Скачайте программу на телефон и установите на компьютер – это очень удобно. Вы можете синхронизировать ее со своим бизнес-ассистентом, если все-таки решитесь его нанять, и также синхронизировать со своей командой, добавив к доске имейл адреса ваших сотрудников.
ПРИМЕР
Так, у себя в Trello я создала доску, которая называется «Бизнес-процессы», на которой сделала несколько вкладок:
1) «Все задачи» – те задачи, которые появляются в течение недели, месяца во всех сферах – от офиса до личной жизни, и которые я буду распределять дальше.
2) «Задачи на текущую неделю» – каждое воскресенье я сажусь и переношу из списка «Все задачи» в «Задачи на текущую неделю» то, что на данный момент оказывается наиболее актуальным. Эти задачи в программе выглядят как стикеры, которые вы можете «клеить» на «доску» по принципу японских досок канбан. Изначально их стали применять в компании «Тойота», что помогло отладить бизнес-процессы, увеличить эффективность и разгрузить сотрудников. Сегодня их используют повсеместно для самых различных целей.
3) «Задачи на день» – итак, я внесла задачи на текущую неделю и понимаю, что предстоит успеть за пять рабочих дней. Дальше я анализирую, что должна сделать по каждому пункту сама (эти пункты отмечаю зеленым цветом), а что можно делегировать бизнес-ассистенту (эти пункты отмечаю красным цветом). Дни разбираю, разумеется, по хронологии, начиная с ближайшего (завтрашнего). В этот момент из «Задач на неделю» ряд целей перекочевывают в новую вкладку – «Задачи на день» (если сегодня воскресенье, я переношу туда задачи на понедельник). Я рекомендую планировать на день не больше трех крупных задач, остальными должны быть подзадачи или какие-то небольшие текущие дела; также очень удобно, что к каждой вкладке можно прикреплять изображение, ссылку или написать комментарий.
4) «На реализации» – есть такие задачи на день, которые могут не решиться здесь и сейчас. Вы можете их запустить, но они потребуют более продолжительного времени. К примеру, если вы запустили в понедельник какое-то дело, которое находится в процессе и не реализовалось за день, вы можете его перенести «На реализацию» и внутри указать дату и время закрытия этого дела.
5) «Завершенные дела» – каждый день я или мой бизнес-ассистент смотрит, что удалось реализовать за день и эти вкладки переносим в завершенные дела.
Такая доска очень сильно разгружает. Благодаря ей вы более эффективно взаимодействуете со своим бизнес-ассистентом (не в пример путанной переписке в чатах Telegram или WhatsApp, к чему сейчас, к сожалению, многие привыкли, где теряется очень много информации, и не видно ни рабочего процесса, ни списка задач, ни сроков их выполнения).
ЧЕК-ЛИСТ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА
1. Порядок во всем.
Для того чтобы избавиться от лишних мыслей, которые каждый человек пытается держать в голове, чтобы «ни к коем случае ничего не забыть и не упустить», в первую очередь нужно позаботиться о базовых вещах – порядок во всем!
• Порядок в рабочих делах. Старайтесь не захламлять рабочий стол вашего компьютера или ноутбука, чтобы по возможности сразу найти необходимые бумаги, заметки, а соответственно, уменьшить затраты на исполнение поставленных задач. Исписанные листы А4, визитки, брошюры – сколько у вас там всего лежит в шкафчиках рабочего стола или на столе? Важно все структурировать не только в компьютере, но и вовне. Лучше, если у вас будет отдельный файл с контактами визиток, а все ваши бумажки будут оцифрованы в файлы, а ваш блокнот и ненужные бумаги выкинуты в мусорное ведро. Также обязательно заведите электронный блокнот (мне нравится Evernote, но есть много и других аналогов) или установите приложение Trello (о котором я подробно рассказывала чуть выше) и записывайте все свои мысли сразу туда, не держите все в голове.
• Порядок в доме. Еще в Китае, когда я проходила коучинг у предпринимательницы ВейВей, владелицы производства одежды, а также двух аюрведических центров, я осознала важность порядка не только в рабочих делах, офисе, но и в своем доме и личном пространстве.
«Хочешь достичь еще большего успеха в личной жизни и на работе? – спросила меня моя наставница. – Держи дом в чистоте и сделай так, что, даже если ты не успеваешь убраться, заведи себе помощницу по дому, которая будет приходить и наводить тебе чистоту. Ни в коем случае в твоем доме не должно быть старых, не нужных тебе вещей, завалов, гор немытой посуды и прочего. Хаос в квартире (разбросанные вещи, немытая посуда) равен хаосу в твоей голове!»
Вот почему, когда мы хотим избавиться от неприятных мыслей (рабочих или личных), у нас появляется потребность навести порядок в квартире.
Кстати, недоделанные дела и вещи в доме также влияют на вашу жизнь и символизируют неоконченные дела в жизни.
Так что доделайте, наконец, ремонт, верните долг, выполните обещания, ответьте на письма, разрешите спорные вопросы с друзьями.
2. Перестаньте быть перфекционистом.
Очень часто это мешает дальнейшему движению. Не циклитесь на том, чтобы идеально исполнить какую-то задачу, не якорите себя на неважных делах, которые не принесут вам в ближайшее время результата в денежном или ином эквиваленте. И помните, перфекционизм – это один из пожирателей вашего фокуса внимания, а соответственно, и времени!
3. А слона-то мы и не забыли!
Женщина-владелец – это не только лицо компании, но и пример для всех сотрудников. Помимо собственно рабочих обязанностей, она должна презентабельно выглядеть, быть доступной для своих подчиненных 24 часа в сутки, при этом находить время на домашние дела и личную жизнь. Для того чтобы ничего не перепутать, не упустить и все успеть, лучше завести два плана – долгосрочный и краткосрочный. Краткосрочный – это план на день и ближайшую неделю. Долгосрочный – на год с разбивкой по месяцам и кварталам.
В краткосрочный план внесите не только рабочие встречи и заметки, но и домашние дела. Чем больше задач вы «выгрузите» на бумагу или в ваше приложение, тем меньше шансов, что вы о чем-то забудете, и тем свободнее у вас будет голова для текущих дел, а значит, будет легче концентрироваться на том, чем вы заняты прямо сейчас. (Распределить ваши глобальные цели на ближайший год и декомпозировать их на подцели более наглядно можно сделать в программе Mind Meister, о которой я расскажу чуть позже).
Всегда разбивайте объемную цель и подцели на мелкие процессы продолжительностью 2–5 часов. Это позволит видеть результат, пусть небольшой, но сразу. Мотивировать себя на дальнейшую работу будет проще.
Глобальный план, многозадачная цель, трудный путь потребуют немало времени на мотивацию, чтобы заставить себя приступить к делам. Подобный подход в корне неверный.
Каждый день необходимо делать максимум ТРИ крупные задачи, приближающие вас к ближайшей намеченной цели, и максимум ДЕСЯТЬ микрозадач.
