– Так что же теперь, всю жизнь вести хронометраж?!
Применение аналитики; как обеспечить полный контроль, не тратя много сил
Ответ на реплику, прозвучавшую на одном из тайм-менеджерских семинаров, безусловно отрицательный. Постоянное использование всех описанных выше показателей не окупало бы соответствующих вложений времени. Умение применять показатели для повышения личной эффективности – это только первая степень мастерства. Высшая степень – умение обходиться почти или совсем без показателей, не теряя эффективности. В этом разделе мы опишем способы оптимизации, упрощения аналитики, ее концентрации на наиболее важных участках личной работы.
Переменная сложность системы во времени
Наиболее простой способ облегчения системы без существенных потерь качества автор книги подсмотрел у одного тренера по легкой атлетике. Тренер советовал своим ученикам следующий режим: раз в квартал устраивать так называемую дисциплинарную неделю, с питанием по всей строгости норм, полноценными тренировками и т. д. В остальное время – минимум ограничений на питание и небольшое количество нагрузок для поддержания тонуса. Таким образом, дисциплинарные недели помогали поддерживать нужную форму, при этом не требуя слишком больших усилий. Так и в хронометраже применение значительного количества показателей полезно только в определенных ситуациях:
• в течение предпроектного обследования;
• во время периодических дисциплинарных недель;
• после существенных изменений в характере деятельности.
В первые две недели предпроектного обследования используется минимум коэффициентов, так как главная задача – выработка чувства эффективности вообще. Дальнейшие 3–4 недели – наращивание количества коэффициентов до максимума, усиление, углубление, дифференциация чувства эффективности. Далее можно постепенно облегчать систему, отказываясь от отдельных коэффициентов. Критерий для отказа от них дает шкала обучения.
Неосознанное незнание. Вы не знали, что можете посмотреть на свою деятельность с помощью показателя «расходы времени на ненужные телефонные разговоры».
Осознанное незнание. Узнали, что можете посмотреть, но еще не посмотрели.
Осознанное знание. Посмотрели – узнали, какой процент рабочего времени тратится на эти разговоры.
Неосознанное знание. Перестали учитывать расходы времени на разговоры, но безошибочно чувствуете, когда разговор становится неэффективным.
Таким образом, надобность в каком-либо показателе отпадает, когда он создает свой «участок» в «вестибулярном аппарате», автоматически отслеживающем эффективность. При этом дисциплинарные недели служат для поддержания «вестибулярного аппарата» в состоянии боеготовности.
Применение усиленного хронометража после существенных изменений в характере деятельности: смены работы, семейного состояния, старта нового проекта и др. – бывает полезно, чтобы обнаружить появившиеся новые резервы времени, новые поглотители и т. д.
Проще говоря, тщательно смотреться в зеркало бывает нужно как периодически, так и после существенных изменений обстановки, например при приходе с улицы в помещение. Хронометраж – тоже своего рода зеркало, и к нему также применимо это правило.
Что для вас является информацией?
Очень удачное определение информации дает Р. Уотермен в книге «Фактор обновления: как сохраняют конкурентоспособность лучшие компании». Звучит оно так: «информация – это различие, из которого следует различие».
Поясним эту на первый взгляд странную формулу, и тогда станет понятно ее практическое значение. Являются ли информацией данные: «уровень осадков в Мозамбике на 300 % превысил обычный для этого времени года»? Первое различие зафиксировано: различие между уровнем осадков в этом году и обычным. Будем обозначать первое различие Д1 по аналогии с греческой буквой «дельта», в математике обычно символизирующей изменение величины. Для мозамбикского фермера из него следует различие (второе различие Д2): ему нужно сеять то-то и не сеять того-то, запасаться едой на случай голода и т. д. Для него приведенные данные несут информацию. Для японского же рабочего эти данные абсолютно никакой информации не несут, так как из Д1 для него не следует никакого Д2. Итак, информация – это такое различие в данных, которое ведет к различию, т. е. изменению, в действиях. Кратко: Д1 =>Д2.
Приложим этот подход к созданию личной системы анализа результативности. Любые данные хронометража – это первое различие. Соответствующее им второе различие – управленческие решения, которые принимаются с помощью анализа данных. Хороша та система учета, которая поставляет вам те и только те данные, которые несут информацию, т. е. та, в которой каждому элементу данных соответствует свое управленческое решение, свое изменение в действиях.
На первом этапе хронометража мы шли в основном от данных к действиям, Д1 => Д2. Мы смотрелись в зеркало, т. е. получали данные типа «два часа в день тратятся впустую на обработку мелких прерываний» и осознавали, какое множество желаемых действий мы не можем из-за этого совершить и какие действия нужно предпринять, чтобы жить стало лучше и веселее. Словом, мы собирали много различных данных, и из них сама «вырастала» информация.
После нескольких недель или месяцев плотного хронометража «поляна истощилась», новые данные несут все меньше информации. Возникает задача облегчения системы. Это делается в обратном порядке: Д2 => Д1, т. е. для каких-то управленческих решений и управляющих воздействий нам нужны данные, и мы добываем эти данные, только их и ничего больше. Вместо ковровых бомбардировок – точечные удары и десанты спецназа. Управляющие воздействия и соответствующие им данные могут быть следующие.
Самомотивация. Как только вы начали что-то считать, вы начали этим управлять, а соответствующий показатель начал управлять вами. Если вы решили, что нужно тратить меньше времени на совещания (Д2), повесьте на видном месте большой лист бумаги и отмечайте продолжительность каждого следующего совещания (Д1).
Изменение структуры расходов времени в нужную сторону. Здесь можно брать любой показатель из раздела «Основные коэффициенты для оценки личной эффективности» и читать справа налево – от Д2 к Д1. Например, вы чувствуете, что вам плохо удается делегирование (Д2), и вы отслеживаете и снижаете показатель «совокупная продолжительность дел, которые можно было бы делегировать» (Д1). Или, например, Д2 = «быть внимательнее к коллективу», Д1 = «сколько раз в день поблагодарил секретаршу за хорошую работу» и т. д. и т. п. – можно даже завести табличку с графами Д2 и Д1, чтобы все коэффициенты были перед глазами.
Принятие решений о будущих расходах времени. Например, вам нужно решить, позволить ли себе такой-то расход времени на некое дело (Д2), а для этого нужно знать, успеете ли вы написать важный отчет за такое-то количество времени. Для этого можно собрать данные о расходах времени на подобные работы в прошлом (Д1), исходя из них спрогнозировать расходы времени на новый отчет и принять решение.
