Абсолютные показатели удобны для решения задач максимизации или минимизации (например, расходы времени на общение с господином NN хотелось бы свести к нулю). Относительные показатели удобны для решения задач гармонизации (например, на проекты А и Б хотелось бы уделять по крайней мере по 20 % всего рабочего времени, а на проект В – хотя бы 10 %).
Для этого же могут служить и усредненные за период абсолютные показатели, например вывод «в течение этой недели в среднем за сутки 8 часов 20 минут тратилось на сон» – более компактный и полезный показатель, чем выстроенные в ряд семь ежедневных абсолютных показателей длительности сна.
Показатели, отражающие качество организации труда
Директор Института рационального использования времени в городе Гейдельберге Лотар Зайверт в книге «Ваше время – в ваших руках» приводит следующий способ оценки: для каждой работы нужно ответить на четыре вопроса, отражающие несколько важных аспектов вашего стиля управления личным временем.
1. Делегирование: было ли необходимым выполнять работу самому?
2. Техника личной работы: были ли оправданы затраты времени?
3. Целеполагание, самоорганизация: было ли целесообразным выполнение работы?
4. Планирование: был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы?
[5]
Для каждого из вопросов вышеописанным способом формируется относительный показатель (доля отмеченных расходов времени в общей структуре расходов). Л. Зайверт считает, что необходимо обратить особое внимание на соответствующее направление системы личной работы, если время, для которого какой-либо из ответов был отрицательным, превышает 10 % от общего рабочего времени.
Хронометраж – не самоцель. После выработки мышления, направленного на эффективность, основной задачей хронометража становится поставка информации для принятия решений.
Учет результатов; от времени к производительности труда
До сих пор мы говорили только об учете затрат времени и поиске способов их оптимизации. Но ведь нас интересуют не только и не столько сами по себе затраты времени, сколько получаемые в процессе деятельности результаты. Естественно, их тоже можно и нужно учитывать, а связать время и результаты нам поможет важнейшее понятие научной организации труда – производительность труда
[6].
Производительность труда – важнейший показатель для оценки деятельности
Суть производительности труда предельно проста: это результат, деленный на количество времени, в течение которого он получен. Например, триста деталей в час, три управленческих решения в минуту и т. п.
С производительностью труда все сравнительно просто, когда объект вашей деятельности более или менее материален, его можно посчитать поштучно или измерить объем. Несложно измерить количество созданных деталей, проданных холодильников.
Сложнее обстоят дела с творческой и управленческой деятельностью, поскольку результаты менее осязаемы. Тем не менее и здесь, как правило, можно найти количественные параметры. Ими могут быть количество написанного текста в тысячах знаков или страницах, количество новых идей и т. п.
Законный вопрос, который может задать читатель: не приводит ли учет такого рода количественных показателей к снижению качества работы, ведь можно написать много бестолкового текста или «родить» массу ненужных мыслей?
Действительно, кроме осей «время» и «результат» (частный случай – «деньги») в системе координат нашей «персональной корпорации» должна присутствовать ось «качество». Как правило, удобно рассуждать так: необходимый нам показатель качества мы фиксируем на некотором приемлемом уровне; показатель «результат» максимизируем, показатель «время» минимизируем.
Стоит заметить, что в любой интеллектуальной деятельности, и в частности в управленческой, зависимость производительности труда от внешних факторов может быть очень нелинейной. Например, вы не выспались, плохо себя чувствуете, а в голову приходят сильные идеи. Или наоборот, состояние прекрасное, но работа над документом почему-то не идет.
Здесь открывается огромное поле для экспериментирования, поиска ваших личных закономерностей, выявления условий, при которых вы работаете наиболее эффективно. Хронометраж и показатели производительности труда дают вам достоверную информацию для такого рода исследований и позволяют управлять личной эффективностью на основе точных фактов, а не привычек, эмоций и стереотипов.
«Измерение» качества процесса
Не всегда возможно количественно оценить результаты какого-либо процесса; более того, для некоторых процессов это просто не нужно. В особенности это касается отдыха, эмоционального общения и т. п., когда результатов как таковых может и не предполагаться, а ценность процесса состоит в нем самом.
Следует отметить, что некоторые люди по своему психологическому типу являются скорее процессоориентированными, чем целеориентированными. Для них собственное субъективное удовлетворение при выполнении работы важнее объективных результатов. Это не означает, что такой человек обязательно является плохим работником, не достигает высоких результатов и т. п. Просто он несколько иначе смотрит на вещи, поэтому лично для него более удобна система поддержки принятия решений, позволяющая не измерять объективные результаты процесса, а оценивать его качество.
Шкале оценки для более высокой точности результатов желательно придавать некоторый содержательный смысл. Например, 0 – так-сяк, затрудняюсь ответить; +1 – нормально, +2 – прекрасно, очень доволен и т. д. При этом, как правило, бывает достаточно трех-пяти градаций шкалы. Предел, за которым человек перестает различать оттенки, – 7 ± 2 градации, так что не нужно утруждать себя 100-балльными шкалами.
Едва ли вам потребуются все перечисленные коэффициенты и способы учета. Как правило, бывает достаточно выбрать несколько наиболее приглянувшихся. Кроме того, можно чередовать применение различных коэффициентов. Например, одну неделю обращать внимание на показатель качества делегирования, другую неделю – планирования и т. д. Подобным образом известный американский политический деятель Бенджамин Франклин поступал с добродетелями, из полного списка выбирая на каждую неделю что-нибудь одно для более тщательной проработки.
