграждению и удовольствию. Если вы отнесли себя к этой зоне, то возможной преградой к организации времени может стать ваша неприязнь к планированию и организации. Вы можете отложить срочные, но неприятные задания в пользу менее приоритетных, но более приятных дел.
Зона 3. Говорят, что люди, выбирающие эту зону, «ориентированы на будущее», потому что они ставят перед собой долгосрочные личные цели и планируют карьеру намного вперед. Если вы отнесли себя к этой зоне, то вполне вероятно, что вы уже достаточно эффективно организовали себя и свое время. Однако ваше умение можно отточить, а время организовать еще более эффективно.
Зона 4. Это выбор людей, которых называют «остро ощущающими время». Они любят работать по строгому графику и требуют пунктуальности как от себя, так и от других. Если вы отнесли себя к этой зоне, то вам, возможно, трудно иметь дело с менее пунктуальными людьми, не так неукоснительно соблюдающими установленные сроки. Помехой для улучшения организации времени может быть упомянутая выше увлеченность пиковым состоянием, возникающим с приближением крайнего срока.
Три шага в организации времени
Чтобы организовать себя и успешно распоряжаться своим временем, необходимо знать три вещи:
• цели, которых вы хотите достичь в своей личной и профессиональной жизни;
• как вы сейчас расходуете свое время;
• пути самого эффективного распределения времени для достижения ваших целей.
В следующей главе я опишу практический метод учета того, как проходит ваш рабочий день.
Глава 2
Учет вашего времени
Пока вы не сможете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим.
Питер Друкер, гуру менеджмента
Как вы потратили свое рабочее время на прошлой неделе? Каких целей смогли достичь? Чего вам не удалось добиться? Как часто вас прерывали и на какое время? Какого рода перерывы были самыми частыми? После того, как вас прервали, какое время вам потребовалось, чтобы вновь сосредоточиться на выполняемой работе?
Почему память имеет склонность быть ненадежной
Если вы обычный человек, то, скорее всего, будете лишь смутно помнить о том, на что ушло ваше время. И даже если вы вспомните большую часть того, что произошло, существует две причины, почему такие воспоминания скорее всего окажутся неточными.
• Наша оценка времени крайне субъективна. Скучный доклад, длящийся всего лишь десять минут, тем не менее кажется нам растянутым на целую вечность. В начале выходных кажется, что время замедляется, а к их концу – пугающе ускоряет ход.
• Забывая о потерях времени на общение, поиски затерявшихся документов, затянувшийся ленч и рассматривание пейзажа за окном, мы пытаемся защитить свое самолюбие.
Мы также предпочитаем забывать случаи, когда откладывали неприятные срочные дела в пользу приятных, но второстепенных. Самообман может также вкрасться при оценке количества времени, уходящего на самые неотложные дела. Например, один руководитель торговой компании, посещавший мои семинары, был убежден, что бо́льшую часть недели тратил на инструктаж своих сотрудников, занимающихся сбытом. Учет времени показал, что на самом деле этому существенно важному виду деятельности он уделял менее полутора дней. По этим причинам исходной точкой для организации времени является учет затраченного времени с помощью точной письменной фиксации. Это делается с использованием представленной ниже карточки. Дополнительные формы для учета времени вы найдете в Приложении 1.
Учет времени
Нет необходимости записывать все, на что уходит ваше время; просто отмечайте каждое переключение внимания, как описано ниже.
Некоторые люди говорят, что все их рабочие дни очень похожи, поэтому нет необходимости вести учет времени на протяжении пяти дней недели. Они считают, что достаточную информацию может дать и один день. Другие часто высказывают возражение, что их работа настолько разнообразна, что даже пятидневное прослеживание затраченного времени не дает точной картины его расходования.
Ни одна из этих точек зрения не подтверждается практическим опытом. С одной стороны, если вы считаете, что в вашей трудовой жизни день ото дня отличается незначительно, вы будете удивлены, обнаружив, сколько в ней разнообразия. С другой стороны, если вам кажется, что стоящие перед вами проблемы сильно меняются изо дня в день, учет времени выявит привычные вам подходы к работе.
При учете времени важно придерживаться следующих указаний.
1. Записывайте каждое переключение внимания, каким бы кратковременным оно ни было. Например, когда вас отвлекают:
• телефонные звонки;
• незапланированные посетители;
• переключение на несрочное, но интересное дело посреди утомительной, но неотложной работы;
• участие в совещаниях;
• навязывая работу, менее важную, по вашему мнению, чем та, которой вы занимаетесь в данный момент.
Карточка ежедневного учета времени
2. Записывайте эти переключения внимания в те моменты, когда они происходят. Некоторые люди ошибочно полагают, что будут достаточно хорошо их помнить, чтобы провести учет времени в конце дня. Однако память – плохой ориентир в отношении затрат времени, и поэтому такой подход никогда не дает достаточно точной информации.
3. В первый день заполните следующие колонки карточки:
• Время дня.
• Вид деятельности.
• Затраты времени.
Я буду объяснять, как определять степень приоритетности, в главе 12, а столбец «Примечания» следует заполнять после чтения главы 13. К этому времени вы уже заполните от трех до пяти карточек.
4. Делайте все ваши записи кратко, используйте сокращения:
Т – телефонные звонки. Для обозначения входящих и исходящих звонков используйте стрелочку, направленную к Т или от Т.
Ч – чтение отчетов и других документов.
Н – написание писем, памятных записок и т. д.
Д – диктовка.
П – посетители. Отмечайте галочкой запланированные встречи, а чтобы обозначить незапланированного посетителя, ставьте крестик.
