А вот чего не стоит делать, так это стараться показаться слишком умным, общаться с залом свысока, а также использовать примеры, которые могут обидеть, ущемить кого-то в национальном, религиозном или половом плане.
Время является одним из главных обстоятельств при подготовке. Во-первых, вы должны знать, сколько времени вам дают, и учесть это при планировании. Не забудьте включить сюда опоздания, перерывы, непредвиденные вопросы и т. п. Если вы сами определяете, когда устраивать презентацию, то лучше назначайте ее на утро.
Планируя, учтите, что интерес публики к предмету спадает перед перерывами. Худшее время для восприятия ваших идей и предложений – после обеда. Чтобы постоянно держать аудиторию в тонусе, придумайте какие-то тесты, игры, анкеты.
Второе важное обстоятельство – это место проведения презентации. Существует ряд контрольных вопросов, ответы на которые вам необходимо получить: как публике видно и слышно вас? можно ли в зале менять уровень света? мешает ли публике что-то снаружи? какова температура в помещении и возможно ли проветривание? могут ли люди приходить/уходить во время презентации, не мешая при этом остальным?
Следующее обстоятельство – оборудование. Вспомните законы Мерфи. Вы должны знать, кто за что отвечает и что умеет. Если это возможно, попросите ответственное лицо присутствовать на презентации.
Когда вы продумываете структуру презентации, помните, что она должна быть построена логически, содержание должно быть привязано к теме, а все вместе должно восприниматься аудиторией легко. Важно визуально оформить структуру, создать некую карту мероприятия и периодически показывать публике, на каком этапе вы находитесь.
Золотое правило:
1. В начале скажи, о чем будешь говорить.
2. Проговори это.
3. В конце напомни, о чем рассказал.
Вводная часть («Скажи, о чем будешь говорить») может содержать и формальные вопросы: когда устроить перерывы, отключать ли мобильные телефоны, как удобнее задавать вопросы, всем ли хорошо видно/слышно и т. д.
Неплохо за несколько минут рассказать о себе, о компании, дать координаты, визитки, предложить раздаточные материалы.
Основная часть («Проговори это») во многом зависит от того, какую цель вы ставите перед собой. Общие правила ее проведения можно сформулировать так: ограничьте себя – говорите о трех-четырех конкретных вещах и не более того; сохраняйте логическую, плавную структуру; говорите четко и просто. Учтите, что концентрация людей на предмете меняется (в основном падает), внесите элементы интерактивности (к примеру, убедитесь, что публика разделяет ваше мнение по ключевым вопросам).
Наконец, заключительная часть («Напомни, о чем рассказал») тоже зависит от вашей основной цели, но здесь, как правило, необходимо: подвести итоги; напомнить, какой была основная цель и в какой степени она достигнута; задать вопросы и самому получить их от публики, а затем начать склонять публику в сторону конкретных действий, подсказывая им следующий шаг.
Итак, определите и классифицируйте информацию, которую хотите донести до аудитории. Постройте информацию в виде логической цепи и выберите подходящую форму для основной части презентации. Сделайте черновик – содержание презентации и раздаточные материалы. Определитесь с техническими средствами и формой.
Многое в подготовке к презентации зависит и от того, делаем ли мы презентацию с чистого листа, либо это тюнинг существующей презентации. В том и другом случае поможет, если у нас есть место, где мы храним заготовки. Это место называется BOILER PLATE («горячая плита»), и там лежат наши материалы о продуктах, проектах, клиентах, рынке, а также статистические данные, интересные исследования и статьи.
Когда мы готовим презентацию, то действуем как повар, использующий ингредиенты и полуфабрикаты, для приготовления готовых блюд на горячей плите. Готовое блюдо – презентацию для конкретного клиента и по конкретному поводу.
Сам материал можно подбирать несколькими способами. Один из них – начать с «мозгового штурма». Пишите все идеи (еще лучше, если это будет командное упражнение) и добивайтесь как можно большего их количества. Плюсы: это делается быстро, идеи хорошо генерируются. Минусы: нет никакой структуры. Потом эти идеи надо будет доработать.
Следующий способ структурирования основной части презентации – это радиальная схема. Запишите все идеи, связанные с предстоящей презентацией, по кругу, а затем каждой из них присвойте луч, который выходит из центра круга. Плюсы: это почти структурированный метод, он оставляет свободу действия, его легко доработать. Минусы: если вы передумаете что-то делать, изменения вносить будет нелегко.
Третий возможный метод называется методом горизонтального планирования. Если упрощенно, то это «мозговой штурм» с двумя дополнениями. Первое: идеи можно немного развить. Второе: идеи можно переставлять, так как они написаны на самоклеющейся бумаге. Плюсы: есть и свобода для начала, и возможность построить структуру. Минусы: практически их нет, разве что нужны минимальные средства.
Выбрав один из методов и получив структурированную информацию, вы можете прописать основную часть презентации.
Вариант 1: «проблема/решение». Подходит для бизнес-презентаций, когда проблему можно выделить, а эффекты – измерить.
Вариант 2: «источник/эффект». Оптимален, если вы хотите подчеркнуть плюсы и минусы нового плана, внедренной системы и т. д. по принципу «это вызвало то».
Вариант 3: «хронологическая структура». Дает хороший обзор, но ставит много фактов в одну плоскость.
Вариант 4: «приоритетная структура». Здесь вы перечисляете все, но обсуждаете самое главное. Хорошо применять, когда не хватает времени.
Вариант 5: «структура для недоброжелательной среды». Исходит из того, что надо находить общие идеи и убеждения, с которыми все согласны; хорошо утвердить их до перехода к «чувствительным» вопросам.
Вариант 6: «структура сверху вниз». Сначала обрисовываете общую картину, а затем углубляетесь в подробности.
Хорошо прописать сценарий основной части презентации вам помогут следующие контрольные вопросы.
• Не забыли ли вы сформулировать ключевую идею?
• Логично ли изложен текст и легко ли будет публике воспринимать его?
• Четко ли вы расставили акценты (не больше трех-четырех)?
• Можно ли сжать материал? Не было ли попытки «сказать все»?
• Есть ли в вашем материале сопровождающие факты и доказательства, которые освещают ключевые моменты?
• Готовы ли вы отвечать на вопросы зала?
• Каким образом вы обратите внимание публики на особо важные факты?
• Как материал поможет вам вовлечь публику в обсуждение темы?
Выбирая форму проведения презентации, следует не только обратить внимание на свое поведение перед аудиторией, но и вообще учесть визуальный компонент. Чтобы сделать это, задайте себе следующие контрольные вопросы.
