Прикиньте, сколько будет слушателей и как идеально их разместить. Не поленитесь изменить расположение столов и стульев.
Проверьте, хватает ли мощности компьютера для решения ваших задач на презентации, инсталлированы ли нужные программы, совместим ли компьютер с проектором.
Решите, где будет установлен проектор и кто будет менять слайды.
87. Как лучше проводить генеральную репетицию презентации?
Лучше всего делать это в том помещении, где запланирована презентация, на конкретном оборудовании, при предусмотренной расстановке и оговоренном количестве мест. Во время генеральной репетиции окончательно решите:
• начнете ли вы говорить сразу, или кто-то сначала произнесет вступительное слово;
• будет ли в течение презентации несколько выступающих либо в течение дня несколько презентаций;
• как будет происходить смена выступающих, сколько нужно времени для подготовки сцены, техники;
• что делать, если выступающие нарушают регламент;
• как себя вести, если вы не укладываетесь в отведенное вам время;
• кто будет вам помогать: обеспечивать свет, тепло, проветривание, раздавать материалы.
Для проведения успешной генеральной репетиции существуют несколько полезных советов. Попросите ваших коллег выступить в качестве публики. Раздайте им роли. Пусть они задают вам неудобные вопросы. Сделайте список наиболее часто задаваемых вопросов и ответов. Убедитесь, что продаете конкретно свой продукт (услугу), а не просто идею.
88. Как грамотно использовать голос, мимику, жесты во время проведения презентации?
Для начала нужно понять, что сами мы не можем оценить собственный голос. Поэтому спросите у других, как он звучит, послушайте аудиозапись.
К основным качествам ораторского голоса относятся следующие: громкость, четкость и разнообразие интонаций.
Запомните, говорить громко – не значит кричать. Ключ к успеху – в правильном, глубоком дыхании. Говорить надо четко, т. е. не слишком быстро, без акцента и элементов диалектной лексики, заканчивать предложения следует на полном дыхании. Разнообразный по интонации голос поможет вам завоевать внимание публики и правильно расставить акценты.
Работая над голосом, не забывайте о следующих полезных советах:
• дышите глубоко, не спеша и ровно;
• регулярно делайте паузы;
• меняйте ритм и громкость;
• тренируйтесь подчеркивать ключевые места с помощью голоса;
• говорите «из живота», а не «из горла»;
• избавьтесь от слов-паразитов.
Теперь несколько слов о том, как правильно двигаться и использовать жесты. Старинная мудрость гласит: «Когда глаза говорят одно, а язык другое, то опытный человек верит глазам». Язык жестов намного старше языка слов. Поэтому, когда вы проводите презентацию, именно жесты могут передать публике сигналы, благодаря которым она поверит вам. И помните: главный источник уверенности – честность и хорошая подготовка.
Отдельно стоит упомянуть о том, чего не стоит делать руками во время презентации, а именно:
• играть с предметами в кармане;
• неосознанно вертеть в руках ручку, ключи, указку, фломастеры или другие предметы;
• стучать по столу, доске;
• чесаться или постоянно трогать лицо, волосы;
• указывать на публику;
• бурно жестикулировать.
Следите за руками и пользуйтесь ими только в контролируемых жестах, чтобы подчеркнуть важность сообщения. Если вы волнуетесь и выражаете свои эмоции через неконтролируемую активность рук, постарайтесь успокоиться, улыбнитесь и скажите: «Похоже, я волнуюсь». Публика лучше относится к честным заявлениям, чем к неудачным попыткам сделать вид, будто все в порядке.
На презентации лучше всегда стоять:
• это предоставляет вам больше свободы, вас видно, можно жестикулировать;
• вы смотрите на публику сверху;
• так легче правильно дышать, а значит, и говорить;
• вы можете передвигаться, подойти к доске, «войти» в зал и т. д.
Вообще старайтесь больше передвигаться по сцене, аудитории. Не прячьтесь за стенды, экраны и т. п.
Помните также, что в невербальном общении ваши глаза играют самую главную роль. Верите ли вы словам человека, который не смотрит вам в глаза? Некоторые, проводя презентацию, отводят взгляд, не смотрят на публику, так как боятся, что она обнаружит их волнение или проявление других эмоций. На самом деле это ошибка. Также нельзя смотреть только на одного человека в аудитории.
Спросите у коллег на репетиции, как у вас получается поддерживать контакт взглядом со всеми. Можно устроить игру: пусть поднимет руку тот, на кого вы не взглянули.
Если же вам действительно сложно смотреть в глаза другому человеку на расстоянии, возьмите в качестве «мишени» его лоб или нос. Ему все равно покажется, что вы глядите в глаза. Убедитесь, что вы не оставили «темные пятна» в зале – точки и направления, куда вообще не смотрите. В большом помещении хорошо работает методика рисования взглядом большой буквы М через весь зал.
Теперь о мимике и выражении лица. Спросите у себя, как вы намерены передать залу сообщение о том, что вы – знающий человек и профессионал? Поможет ли вам в этом озабоченное лицо? Какова ваша реакция на озабоченное лицо собеседника? Будьте естественны, не хмурьтесь, улыбайтесь, демонстрируйте открытость и компетентность.
89. По каким признакам можно понять, что теряется контроль над аудиторией?
Отом, что вы теряете контроль, а публика – интерес или доверие к презентации, свидетельствуют следующие признаки (хотя стоит оговориться, что все действия и жесты следует рассматривать в контексте, так как они неоднозначны):
• люди смотрят в окно, вниз, на часы;
• кто-то высказывает несогласие, качает головой (подумайте о том, что вы сказали);
• человек скрестил руки на груди (это чаще говорит о несогласии, чем о согласии);
• человек смотрит в потолок (похоже, он пытается что-то вспомнить, а вы, возможно, способны ему помочь);
• человек чешет шею или ухо (обычно это свидетельствует о том, что он не вполне доверяет услышанному).
90. Нужно ли задавать вопросы залу и для чего?
Нужно. Это помогает:
• проверить уровень знаний аудитории;
• вовлечь аудиторию в дискуссию;
• сделать привязку к предыдущей части презентации;
• сделать так, чтобы аудитория сама сказала то, что хотите сказать вы;
